Comment répondre aux questions d'audit interne

Les auditeurs internes penchent dans les actions et les devoirs de tous les employés et départements au sein d'une entreprise pour découvrir des moyens d'améliorer le fonctionnement de l'organisation dans son ensemble. En surface, cela semble qu'ils s'insèrent là où ils n'appartiennent pas, mais en fait, ils jouent un rôle essentiel dans la protection et l'amélioration de leurs organisations.

Les employés rencontreront des audits internes

La plupart des sociétés privées et publiques effectuent des audits internes réguliers pour s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie pour atteindre les objectifs et les missions de l'entreprise. Le gouvernement terminera également des audits internes réguliers. Et, au fur et à mesure que vous traversez votre carrière de service public, il y a de fortes chances que vous ayez à répondre aux questions que posent les auditeurs internes.

Dans la grande majorité des circonstances, les auditeurs ne font que recueillir des informations. Par exemple, ils peuvent essayer de comprendre comment fonctionne votre partie de l'organisation.

Il n'est pas nécessaire de se tendre lorsqu'un auditeur interne vous parle. Les auditeurs internes sont des professionnels qui essaient simplement de faire leur travail de journée. Certes, leur travail peut vous rendre inconfortable, vous et les autres,. Ils identifient les faiblesses des systèmes et recommandent des actions correctives.

Mais à la fin, ils améliorent mieux leurs organisations, et vos réponses à leurs questions sont essentielles pour y arriver. Voici donc trois conseils pour répondre aux auditeurs internes lorsqu'ils viennent frapper à votre porte.

01 de 03

Répondre honnêtement

Les auditeurs internes savent quand quelque chose ne s'additionne pas tout à fait. Ne leur donnez pas une raison de douter de votre crédibilité en étant moins que complètement honnête.

Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, n'essayez pas de vous frayer un chemin à travers. Vous finirez simplement par vous donner un aspect idiot quand ils trouvent la vraie réponse. Le choix bien meilleur est simplement de dire que vous ne connaissez pas la réponse. Si c'est quelque chose que vous pouvez rechercher pour eux, offrez-vous de le faire. Ils peuvent vous relever l'offre, ou ils peuvent déjà avoir des idées sur la façon d'obtenir la réponse.

Lorsque vous pensez que les auditeurs internes pourraient ne pas aimer votre réponse, n'hésitez pas à donner votre réponse. Ils veulent comprendre les choses telles qu'elles existent réellement, donc même lorsque votre réponse n'est pas ce qui facilitera leur travail ou ce qu'ils s'attendent à entendre, ils ont besoin de connaître la vérité.

02 de 03

Supposons qu'ils ne savent rien de votre domaine d'expertise

Les auditeurs internes sont généralement des gens tranchants, mais ils ne peuvent pas être des experts en tout. Certains concentrent leur formation professionnelle et travaillent sur des aspects particuliers de l'audit interne tels que les systèmes d'information ou les finances, mais ne supposent pas qu'ils connaissent votre domaine d'expertise.

Cela ressemble à une donnée, mais il est facile de se glisser dans l'utilisation du jargon ou de sauter des étapes lors de la description des processus. Ce qu'une action irréfléchie est pour vous n'est probablement pas pour le vérificateur interne qui cherche à comprendre vos processus métier. Pensez à chaque action que vous prenez. Quelque chose qui peut sembler une étape pour vous pourrait être plusieurs étapes que vous avez fusionnées dans votre esprit pendant des années de répétition.

Même lorsque la conversation semble fastidieuse et trop simple, n'oubliez pas que les auditeurs internes essaient de décomposer les processus dans leurs plus petites activités. Ce n'est qu'alors qu'ils peuvent trouver où les processus peuvent mal tourner. 

03 de 03

Connectez les points pour eux

Non seulement les auditeurs internes déconstruisent les processus de leurs plus petits morceaux, mais ils recherchent également l'interconnexion entre les personnes et les processus. Ils recherchent toutes les personnes impliquées dans un processus pour voir qui doit être impliquée, qui n'est pas impliquée mais doit être, comment ces personnes interagissent et s'il y a des contrôles suffisants pour prévenir ou prendre des fraudes, des déchets ou des abus.

Lorsque vous répondez aux auditeurs internes, indiquez où vous et vos processus interagissent avec les autres et leurs processus. La connexion des points comme celui-ci leur donne une image plus claire de la façon dont l'organisation fonctionne dans son ensemble. De telles informations donnent également aux auditeurs internes en cours sur qui parler et où trouver des informations supplémentaires.