Comment répondre à une demande de vérification de référence

Répondre à une demande de vérification de référence est une entreprise délicate. La peur des représailles et des poursuites empêchent de nombreux employeurs de répondre. Ces recommandations vous aideront à répondre raisonnablement aux demandes de vérification des références tout en protégeant les intérêts légitimes de votre entreprise et de vos employés actuels. Voir ce qu'il faut faire.

Suivez la politique de vérification de référence établie de votre entreprise

Premièrement, de nombreuses entreprises demandent que les gestionnaires envoient des demandes de référence écrites aux ressources humaines. Si la référence du gestionnaire est cependant positive, vous pouvez accepter que le gestionnaire fournisse une référence verbale directement à un employeur.

Tout ce qui est envoyé dans un format écrit devrait provenir des ressources humaines, ou le personnel des RH devrait examiner la réponse pour la cohérence et la protection de l'intérêt supérieur de l'entreprise. Un format de vérification de référence commun vous demande de fournir ces informations sur l'ancien employé.

• Titre du poste, et occasionnellement, responsabilités professionnelles,
• Salaire final,
• Date d'embauche,
• Fournit une liste de contrôle qui demande à l'ancien employeur de classer des caractéristiques telles que le "travail d'équipe" et la "fiabilité" et
• Demande si l'ancien employé est éligible pour réembaucher par votre organisation.

Il vaut mieux laisser les documents aux ressources humaines - au moins, demandez au personnel des ressources humaines de revoir toute réponse écrite que vous envisagez d'envoyer. Ne répondez pas aux questions qui vous demandent d'évaluer numériquement un ancien employé dans tous les aspects de leurs caractéristiques de travail ou de travail.

Les notes numériques ne sont pas comparables en fonction de toute signification partagée de la définition du terme, et la signification des nombres sur une échelle numérique définie sur ces formes. Par conséquent, au mieux, c'est une communication défectueuse. Au pire, cela peut nuire aux perspectives d'emploi de votre ancien employé.

Assurez-vous que l'employé a une autorisation signée dans le dossier

Deuxièmement, vérifiez que la signature de l'ancien employé, autorisant la vérification de référence figure sur les documents envoyés par la société de demande. Sans l'octroi de la signature de l'ancien employé, vous ne devez fournir aucune information sur l'employé.

À l'occasion, un employé de sortie quittera un formulaire d'autorisation de vérification de référence signée dans son dossier d'emploi. Cela ne se produira que si l'employé n'a pas trouvé de nouvel emplacement pour la plupart des employés qui quittent leur emploi actuel.

Répondez à une demande de vérification de référence avec une référence positive

Si le directeur peut, avec peu de réservations, recommander l'ancien employé, en consultation avec le personnel RH, le directeur peut retourner l'appel à l'employeur interrogateur. Lorsque vous répondez à un appel téléphonique, le gestionnaire doit s'assurer que la signature de l'employé autorisant le chèque de référence est en dossier avec les ressources humaines avant de retourner l'appel téléphonique.

Lorsqu'un ancien employé était un bon employé et a quitté votre entreprise en bons termes (peut-être qu'un conjoint a déménagé et que la distance n'était pas commutable), vous souhaitez apporter une assistance à l'ancien employé pour trouver un nouveau poste.

Ou, peut-être avez-vous été utilisé comme référence par un employé qui vous a signalé à un moment donné, mais pas plus récemment. Si vous avez des commentaires positifs à faire sur l'employé, vous pouvez répondre à l'employeur potentiel avec les commentaires positifs que vous pouvez contribuer.

Reference Vérifiez les questions que vous ne voulez pas toucher

Répondez uniquement aux questions auxquelles vous êtes à l'aise de répondre si vous recevez un appel téléphonique ou un document de demande de référence. Un gestionnaire ne doit parler que des domaines des compétences et de l'expérience de l'employé sur lesquels il a des connaissances directes. Il y a plusieurs questions auxquelles un gestionnaire ne devrait pas répondre:

Exemple de question:

Prédisez si votre ancien employé réussira dans le poste pour lequel il est considéré. (J'ai une boule de cristal, n'importe qui?) Vous ne pouvez pas répondre à cette question. Même si le poste semble similaire, vous ne pouvez pas prédire les collègues, la culture de l'employeur, leur relation avec les clients ou la myriade de facteurs qui aident un employé à réussir ou non.

Bonne réponse:

Lorsque l'employé a travaillé pour moi, dans leur poste avec mon entreprise, il a été un fort contributeur dont le travail a été apprécié.

Exemple de question:

Quelles étaient les faiblesses de l'employé?

Bonne réponse:

Il ou elle n'avait aucune faiblesse qui mérite d'être mentionnée qui a affecté leur capacité à effectuer le travail de manière compatible quand il a travaillé pour moi.

