Comment enregistrer les entrées de journal dans QuickBooks

Les transactions comptables peuvent être incorrectement entrées dans un système comptable, ou peut-être qu'une transaction aurait dû être divisée en deux comptes de grand livre général différents, par exemple.

Quoi qu'il en soit, lorsque cela se produit, vous devez apporter des modifications à votre transaction d'origine après son enregistrement, et vous pouvez le faire facilement dans le logiciel de comptabilité QuickBooks en effectuant une entrée de journal.

Vous pouvez effectuer des entrées de journal dans QuickBooks pour ajuster ou corriger les transactions et publier des entrées qui ne peuvent pas être effectuées par d'autres moyens, telles que les ajustements au profit ou à la perte.

Le processus d'entrée au journal est assez simple, mais vous ne pouvez faire une entrée du journal que pour un client ou un fournisseur à la fois. Si vous souhaitez corriger plusieurs soldes de clients ou de fournisseurs de cette façon, vous devrez publier des entrées distinctes.

Qu'est-ce qu'une entrée de journal?

Une entrée de journal générale est une transaction comptable qui est entrée ou publiée directement au grand livre général. Le grand livre général d'une entreprise agit comme son principal groupe de comptes utilisés pour enregistrer le bilan et les transactions du compte de résultat.

Par exemple, vous avez peut-être saisi la facture mensuelle de services de services de 100 $ sur le compte de dépense d'assurance de votre entreprise par accident. Vous pouvez publier une entrée de journal ajustée pour réduire, ou créditer le compte de charge d'assurance de 100 $ et augmenter, ou débiter le compte de dépenses des services publics de 100 $ pour corriger votre erreur. Tous vos comptes seraient alors en bon état, et vous n'auriez pas à modifier le montant dû par votre fournisseur parce que cette partie de la transaction a été enregistrée correctement.

Entrées du journal pour les activités de fin d'année

Votre comptable ou comptable certifié peut vouloir faire des inscriptions aux journaux pour effectuer des activités de fin d'année, telles que la publication d'ajustements d'impôt à vos livres, l'enregistrement des dépenses d'amortissement ou des revenus et dépenses reclassifiant. Votre professionnel de la comptabilité peut vous fournir des informations spécifiques si vous souhaitez publier vous-même les entrées du journal à la fin de l'année, ainsi que des explications pour expliquer pourquoi les entrées étaient nécessaires pour votre situation particulière.

Comment faire des entrées de journal général dans QuickBooks

Vous pouvez effectuer des entrées de journal général dans QuickBooks en suivant ces instructions étape par étape:

1. Aller à Entreprise > Faire des entrées de journal général dans le menu en haut de l'écran.
2. Changer la Date champ, si nécessaire, dans le Faire la fenêtre des entrées de journal général. QuickBooks sera par défaut à la date en cours, donc si vous souhaitez publier une entrée pour un mois ou une année précédent, assurez-vous de le modifier afin que votre entrée soit enregistrée dans la période financière appropriée.
3. Entrez un numéro pour votre entrée de journal dans le Entrée no. champ. QuickBooks comptera automatiquement les entrées de journal ultérieures séquentiellement.
4. Entrez le numéro de compte général du grand livre dans le Colonne de compte. Vous pouvez également sélectionner le premier compte dans un menu déroulant dans la colonne du compte.
5. Entrez le montant du débit ou du crédit pour le compte que vous avez sélectionné dans le Colonnes de débit ou de crédit. Les débits et les crédits doivent être égaux pour rendre l'entrée équilibrée et permettre à QuickBooks de publier l'entrée.
6. Entrez une note descriptive dans le Colonne de mémo. Il sera affiché sur des rapports qui incluent cette entrée de journal. Cette étape est facultative, mais elle est recommandée pour que vous vous souviendrez plus tard pourquoi l'entrée a été faite.  
7. Répétez les étapes 4 à 6 jusqu'à ce que les entrées se compensent complètement et que la transaction atteint un solde zéro. Votre total dans la colonne de débit devrait être égal au total dans la colonne de crédit, et l'entrée du journal sera alors correctement équilibrée. 
8. Cliquez sur Sauvegarder et fermer Pour enregistrer l'entrée du journal et fermer la fenêtre, ou cliquez Sauver et nouveau Pour enregistrer l'entrée du journal et ouvrir une nouvelle fenêtre.

Vous pouvez effectuer la plupart des entrées de journal générales dans QuickBooks en utilisant ces étapes, mais si vous souhaitez effectuer des entrées de journal qui affectent le compte d'un client particulier ou les comptes à payer d'un fournisseur, vous devrez mettre le client ou le fournisseur sur la première ligne de la entrée.