Présentation de la chaîne d'approvisionnement de l'achat pour payer (P2P)

Le processus d'achat pour payer, également connu sous le nom de processus P2P, relie les processus d'approvisionnement et entiers de la chaîne d'approvisionnement au sein d'une entreprise par le biais du processus de réception des marchandises, et enfin au paiement effectué au vendeur.

Ces dernières années, les entreprises ont soigneusement examiné leur achat pour payer les processus pour:

• Réduire les coûts globaux de la chaîne d'approvisionnement et des stocks
• Libérez de l'argent nécessaire
• Améliorer les performances opérationnelles
• Prendre des décisions financières améliorées

En plus de réduire les coûts globaux de la chaîne d'approvisionnement et des stocks, l'amélioration du processus d'achat pour payer peut ajouter une visibilité qui permet à la gestion de la possibilité d'avoir une meilleure communication avec le vendeur sur l'endroit où se trouvent les articles dans le processus de livraison et le paiement au vendeur.

Éléments de l'achat pour payer le processus

Il existe de nombreux éléments dans le processus P2P, chacun étant important dans le processus global. Le processus commence par l'approvisionnement d'articles et se termine par le paiement au fournisseur sélectionné.

Approvisionnement

Le processus P2P commence avec le service d'achat par la recherche et le développement du service des achats pour trouver un fournisseur pour un article ou un service spécial. Le service de R&D peut avoir produit une spécification dans laquelle le vendeur doit effectuer. 

Dans certains cas, l'article peut être un élément de stock standard nécessaire pour le processus de production, et il peut nécessiter que le service d'achat pour trouver le meilleur article de qualité au meilleur prix. Selon l'article ou le service requis, le service d'achat peut émettre une demande de devis (RFQ) ou peut sélectionner les fournisseurs appropriés en fonction des relations antérieures.

Contractes

Lorsque le service des achats a sélectionné un fournisseur ou des fournisseurs appropriés, il y aura un processus de contrat où les fournisseurs et le service des achats négocieront un contrat en fonction des prix, des conditions de paiement et des horaires de livraison.

Achat

Une fois les contrats signés entre l'entreprise et le vendeur, les bons d'achat peuvent être relevés et envoyés au vendeur. Pour améliorer le délai de livraison des articles, la société peut envoyer le bon de commande par voie électronique plutôt que d'envoyer ou de faxer.

En envoyant un bon de commande électronique, les informations peuvent être saisies directement dans le système informatique du fournisseur. Pour s'assurer qu'il existe une visibilité, le vendeur doit fournir les informations de progression de l'entreprise telles que les dates de livraison mises à jour et les documents tels que l'avis d'expédition avancé (ASN).

La réception des marchandises

Après l'expédition des articles du vendeur, l'étape suivante est que ces articles arrivent au client. Les articles seront vérifiés pour s'assurer que la quantité est la même que le bon de commande, ainsi que la vérification des articles pour les dommages et la qualité.

S'il y a un problème avec les articles reçus, le client informera le fournisseur afin que l'un ou l'autre article puisse être retourné ou une remise.

Facturation

Le vendeur peut facturer le client à tout moment après l'expédition des articles. En utilisant une solution de facturation électronique, le processus P2P peut être rationalisé afin que les informations soient entrées dans le système des comptes de comptes du client.

Lorsque les articles sont reçus, jumelés avec la facture et le bon de commande, le traitement de la facture peut commencer.

Traitement de facture

Dans le processus P2P, le traitement des factures doit être effectué afin que les remises offertes par le vendeur soient obtenues. Dans le contrat négocié, le vendeur peut offrir des réductions pour le paiement qui est effectué par le client avant que le paiement ne soit dû.

Par exemple, le vendeur peut offrir une remise de cinq pour cent pour les paiements effectués moins de dix jours après la réception des articles.

Analytique

Dans le cadre du processus P2P, une entreprise devrait avoir une viabilité complète à ses dépenses d'achat. Une surveillance constante des dépenses identifiera les domaines qui pourraient être une préoccupation telle que les fournisseurs augmentant les prix ou les dépenses voyous.

Un processus P2P qui intègre les meilleures pratiques peut économiser de l'argent. Il devrait inclure des limites à ce qui peut être acheté en dehors du processus P2P standard.

En autorisant les achats non standard, les incidences de la hausse des coûts inutiles et de la police de ces achats peuvent gaspiller des ressources qui pourraient être économisées si le processus P2P correct était utilisé.