Comment mettre en place un comité hôte pour vos événements à but non lucratif

Les événements sont un élément essentiel de la collecte de fonds et de la sensibilisation. La plupart des événements à but non lucratif sont une affaire «toutes les mains sur le pont» qui nécessite que tout le monde à but non lucratif travaille ensemble. Certains organisations à but non lucratif ont même un comité global de planification des événements et des bénévoles dévoués qui aident à planifier et à se mettre en place pour l'événement.

Cependant, bien que la planification des événements soit critique si vous voulez que l'événement se déroule bien, vous voulez également les résultats de tous vos efforts. C'est pourquoi votre organisation devrait recruter un «comité d'accueil."

Qu'est-ce qu'un comité d'accueil?

Un «comité d'accueil» est différent d'un comité de planification d'événements traditionnel. Au lieu de personnes qui planifient activement, planifient ou se préparent pour les événements de la journée ou de la soirée, le comité d'accueil utilise ses réseaux pour s'assurer que l'événement est un succès. Les membres du comité d'accueil peuvent choisir de:

• Encouragez leurs amis, leur famille ou leurs collègues à acheter des billets
• Articles de collecte des entreprises locales
• Établir des connexions des vendeurs pour les prix de porte ou la restauration de l'événement

Bien sûr, il existe d'innombrables façons dont un comité hôte peut rendre vos événements caritatifs meilleurs que jamais. Considérez un comité hôte comme l'hôte réel d'un parti; Quelqu'un qui invite les meilleurs invités, sait qui appeler pour la nourriture ou le décor et peut vous connecter avec des personnes qui font de l'événement un succès total.

Parce qu'un comité d'accueil peut augmenter les fonds reçus lors d'un événement ou attirer plus d'attention des médias, trouver et recruter les bonnes personnes est vital.

Qui choisir pour votre comité d'accueil

Un comité d'accueil vraiment utile n'inclura pas les spécialistes du marketing payant ou les planificateurs d'événements professionnels. Au lieu de cela, ils devraient être des membres très engagés de votre équipe, de votre base de donateurs ou des bénévoles avec des connexions et la volonté de tendre la main.

Votre comité d'accueil peut aller de quelques personnes à des dizaines. Plus il y a de gens de votre comité, plus ils peuvent avoir un impact collectivement sur le succès de votre événement.

Vous pouvez trouver des membres du comité hôte presque partout, notamment:

• Un membre du conseil d'administration ou un président de votre organisation
• Des bénévoles qui sont très engagés dans la communauté
• Un donateur qui a des liens avec les entreprises locales
• Un donateur ou un membre du conseil d'administration qui a de vastes contacts dans votre démographie de donneur idéal
• Bénévoles qui connaissent des vendeurs ou des propriétaires de sites
• Des célébrités locales ou nationales qui plaident fréquemment pour votre cause

Une fois que vous avez localisé des individus, vous souhaitez rejoindre votre comité d'accueil, il est temps de les recruter.

Comment recruter un comité hôte

Chercher et se connecter avec des personnes qui feraient d'excellents membres du comité d'accueil. Cependant, ne demandez pas seulement à quelqu'un de faire partie d'un comité d'accueil. Une invitation officielle est le meilleur moyen de recruter des membres du comité.

Dans une invitation du comité hôte, il est essentiel d'inclure:

• Informations complètes sur l'événement et votre organisation (date et emplacement)
• Informations sur l'objectif de l'événement (collecte de fonds pour une cause spécifique)
• Exemples de la façon dont un membre du comité hôte pourrait contribuer
• Une date pour répondre ou se connecter avec votre équipe
• Un «avance» merci de leur faire savoir que vous êtes ravi de les inviter
• Votre nom / personne de contact et coordonnées

Assurez-vous que les membres potentiels savent que leur implication sera reconnue et appréciée et qu'ils peuvent avoir un impact significatif en rejoignant.

