Comment mettre en place une entreprise de messagerie vocale commerciale

Le message qui accueille les appelants lorsque vous ne pouvez pas prendre leur appel est important. Une salutation appropriée peut soit faire une impression positive sur les appelants, soit les aliéner avant même de parler.

3 exemples de bonnes salutations à la messagerie vocale

Quoi d'inclure dans un bon message de messagerie vocale

Votre message ne doit pas dépasser 20-25 secondes, et vous devriez garder la salutation concise et éviter de donner trop d'informations. Voici quelques-uns des éléments de base que vous voudrez être sûr d'inclure lorsque vous enregistrez votre message sortant:

• Indiquez votre nom et épelez-le si vous demandez aux appelants de faire un suivi avec une correspondance écrite
• Énoncez le nom de votre entreprise et le nom du département 
• Faites savoir aux appelants que vous ne pouvez pas prendre leur appel maintenant
• Invitez-les à laisser un message
• Faites savoir aux appelants quand ils peuvent s'attendre à un appel de retour
• Faites savoir aux appelants qui ils peuvent contacter pour une assistance immédiate (le cas échéant)

Bonnes exemples de salutations de la messagerie vocale

• Salut, c'est Jim Smith. Je ne peux pas prendre ton appel maintenant, mais je voudrais le retourner dès que possible. Alors, laissez-moi un message détaillé après le ton. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Jones à l'extension 6336. Merci pour votre appel.
• Bonjour, vous avez atteint le service comptable. Nous sommes actuellement fermés. Nos heures d'ouverture normales sont du lundi au vendredi, à partir de 8 a.m. à 6 p.m. Veuillez nous laisser un message après le ton et quelqu'un retournera votre appel dès que possible. Merci.
• Salut, c'est Jim Smith. Je serai hors du bureau jusqu'au jeudi 24 juillet et je vérifierai de temps en temps ma messagerie vocale. Si vous souhaitez me laisser un message, faites-le après le ton, et je retournerai votre appel dès que possible. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Jones à l'extension 6336. Merci pour votre appel.
• Vous avez atteint le bureau de Jim Smith. Je suis actuellement au téléphone en ce moment, mais je voudrais retourner votre appel. S'il vous plaît laissez-moi un message après le ton. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Smith à l'extension 6336. Merci de votre appel.

Mauvais exemples de salutation de la messagerie vocale

• Salut, c'est Jim. Laisse moi un message.
• Musique jouant pendant une période prolongée hey! Parle-moi.
• Salut, vous avez atteint la société XYZ. Veuillez nous laisser un message.
• Bonjour, vous avez atteint le bureau de Jim Smith à Xyz.com. Je serai hors du bureau avec une vasectomie et je reviendrai le jeudi 26 août à 8h30. Je vais vivre beaucoup d'inconfort, donc je ne vérifierai pas du tout ma messagerie vocale. Si vous souhaitez me laisser un message, faites-le après le ton. Je retournerai votre appel dès que possible. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler ma secrétaire, Suzy Jones à l'extension 6336. Merci pour votre appel, et je vous répondrai à mon retour, et je me sens mieux.
• Le bureau est fermé. Veuillez laisser un message après le ton.

Différents types d'options de salutation de la messagerie vocale

Selon le système téléphonique que vous avez dans votre entreprise, il peut y avoir différentes options pour le type de salutations de la messagerie vocale que vous pouvez composer. Ils incluent les exemples suivants.

• Exemples de salutation générale de la messagerie vocale: La salutation générale de la messagerie vocale est utilisée comme salutation par défaut de messagerie vocale si aucun autre type de salutation n'est défini.
• Exemples de salutation de la messagerie vocale interne: Ceci est utilisé pour saluer les gens qui vous appellent de votre entreprise (i.e. à partir d'une autre extension).
• Exemples de salutation de la messagerie vocale externe: cette salutation sera jouée pour les personnes qui appellent de l'extérieur de votre entreprise. Le préposé automatisé de votre système téléphonique peut jouer une salutation en entreprise générale que tous les appelants externes entendront. Si le nom de votre entreprise est mentionné dans cette salutation, vous n'avez pas besoin de le refaire dans votre salut.
• Exemples de salutation temporaire ou "hors bureau". La plupart des systèmes de messagerie vocale vous permettront de fixer une date et une heure d'expiration, vous n'avez donc pas à vous rappeler de l'éteindre à votre retour.
• "Sur le téléphone" ou "occupé" Exemples de salutation de la messagerie vocale: cette salutation est utilisée pour informer les appelants que vous êtes au bureau, mais vous ne pouvez pas passer leur appel maintenant parce que vous êtes au téléphone avec un autre appelant.