Comment rédiger une demande de bénévolat pour protéger votre organisme de bienfaisance

Les organismes de bienfaisance dépendent des bénévoles. Cependant, ils ont des besoins contradictoires en ce qui concerne ces bénévoles. Ils doivent recruter des bénévoles en étant sympathiques et accueillants. Mais d'un autre côté, les organismes de bienfaisance doivent également faire attention au choix de ces bénévoles.

Il existe de nombreuses histoires d'horreur sur des volontaires insuffisamment approuvés nuisant aux clients d'un organisme à but non lucratif, surtout quand il y a des populations à risque.

Pour protéger l'organisation et les bénévoles, une demande de bénévolat devrait être l'une des premières étapes de votre processus de recrutement de bénévoles.

Garanties à considérer (quoi faire attention)

Votre organisation, y compris son personnel et ses membres du conseil d'administration, pourrait être tenue responsable des actes illégaux de bénévoles, sauf s'il y a des garanties et une supervision adéquates. De plus, les bénévoles pourraient être personnellement responsables s'ils causent des blessures au cours de leur travail bénévole.

Des garanties contre la responsabilité qui accompagnent l'incorporation, les polices d'assurance parapluie et les lois fédérales et étatiques protègent jusqu'à un point, mais seul Si les organisations font preuve de diligence raisonnable.

Cette diligence raisonnable commence par la demande de bénévolat.

Quoi d'inclure sur une demande de bénévolat

Il est parfois difficile de mettre des bénévoles qui veulent seulement aider à travers les tracas des vérifications des antécédents et des formulaires de demande, mais c'est un problème qui ne devrait pas être négligé.

Le rendre amical

Vous pouvez rapidement rendre votre application plus conviviale et accueillante pour les bénévoles en écrivant des paragraphes d'introduction qui expliquent ce que fait votre organisation, sa mission, que vous servez et les contributions de vos nombreux bénévoles.

Mettre certaines de ces informations dans un manuel des employés peut aider à empêcher votre formulaire de demande de devenir trop long et intimidant. Fournissez un lien vers votre manuel sur votre application.

Résumez certains des rôles que vos bénévoles remplissent, la formation qu'ils reçoivent et la façon dont vous vous amusez le bénévolat. Après tout, vous voulez recruter des bénévoles énergisés et heureux. Votre demande demandera des informations assez sérieuses, alors commencez avec un visage amical.

Collectez les informations les plus vitales

Les organisations à but non lucratif devraient vérifier auprès des conseils juridiques sur les garanties nécessaires et aider à rédiger ou à approuver le formulaire de demande de bénévolat.

Ces formulaires varient d'une organisation à l'autre mais incluent généralement au moins certains des composants suivants. Choisissez et choisissez des éléments en fonction de la nature de votre travail et de la population que vous servez.

• Coordonnées, y compris une adresse e-mail
• Date de naissance
• Numéro de sécurité sociale (uniquement nécessaire pour les vérifications des antécédents ou du crédit)
• Contact d'urgence, relation entre le contact, l'adresse et le numéro de téléphone
• Travail antérieur ou expérience de bénévolat
• Le niveau d'éducation le plus élevé atteint
• Langues parlées
• Limitations physiques
• Employeur actuel
• Autres organisations où le demandeur a fait du bénévolat
• Description de la formation ou de l'expérience qui peut être pertinente pour le poste de bénévolat souhaité.
• Déclaration et description des condamnations pénales antérieures ou des infractions
• Des certifications telles que les premiers soins et la RCR avec des dates de certification et de dates d'expiration
• N ° de permis de conduire valide (important si la conduite est impliquée)
• Références: une ou plusieurs références personnelles avec les coordonnées; et une ou plusieurs références professionnelles ou liées au travail avec le nom et les coordonnées du superviseur
• Liste de contrôle des compétences (liste des compétences nécessaires dans les postes de bénévolat de l'organisation tels que l'ordinateur, le tutorat, les compétences administratives, les appels téléphoniques, l'enseignement, la supervision).
• Zones de bénévolat préférés (énumérez des emplois de bénévolat réguliers que le demandeur peut vérifier si vous êtes intéressé)
• Raison du bénévolat
• Comment avez-vous entendu parler de nous?
• Heures et jours disponibles pour le bénévolat
• Inclure tout avertissement de l'organisation. Par exemple, vous pouvez inclure une déclaration équitable et égale des chances et une liste des exigences pour les bénévoles, telles que les vérifications de référence, les entretiens, la période d'essai et la formation requise.
• Signature du demandeur et date de signature.

Envisagez d'inclure un communiqué de la responsabilité que le demandeur doit signer. Le Conseil national des organisations à but non lucratif a des exemples de déclarations de responsabilité que vous voudrez peut-être consulter.

Exemple de demande de bénévolat

Voici une demande de bénévolat de base. L'exemple peut vous guider vers les informations que vous souhaitez le plus probablement inclure et la mise en forme suggérée. Bien sûr, utilisez uniquement l'exemple comme point de départ, en le modifiant pour s'adapter à votre organisation particulière. Voir l'échantillon ci-dessous et télécharger le modèle (disponible dans Google Docs and Word en ligne).

Étapes suivantes et certaines ressources

Rendre l'application accessible

La plupart des organisations à but non lucratif mettent leurs candidatures disponibles en ligne, ainsi que sur place. Parfois, ils peuvent être soumis en ligne ou imprimés pour le volontaire pour envoyer un courrier. Un PDF rendra le processus raisonnablement sans effort.

Pour un exemple de demande complète, voir celui-ci de l'hôpital Johns Hopkins. La plupart des petites organisations auront besoin d'une forme beaucoup plus simple pour lancer le processus.

Répandre le filet

Envisagez d'utiliser l'un des nombreux portails de bénévolat pour atteindre et attirer des bénévoles. Ces portails vous permettent de publier une description et des exigences de travail minimales, puis de diriger les prospects sur votre site Web pour plus d'informations. Certains portails aident même aux vérifications des antécédents. Les portails bien connus incluent Volunteermatch, All for Good et Idealalist.

Aller au-delà de la demande

Votre application ne doit pas être votre seul outil de dépistage. Assurez-vous de suivre une interview qui peut identifier à la fois les attributs négatifs et positifs de vos volontaires potentiels. Vous n'engageriez jamais un membre du personnel sans un entretien approfondi. De même, l'interview de vos volontaires potentiels vous aide non seulement à les placer dans une position appropriée, mais fournit également des indices précieux sur leurs antécédents et leur caractère.

Parfois, une interview acquierra des compétences et des talents uniques que le volontaire ne réalisait même pas pourrait aider votre organisation. Le volontaire est-il un bon écrivain, un photographe ou a des compétences artistiques? Inversement, demandez ce que le volontaire ne veut pas faire. Peut-être que le travail de bureau n'est pas leur préférence, ou ils ne souhaitent pas effectuer des emplois qu'ils font déjà dans leur vie régulière. Peut-être veulent-ils développer des compétences spécifiques ou apprendre quelque chose de nouveau.

La ligne de fond

Construire une force de bénévolat fiable pour votre organisme de bienfaisance n'a pas besoin d'être trop compliqué, mais il faut un système. La première partie de ce système consiste à fournir un formulaire de demande qui peut être rempli rapidement et soumis efficacement. Apprenez de l'expérience de milliers d'autres organismes de bienfaisance et créez votre formulaire d'application en utilisant les meilleures pratiques.