Si vous vous demandez comment rédiger votre lettre d'invitation de comité d'accueil, copier et coller le modèle ci-dessous et insérer vos informations dans chacune des supports.

[Date]

Cher [insérer le nom]:

Je vous écris pour vous informer d'un événement passionnant que [le nom de votre organisation] prévoit [mois] dans [Insérer la ville].

En [mois + année (s'il est différent de celui actuel)], [l'organisation] apporte le [nom d'événement] à [City] pour accroître la sensibilisation à [cause / problème social / problème que votre organisation s'adresse] et pour renforcer le soutien pour [ Programmes / initiatives / efforts]. [Ajouter des informations pertinentes sur l'événement / objectif / thème].

L'événement se tiendra dans [City] sur [Event Lie (Si vous l'avez)] à [Date and Heure].

[Prénom], nous serions ravis de votre aide pour faire cet événement et d'autres comme ça - un succès. Si vous souhaitez faire partie de cet événement, ainsi que des événements futurs, nous serions très reconnaissants si vous acceptiez cette invitation officielle à faire partie de notre comité d'accueil.

Il existe quelques façons simples de s'impliquer:

1. Partagez votre nom ou le nom de votre organisation, en tant que membre de notre comité d'accueil
2. Invitez vos collègues, amis et voisins à acheter une [table / billet] pour nos événements (s)
3. Rejoignez-nous pour l'événement
4. [Insérer une demande spécifique en fonction de la position de la personne, des connexions.]]

Nous aimerions aussi ça si vous envisagez d'héberger votre propre table et d'inviter des amis et des collègues dans une soirée de plaisir. Votre généreux soutien nous aidera à faire connaître [la cause] et à avoir un impact.

Un membre de [Organisation] vous contactera dans le délai de [insérer] pour discuter des détails de notre comité d'accueil et pour discuter de votre implication, si vous êtes intéressé.

Nous sommes impatients de travailler avec vous pour faire de [le nom de l'événement] et les événements futurs un succès! Merci pour votre généreuse considération et votre soutien.

Sincèrement,

[Votre nom]

[Position dans l'organisation]

[Nom de l'organisation]

[Numéro de contact]

Après avoir recruté votre comité d'accueil

Une fois que vous avez invité les membres sélectionnés du comité, vous recevrez des lettres ou des appels d'acceptation. Cependant, avant d'entrer dans les détails de l'événement ou de ce que vous aimeriez qu'ils fassent, planifiez une courte réunion avec le comité. Sans leur demander quoi que ce soit, laissez-les:

• Se familiariser
• Discutez de la façon dont ils sont impliqués dans votre organisation
• Revoir les documents ou les présentations sur votre cause / travail
• Brainstorm idées sur la façon dont ils aimeraient contribuer

De là, vous pouvez leur faire part de vos objectifs de collecte de fonds et comment vous souhaitez les voir travailler ensemble (invitant les contacts ou chercher des articles aux enchères). Ils peuvent également se diviser en «sous-comités» si vous avez un grand groupe

Bien sûr, ce n'est pas le travail du comité hôte à planifier et exécuter votre événement. Un comité hôte devrait travailler avec Vos volontaires ou comité de planification des événements pour vendre des billets, assurez-vous que de nouveaux parrainages d'événements sont revendiqués, les articles aux enchères sont abondants et que la nuit sera un succès pour les participants.

Reconnaître les efforts de votre comité d'accueil

Lorsque l'événement est terminé, les membres de votre comité d'accueil devraient être quelques-unes des premières personnes que vous remerciez, à la fois lors de l'événement et avec un merci écrit le lendemain. Plus vous engagez votre comité d'accueil, plus ils seront prêts à héberger à l'avenir.

Trouvez les personnes au sein de votre organisation ou de votre communauté qui pourraient vous aider à organiser votre prochain événement. Ils pourraient faire une différence massive dans le montant d'argent que vous collectez et les programmes que vous pouvez soutenir.