Comment organiser un système de classement de bureau

Un système de dépôt de bureau efficace est crucial pour toute entreprise qui gère les factures, les reçus et autres enregistrements, que ce soit sur papier ou numériquement. Même pour les entreprises qui ne traitent pas beaucoup de documents, rester organisé et efficace aidera à maintenir le bon fonctionnement des opérations.

Les systèmes de dépôt de bureau se présentent sous toutes les formes, du tiroir d'armoire simple aux assortiments complexes de serveurs numériques. Afin de créer un système qui fonctionne pour vous, il est important de savoir quels fichiers sont les plus importants, qui a besoin d'accès et comment ils peuvent être récupérés facilement et efficacement. Voici les facteurs clés.

Pourquoi vous avez besoin d'un système de classement

Le dépôt correctement des reçus et des factures est l'une des choses les plus importantes qu'une petite entreprise puisse faire pour sa santé financière. Un système de classement inexistant ou désordonné peut ajouter des jours d'effort supplémentaire en temps d'imposition, et vous ne voulez pas manquer des déductions fiscales en raison de reçus manquants. Si vous êtes jamais soumis à un audit et que vous ne pouvez pas produire les documents requis à temps, vos réclamations peuvent être rejetées et votre déclaration de revenus réévaluée.

Selon votre industrie, vous devrez peut-être tenir des registres pour être conforme aux réglementations étatiques ou fédérales, parfois pendant des années. Les cabinets d'avocats sont tenus de conserver les dossiers pendant trois ans. Les comptables et les entreprises de préparation d'impôt doivent conserver les déclarations de revenus sur sept ans. Les entreprises de construction, les cabinets médicaux, les écoles et plus ont tous des responsabilités de tenue de registres.

La plupart des gens ne réfléchissent pas à la main-d'œuvre qu'ils économiseront lorsqu'ils investissent dans des systèmes de dépôt, mais selon certains comptes, le temps total que les entreprises passent à rechercher des fichiers égarés s'élèvent à six semaines par an.

Si votre entreprise est assez simple, votre tenue de dossiers peut être limitée à la paie et à la comptabilité, mais vous devez toujours être en mesure d'opérer à votre bureau rapidement et facilement.

5 étapes pour organiser un système de classement

Pour obtenir vous-même et votre entreprise sur la bonne voie, suivez cinq étapes pour vous assurer que les papiers sont facilement accessibles et facilement identifiables.

Évaluer les habitudes personnelles et de bureau

Pensez à quels employés ont besoin d'accès aux fichiers, où ils travaillent et de ce qui a du sens en fonction de leurs stations de travail. Si vous créez un système pour vous-même, pensez à l'ergonomie, au flux de votre journée de travail, à la façon dont vous vous déplacez dans votre espace de bureau, à ce que vous pouvez atteindre à partir de votre bureau et aux informations dont vous avez besoin régulier d'accès vers les informations qui peuvent être archivées depuis longtemps terme. Si vous créez un système pour quelqu'un d'autre, obtenez leur entrée - ce qui fonctionne pour une personne ne fonctionnera pas toujours pour un autre.

Décider d'un système de dépôt

Ce que fait votre entreprise déterminera si vous choisissez de déposer numériquement, de manière alphabétique ou d'une autre manière. Par exemple, recherchez-vous des informations client par nom ou numéro de compte? Déposez-vous des documents par catégorie, tels que les dépenses, les finances, le marketing, etc.?

L'espace n'est pas une préoccupation majeure avec les systèmes numériques, mais pour les systèmes papier, il est important de permettre la croissance lors de la recherche de classeurs; Il est conseillé d'acheter quelque chose pour accueillir deux fois le nombre de fichiers que vous avez maintenant. Les catégories de sujets larges vous permettront d'ajouter facilement de nouveaux fichiers à mesure que vous grandissez et éliminera la nécessité de mettre à niveau ou de réorganiser régulièrement votre système de classement. Garder les choses simples facilitera également l'intégration de vos fichiers papier et numérique dans le cadre de votre système global de gestion de documents.

Calculer les besoins de stockage

Si vous avez un grand nombre de fichiers auxquels vous accédez quotidiennement, ils devraient être à portée de main. Ceux accessibles moins fréquemment n'ont pas besoin d'être à votre espace de travail, mais peuvent devoir être à proximité. Il peut y avoir une combinaison. Certains fichiers peuvent être nécessaires quotidiennement tandis que d'autres peuvent être déposés dans un stockage à long terme plus loin.

Ne négligez pas l'importance de l'accessibilité pour les employés ou les futurs employés qui pourraient avoir des besoins de mobilité spéciaux. Les armoires très hautes, par exemple, peuvent être difficiles à accéder à certains employés en toute sécurité et efficacement.

Investissez dans un bon système d'étiquetage

Être capable de lire les étiquettes de fichiers semble évidente, mais la clarté de l'étiquetage va gagner du temps. La plupart des entreprises qui créent des étiquettes fournissent des modèles qui s'intègrent à un logiciel de traitement de texte commun. Vous voudrez peut-être envisager l'un des petits systèmes d'étiquette qui peuvent également imprimer des étiquettes de diffusion individuelles. Les articles qui effectuent une double service sont généralement un investissement judicieux.

Acheter des dossiers de fichiers

Les dossiers conviviaux et durables sont un investissement intelligent. Les dossiers de suspension colorés sont facilement disponibles et facilement reconnaissables. Par exemple, si vous mettez tous vos fichiers clients dans des dossiers de suspension jaune, des informations financières dans les dossiers bleus et le marketing dans des dossiers rouges, vous gagnerez du temps lors de la recherche ou du dépôt avec des indices visuels facilement identifiables.

Aller sans papier

De nombreuses entreprises se sont déjà déplacées vers le bureau sans papier, ou à proximité. Avec des systèmes de stockage en ligne, basés sur le cloud et des transactions numériques remplaçant de l'argent, le papier peut être la nouvelle normale.

Même les agences gouvernementales deviennent à bord. L'IRS accepte désormais des images numériques ou des copies papier des éléments numérisés, notamment:

• Les recettes monétaires
• relevés bancaires
• Chèques annulés
• Des fiches de paie
• Relevés de carte de crédit

Les enregistrements numériques doivent être clairs et lisibles. Sinon, l'IRS peut exiger de voir les documents papier d'origine lors d'une audit ou d'une demande de documentation de routine.

Si vous exploitez toujours la voie à l'ancienne, mais que vous souhaitez passer au vert, vous pouvez passer à Paperless au fil du temps. Il existe de nombreux services et applications logicielles qui scannent les anciens reçus de dépenses et les stockent avec vos autres informations de comptabilité numérique.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Comment configurer un système de classement électronique?

Les systèmes de classement électronique peuvent être aussi simples que les fichiers dans les réseaux partagés, comme un lecteur Google ou sur des logiciels ou des serveurs sophistiqués. Les mêmes meilleures pratiques qui s'appliquent aux systèmes papier s'appliquent aux systèmes électroniques: établir des conventions de dénomination, une ordonnance de dépôt (alphabétique, chronologique, etc.), et une structure bien organisée.

Quel système de classement utilisez-vous pour protéger la confidentialité?

Pour les systèmes de classement en papier, les documents doivent être sous verrouillage et clé, avec des contrôles du personnel. Étant donné que les fichiers numériques ont plus de flexibilité dans le partage, la copie et l'édition, vous devrez établir des niveaux d'autorisations appropriés et l'accès. Selon les enjeux, votre entreprise peut avoir besoin de serveurs privés par opposition aux systèmes basés sur le cloud.