L'importance de la documentation dans les ressources humaines

La documentation est le dossier écrit et conservé des événements d'emploi d'un employé. Ces dossiers sont constitués d'éléments gouvernementaux et légalement obligatoires, de documents requis par la politique et les pratiques de l'entreprise, documents suggérés par les meilleures pratiques de ressources humaines, et tenue de registres formelle et informelle sur les événements de l'emploi.

Documentation sur un dossier d'emploi

Le dossier de documentation d'un employé est un compte rendu écrit de ses actions, des discussions, des incidents de coaching de performance, des violations politiques, des actions disciplinaires, des contributions positives, une récompense et une reconnaissance, des enquêtes, un non-respect des exigences et des objectifs, une évaluation des performances, et plus encore.

Considérez la documentation de l'emploi comme votre histoire de la relation d'un employé avec votre organisation pour bien et pour les malades.

Le maintien de ces dossiers permet à l'employeur et à l'employé de préserver les antécédents écrits des événements et des discussions qui se sont produites autour d'un événement spécifique. La documentation des relations d'emploi fournit un dossier écrit qui peut être nécessaire pour soutenir des actions telles que la promotion des employés, les augmentations de salaire des employés et les mesures disciplinaires, y compris la résiliation à l'emploi.

La documentation sur les employés, si nécessaire, est généralement positive et négative. C'est factuel, pas critique. Il décrit les événements tels qu'ils se produisent, et non sur les opinions et les pensées du spectateur sur l'événement. La documentation décrit également les actions prises dans des cas notables, comme fournir une reconnaissance formelle des employés ou prendre des mesures disciplinaires.

N'oubliez pas que vous devez créer une documentation aussi proche du lorsque l'incident se produit le plus possible afin que les enregistrements soient opportuns, détaillés et précis. 

Dans une procédure judiciaire, la documentation sur les performances passées d'un employé est souvent essentielle au résultat que l'employeur éprouve de l'événement. Mettre une image équitable de la performance de l'employé sans se concentrer uniquement sur les événements négatifs est l'objectif.

Types de documentation

Les politiques, les procédures, le manuel des employés et les plans de développement du rendement sont également des formes de documentation qui enregistrent le comportement des employés attend.

Les dossiers sont également les déclarations écrites de l'accusé, de l'accusateur et des témoins à des événements hostiles en milieu de travail qui impliquent une mauvaise conduite des employés tels que le harcèlement sexuel ou une autre transgression grave.

Cette documentation comprend également des dossiers permanents tels que la demande d'emploi signée, des références d'emploi écrites, des documents de demande tels que des curriculum vitae et des lettres de motivation et des vérifications des antécédents. Resté du dossier du personnel des employés, d'autres documents tels que le formulaire I-9 (qui vérifie l'admissibilité à l'employé à travailler dans le U.S.) est également maintenu, tout comme les dossiers médicaux, les dossiers FMLA, etc.

La documentation peut également être informelle comme dans le dossier d'un manager de ses discussions avec un employé au cours d'une année. Il est important que les gestionnaires conservent cette documentation sur tous leurs membres du personnel de rapport. Aucun employé ne devrait être distingué en raison de la performance de la documentation. Ce traitement d'un employé différemment des autres pourrait être interprété comme une discrimination à une date ultérieure.

La documentation peut être formelle et conservée dans le dossier personnel de l'employé. Les employés devraient signer cette documentation pour reconnaître qu'ils ont reçu une copie et ont examiné le contenu dans leur intégralité. La signature de l'employé ne signifie pas un accord avec les déclarations de la documentation.

Utilisation de la documentation

La documentation des incidents critiques, soit positive ou négative, est également recommandée afin que les gestionnaires aient un dossier de performance des employés couvrant une période de temps.

Les organisations peuvent utiliser la documentation qu'ils conservent d'une autre manière. Ceux-ci peuvent inclure des procédures, des instructions de travail et des instructions sur les logiciels informatiques pour n'en nommer que quelques-uns, mais aux fins de la fonction des ressources humaines, ce sont les utilisations courantes de la documentation. La section suivante décrit les instructions sur la façon de documenter de manière appropriée.

Échantillons de documentation de performance

La documentation sur la performance d'un employé vous permettra de discipliner, de résilier ou de promouvoir, récompenser et reconnaître les employés. Sans documentation, il est difficile de plaider en faveur de l'une de ces actions et potentiellement risqué pour l'employeur.

L'employeur doit éviter toute accusation potentielle concernant le traitement discriminatoire des employés. Mis à part les légalités, les bons employeurs veulent créer un environnement de travail équitable, cohérent et favorable aux objectifs des employés et aux plans de carrière.

Cet environnement est étayé par la documentation professionnelle du gestionnaire sur le comportement de la performance des employés et les actions de l'éloge et des actions ayant besoin d'une correction ou d'une amélioration. Comment documenter ceux-ci ont été discutés plus tôt dans les détails. Les situations suivantes vous donnent plus d'exemples de documentation appropriée.

Documenter le retard et l'absentéisme

Faux:

Mark est généralement en retard pour le travail. Mark manque trop de travail.

Droite:

1er avril: Mark a appelé malade et a raté huit heures de travail.

4 avril: Mark est arrivé au travail à 10 h.m., Deux heures de retard de son heure de début prévue.

6 avril: Mark a pris le rendez-vous chez le médecin puis est resté à la maison pour faire installer un nouveau four.

12 avril: Mark a appelé malade et a raté huit heures de travail.

Documenter les performances

Faux:

Marie n'est pas fiable. Elle ne fait presque jamais ce qu'elle a engagé à faire.

Droite:

2 mai: Mary a promis que le premier projet de la proposition de produit serait disponible pour examen lors de la réunion hebdomadaire d'aujourd'hui. Mary n'a pas produit de projet de document comme prévu. Dit qu'elle avait été trop occupée et les gens dont elle avait besoin de l'aide n'avait pas été revenue avec elle.

Le manager a répondu: de quelle aide aviez-vous besoin? Information? Qui ne vous a pas répondu et ce que vous avez besoin d'eux?

Carl et Michael devaient mettre à jour Mary sur leurs progrès.

Qu'est-ce qui vous rend si occupé que vous n'avez pas eu le temps de suivre votre engagement? Fait trop d'engagements avec des heures limitées pour les réaliser.

Que puis je faire pour t'aider?

Quand allez-vous rendre le projet de document disponible pour examen? 

En conclusion

Ces échantillons donnent un aperçu de ce à quoi ressemble la documentation efficace par rapport à la documentation qui est écrite incorrectement. Suivez ces conseils pour documenter efficacement et légalement les politiques, les performances et les événements de votre lieu de travail.

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