Exemple de question:

Pourquoi l'employé a-t-il quitté le poste dans lequel il vous a signalé?

Bonnes réponses:

• Il a demandé une responsabilité accrue et compléter leurs connaissances de notre entreprise et de nos produits, ou
• Il ou elle a quitté notre organisation pour des raisons personnelles qui étaient importantes pour eux.

Ce sont les types de questions de vérification de référence qu'un employeur potentiel demandera si vous retournez une référence vérifiant l'appel téléphonique.

Répondre à une demande de vérification de référence: pas positif

Si l'employé a quitté votre entreprise sous un cloud, que l'employé était un mauvais ajustement pour son travail, un employé non contribuant pour d'autres raisons, ou ingérable, référer l'appel ou le formulaire au personnel des ressources humaines pour une réponse standard.

Parfois, il y a des circonstances inhabituelles entourant un employé quittant votre entreprise. Peut-être qu'un employé regardait de la pornographie sur son ordinateur-ou. Un autre ancien employé peut avoir menacé la violence ou commis un acte violent alors qu'il était employé par votre entreprise.

Alors que ces anciens employés énuméreront rarement votre entreprise comme référence, soyez préparé. Ces appels doivent être envoyés au personnel RH pour la réponse standard.

Il y a une mise en garde ici, cependant. Parlez avec votre avocat avant de répondre à toute vérification de référence sur un employé potentiellement violent. Si vous ne révélez pas un comportement violent à un employeur potentiel et que l'ancien employé commet un acte violent pendant l'emploi du nouvel employeur, votre entreprise peut être tenue de ne pas révéler ces informations. Alors, vérifiez auprès de votre avocat dans toutes les circonstances inhabituelles dans lesquelles vous vous êtes séparés d'un employé.

Lorsqu'un ancien employé demande une lettre de référence générique

Donner aux anciens employés une lettre de référence générique n'est pas recommandée comme une bonne politique. Une fois qu'un document existe, il vit pour toujours. Les employés potentiels ont fourni des offices de RH à des copies de lettres de 10 et 20 ans, parfois à peine lisibles à partir de plusieurs séances de photocopie.

Après une certaine période de temps, vous n'avez aucune idée du type d'employé que votre ancien employé est devenu à moins qu'il soit la rare exception qui reste en contact avec vous. Et, vous ne savez jamais comment l'employé utilisera votre lettre ou comment vos mots seront interprétés par des employeurs potentiels. Adopter une politique qui stipule que les gestionnaires ne doivent jamais donner des lettres de référence écrites et génériques.

Informer l'ancien employé que votre entreprise sera heureuse de fournir une confirmation d'emploi des ressources humaines à des employeurs spécifiques qui se renseignent directement.

Réflexions finales sur la réponse à une demande de vérification de référence

Peu d'employés se fixent un objectif d'échec au travail. Pourtant, les employés échouent et les entreprises et les employés font partie des façons. Gardez à l'esprit lorsque l'on vous demande une référence selon laquelle chaque ancien employé mérite l'opportunité de commencer sans compter les termes pour lesquels ils se sont séparés de votre organisation.

Peut-être que l'ancien employé était mal adapté au poste qu'il a occupé dans votre entreprise. Votre culture d'entreprise a peut-être été un décalage complet avec les besoins de l'employé. L'employé a peut-être eu une vision différente des exigences de son travail de celle de son patron. Peut-être que sa vie personnelle et son mariage se sont effondrés pendant son mandat avec votre entreprise.

Vous ne connaissez jamais tous les détails et les raisons pour lesquelles un employé échoue ou continue. C'est facile avec l'employé très performant que vous regrettez de perdre contre un meilleur emploi, un déménagement familial à travers le pays ou une opportunité de rêve. C'est plus difficile avec l'interprète marginal.

Être honnête ou fournir des informations minimales. Ne faites pas de prévisions de succès à bouletes et ne fournissez pas les notes numériques et les classements pour les termes indéfinis. Si nécessaire, fournissez des informations minimales qui décrivent la performance de l'ancien employé. Dans la mesure du possible, faites une pause à l'employé et discutez avec l'employeur potentiel.

La ligne de fond

Les chiffres récents relatifs à la vérification des références ont indiqué que les employeurs prennent la vérification des références très au sérieux. Tel que référencé sur le site Web de la Society for Human Resources Management (SHRM), consulté le 6-26-19 ", dans une heure 2018.COM Rapport parrainé par la National Association of Background Screenders (NABS), 95% des employeurs interrogés ont indiqué qu'ils utilisaient un ou plusieurs types de dépistage de fond d'emploi."Dans la mesure du possible, donnez à vos anciens employés une pause - quand vous pouvez le faire avec une bonne conscience.