Comment réorganiser votre département ou votre entreprise

La «réorganisation» est l'un de ces sujets commerciaux qui évoque généralement une réponse cynique et peut remplir des pages de dessins animés de Dilbert. Cette réaction sceptique est, malheureusement, souvent bien méritée parce que la réorganisation est souvent le résultat d'un processus de conception organisationnel qui a commencé et s'est terminé avec un tableau organisationnel, pas un leadership réfléchi.

Raisons que les gestionnaires se restructurent

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les chefs de département ou d'entreprise décident de restructurer. Certains des plus courants comprennent:

• Une personne clé est partie: Il laisse un vide et crée une opportunité de remettre en question la structure existante. Contrairement à ce que les manuels de gestion vous disent, les cartes organisationnelles sont généralement construites autour des individus, et non «positions.«Souvent, lorsqu'un individu clé part, le poste devrait rester.
• Il y a des problemes: Il s'agit notamment de l'inefficacité, des décalages des talents, des rôles qui se chevauchent, des déséquilibres de la charge de travail et d'autres problèmes opérationnels. Le travail ne se fait pas, ou ce n'est pas bien fait.
• Il est nécessaire de saisir une nouvelle opportunité: UnL'exemple serait un nouveau marché, un nouveau produit ou un service, et votre structure actuelle n'a tout simplement pas été conçue pour soutenir vos nouveaux objectifs commerciaux.

Bien que ce soient toutes les bonnes raisons, la réorganisation doit être considérée comme une seule option possible. Il existe souvent des moyens moins perturbateurs d'atteindre les mêmes objectifs. Si vous constatez que la restructuration est nécessaire, cependant, il est important de gérer attentivement le processus.

Qui devrait être impliqué dans la réorganisation?

Si le leader du département est impliqué, il y a une occasion manquée pour les contributions critiques et l'adhésion. D'un autre côté, si l'ensemble de l'entreprise est inclus, la transformation peut être trop lente et les intérêts égoïstes peuvent gêner. Il est préférable de trouver un terrain d'entente en incluant un leader et une petite équipe de conseillers de confiance. Ce sont généralement les individus qui ont suffisamment confiance en leur position avec la nouvelle entreprise pour mettre leur intérêt de côté.

Le processus de changement organisationnel

Bien qu'il n'y ait pas de science parfaite dans le déroulement de la réorganisation, voici quelques pointeurs:

• Commencez par une stratégie:Il est essentiel de savoir où va l'organisation ou l'équipe. Par exemple, ce qui est important, ce qui n'est pas et quels sont les objectifs spécifiques? Bien que cela semble évident, c'est une étape souvent négligée. Si vous avez du mal avec la stratégie, apprenez à en créer un avant de restructurer le tableau organisationnel. N'oubliez pas que la structure suit toujours la stratégie.
• Développez vos critères:Énumérez les problèmes que vous essayez de résoudre et les opportunités que vous recherchez. Ensuite, évaluez chacun élevé, moyen ou bas selon la priorité. Il devient les critères que vous utiliserez pour évaluer les alternatives de conception structurelle et mesurer votre succès.
• Développer et évaluer des alternatives de conception:Beaucoup d'équipes tombent amoureuses d'une idée et passent ensuite tout leur temps à essayer de justifier l'idée ou de la perfectionner. Au lieu de cela, trouvez trois ou quatre idées et classez-les contre vos critères. N'oubliez pas, aucune option n'est jamais parfaite. Il y a toujours des compromis et des risques. Sélectionnez simplement le meilleur et trouvez un plan d'action pour atténuer les risques.
• Testez la conception finale avec des scénarios:Passez du temps à tester la conception en discutant de la façon dont divers processus commerciaux fonctionneraient dans la nouvelle structure. Ces discussions «et si» aident à affiner la structure et à clarifier les rôles.

La valeur de la communication et de la participation de l'équipe

Comme c'est le cas pour tout changement organisationnel, une bonne communication est critique. Et une bonne communication n'est pas seulement une annonce à sens unique sur le changement.

Les parties prenantes, y compris les employés, sont plus susceptibles de monter à bord si vous partagez non seulement le «quoi» et «pourquoi», mais expliquez les alternatives que vous n'avez pas choisies et pourquoi. Faites savoir aux parties prenantes que vous réalisez qu'il n'y a pas un choix parfait et reconnaissez les inconvénients potentiels de votre plan. Ce type de franchise, de dialogue ouvert et d'authenticité se répercute mieux que d'essayer de «vendre» vos idées de changement en tant que solution parfaite.

Ne vous attendez pas à ce que les gens le comprennent ou l'achètent tout de suite; Il y a de fortes chances que vous ne l'êtes pas au début. Si vous traitez des gens comme des adultes intelligents, le respect que vous montrez sera retourné, ainsi que le soutien des parties prenantes.

Une fois que vous avez communiqué avec les personnes nécessaires, n'hésitez pas à demander leur aide. C'est la nature humaine que les gens soutiendront ce qu'ils ont aidé à créer, et bien que votre équipe n'ait pas eu l'occasion de créer la nouvelle structure organisationnelle, ils peuvent jouer un rôle énorme dans la mise en œuvre du changement. C'est une autre occasion pour vous d'obtenir des contributions précieuses pour modifier la nouvelle structure.

La restructuration est toujours perturbatrice et chargée de défis et de risques. Il ne doit jamais être pris à la légère, et tout changement devrait toujours avoir une durée de conservation d'au moins cinq ans. Si vous suivez ces directives, vous aurez de meilleures chances d'atteindre vos objectifs et de minimiser les perturbations et l'anxiété.