Comment mettre en place un calendrier d'impôt sur la paie

Garder une trace des rapports sur la taxe sur la paie et les paiements nécessitent une attention particulière aux détails. La mise en place d'un calendrier d'impôt sur la paie annuelle peut vous aider à éviter les amendes et les pénalités et vous maintenir sur la bonne voie.

Même si vous avez un CPA ou un service de comptabilité, faites vos taxes sur la paie, vous devez savoir quand ces taxes et rapports sont dus. 

Ce qui est inclus dans les taxes sur la paie? 

Les taxes sur les salaires comprennent ces rapports et paiements, en fonction des montants de rémunération des employés:  

• Impôts fédéraux sur le revenu
• Taxes FICA (Taxes sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie)
• Taxes fédérales sur le chômage

Les impôts fédéraux sur le revenu et les taxes FICA sont parfois appelés «taxes 941», car elles sont incluses dans le formulaire IRS 941, le rapport trimestriel et le rapport fiscal.

Les impôts sur le revenu de l'État sont également retenus de la rémunération des employés et signalés à votre État, si votre État a des impôts sur le revenu. 

Taxes sur la paie pour les entrepreneurs indépendants

Si vous payez des non-employés, vous n'êtes pas obligé de retenir des impôts sur le revenu ou des taxes FICA à partir des paiements que vous leur faites.

Vous devez terminer un rapport annuel pour les entrepreneurs et le déposer auprès de l'IRS. 

Quand faire des dépôts fédéraux sur la taxe sur la paie

Avant de commencer à utiliser ce calendrier, vous devrez déterminer le calendrier des dépôts de taxe sur la paie s'applique à votre entreprise pour 941 taxes. L'horaire de dépôt que vous devez utiliser dépend de la taille de votre paie. 

Semi-semaine

Si vous avez une grande masse salariale, vous devez faire des dépôts de taxe sur la paie semi-hebdomadaires (deux fois par semaine). 

Si cette date est un week-end ou un jour férié, la date d'échéance est le prochain jour ouvrable. Donc, si la fin du mois tombe un samedi, la date d'échéance est le lundi suivant.

En savoir plus sur la règle des dépôts semi-hebdomadaires pour voir si vous devez effectuer ces paiements.

Mensuel

Les dépôts de taxe sur la paie doivent être effectués d'ici le 15 de chaque mois pour le mois précédent, sauf si la règle semi-hebdomadaire s'applique. (Voir au dessus.)

Trimestriel

Les rapports trimestriels sur la taxe sur la paie sur le formulaire 941 sont dus à la fin du mois après la fin de chaque trimestre. Si vous avez effectué tous les dépôts de taxe sur la paie à temps et en entier, vous avez jusqu'au 10 du mois suivant pour soumettre le formulaire 941.

Les dépôts d'impôt fédéral sur le chômage sont dus à la fin du mois suivant chaque trimestre si la responsabilité fiscale de votre entreprise dépasse 500 $.

Annuel

Les déclarations annuelles sur les salaires et les impôts aux employés (sur le formulaire W-2) et les travailleurs contractuels (sur le formulaire 1099-MISC et le formulaire 1099-NEC) sont dus fin janvier pour l'année précédente.

Rapport d'impôt fédéral sur le chômage sur le formulaire 940 et le dépôt fiscal est dû fin janvier pour l'année précédente. Si tous les dépôts fiscaux ont été effectués en totalité et à temps, la date limite est le 10 du mois prochain.

Les transmises à la sécurité sociale sur la forme W-3 (avec tous les W-2) et sur le formulaire 1096 (avec tous les 1099) sont dus début février pour l'année précédente.

Utilisation des EFTP pour les dépôts de paie

Les dépôts de taxe sur la paie doivent être effectués en utilisant le système électronique de paiement de l'impôt fédéral (EFTP). Les coupons de dépôt (formulaire 8109) ne sont plus acceptés par l'IRS.

Dates générales de la taxe sur la paie (varie selon l'année)

L'horaire de paiement des taxes et les rapports ci-dessous concerne les taxes sur la paie fédérale. Consultez l'autorité fiscale de votre État (Département des revenus ou autre) pour les exigences de la taxe sur la paie des États et locales. Les dates d'échéance pour les paiements semi-hebdomadaires pour 941 taxes ne sont pas incluses dans ce calendrier. 

Ces dates dues sont fixées par l'IRS, mais elles peuvent changer au cours d'une année spécifique. Si une date d'échéance tombe un week-end ou un jour férié, le rapport ou le dépôt est dû le prochain jour ouvrable suivant. Donc, si un rapport est dû le 15 janvier, et c'est un samedi, le rapport est dû le 17 janvier. Voir ce calendrier des impôts commerciaux pour des dates d'échéance spécifiques pour les impôts sur le revenu et les taxes sur la paie pour l'année d'imposition en cours.

Janvier

15 janvier: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour décembre (si vous payez mensuellement).
31 janvier: déposer la taxe fédérale sur le chômage (FUTA) due jusqu'en décembre si 500 $ ou plus.
31 janvier: Fournir aux employés des rapports de salaire et fiscaux de l'année précédente (formulaire W-2 pour les employés.
31 janvier: déposer un rapport trimestriel des salaires et fiscaux sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 31 décembre.
31 janvier: déposer un rapport annuel sur la taxe sur le chômage sur le formulaire 940 pour l'année précédente.

Février

1er février: Soumettre les formulaires de transmission des employés de fin d'année (formulaire W-3) à l'administration de la sécurité sociale, ainsi que tous les W-2S.

15 février: effectuer un dépôt de taxe sur la paie pour janvier (si vous payez mensuellement).

Mars

15 mars: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour février (si vous payez mensuellement).

Avril

15 avril: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour mars (si vous payez mensuellement).
30 avril: déposer la taxe fédérale sur le chômage (FUTA) due jusqu'en mars, si 500 $ ou plus.
30 avril: déposer un rapport trimestriel des salaires et fiscaux sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 31 mars.

Si votre entreprise se trouve au Texas ou dans un autre domaine où la FEMA a publié une déclaration de catastrophe due aux tempêtes hivernales en 2021, l'IRS a prolongé les délais de dépôt et de paiement des taxes sur la paie trimestrielles qui devraient être dues le 30 avril 2021. Vous avez maintenant jusqu'au 15 juin 2021 pour déposer et payer ces taxes. L'IRS a prolongé la date limite de communication des déclarations pour les particuliers, y compris les personnes qui paient une taxe sur le travail indépendant, non située dans ces États, mais cette prolongation ne s'applique pas aux taxes sur la paie des entreprises.

Peut

15 mai: effectuer un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour avril (si vous payez mensuellement).

Juin

15 juin: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour mai (si vous payez mensuellement).

Juillet

15 juillet: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour juin (si vous payez mensuellement).
31 juillet: déposer la taxe fédérale sur le chômage (FUTA) due jusqu'en juin si 500 $ ou plus.
31 juillet: déposer un rapport trimestriel des salaires et fiscaux sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 30 juin.

Août

15 août: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour juillet (si vous payez mensuellement).

Septembre

15 septembre: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour août (si vous payez mensuellement).

Octobre

15 octobre: ​​Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour septembre (si vous payez mensuellement).
31 octobre: ​​Dépôt de la taxe fédérale sur le chômage (FUTA) due jusqu'en septembre si 500 $ ou plus.
31 octobre: ​​déposer un rapport trimestriel des salaires et fiscaux sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 30 septembre.

Novembre

15 novembre: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour octobre (si vous payez mensuellement).

Décembre

15 décembre: Faites un dépôt de taxe sur la paie mensuelle pour novembre (si vous payez mensuellement).

Vous pouvez également revoir ce calendrier des taxes commerciales mensuelles. qui comprend le paiement de l'impôt sur le revenu des entreprises dates.