Comment écrire et envoyer des e-mails professionnels

Que vous recherchiez du travail, que vous établiez de nouvelles connexions de réseautage ou que vous essayiez simplement d'exceller à votre travail actuel, il est essentiel de savoir comment écrire et envoyer des e-mails professionnels.

Cela peut être plus difficile qu'il n'y paraît. De nombreux professionnels se sont habitués à une approche très décontractée pour envoyer des e-mails dans leur vie personnelle. Alors que l'argot, les émoticônes et le texte de texte sont généralement acceptables lorsque vous envoyez un e-mail à des amis proches, ils ne voleront pas en correspondance de travail. Il est important de savoir à quel point vos communications sont nettoyées lorsque vous avez besoin de.

Quand pourriez-vous avoir besoin d'envoyer un e-mail professionnel? Il y a un certain nombre de possibilités. Vous devrez peut-être envoyer votre lettre de motivation à un employeur potentiel, une lettre de remerciement à un collègue qui a accepté d'être une référence, une lettre de démission à votre patron actuel ou une demande de lettre de recommandation.

Vous pouvez avoir d'autres raisons d'envoyer des e-mails non personnels, et en fait, c'est une bonne idée de vous assurer que tous vos e-mails sont organisés et professionnels.

Chaque fois que vous envoyez des e-mails professionnels, il est vraiment important de vous assurer que le message est parfait. Vous ne voulez pas faire exploser une opportunité en faisant des erreurs, soit dans la façon dont vous envoyez des e-mails ou comment vous les gardez.

Apprenez à inclure dans vos messages, quoi ne pas inclure et comment fermer, signer et envoyer vos e-mails.

Directives par e-mail professionnelles

Passez en revue ces étapes pour rédiger un e-mail professionnel de haute qualité, et vous ferez toujours une grande impression sur le destinataire.

Quoi d'inclure dans votre e-mail

• Ligne d'objet: La ligne d'objet doit transmettre de manière concise votre objectif d'écriture. Votre ligne d'objet peut être aussi simple que «merci» ou «demande de recommandation."
• Salutation: Même si vous écrivez un e-mail très court, incluez une salutation. Si vous connaissez le nom de la personne, incluez-le. À moins que vous ne soyez sur une base de prénom avec la personne, appelez-les par leur titre.
• Longueur: Gardez votre e-mail aussi concis que possible. Les gens ont tendance à parcourir de longs courriels, donc n'incluez que des informations essentielles.
• Fermeture: Connectez-vous avec un bref "merci", "meilleur" ou un autre envoi simple, puis votre nom. La plupart des comptes de messagerie vous permettent d'intégrer une signature avec votre nom, votre titre et vos coordonnées dans chaque e-mail. C'est un moyen formidable de rendre chaque correspondance plus professionnelle.

Que ne pas inclure dans votre e-mail

• Le style de police: Éviter les polices ornées, ludiques ou colorées; Ceux-ci distraient simplement le destinataire de votre message réel. Évitez également de trop en audacieuse et en italique, ce qui donne à un e-mail d'encombrement.
• Majuscule: N'écrivez pas non plus dans toutes les lettres majuscules; Cela apparaît comme en colère ou surexcité dans un e-mail.
• Émoticônes: N'incluez pas les émoticônes dans un e-mail professionnel; Enregistrez-les pour la correspondance personnelle.

Conseils pour assurer des e-mails professionnels parfaits

Une fois que vous avez écrit votre e-mail, passez par toutes ces étapes avant de cliquer sur le bouton «Envoyer»:

• Assurez-vous que votre message est terminé: Vérifiez à double pour vous assurer que la ligne d'objet de votre e-mail est remplie, vous avez inclus une signature, vous envoyez le message au bon contact et vous avez rempli le BCC Champ pour vous envoyer une copie, vous avez donc un enregistrement de l'e-mail.
• Preuve de votre e-mail: Avant de frapper Send, assurez-vous également de vérifier votre orthographe et de vérifier votre grammaire et votre capitalisation. Ils sont tout aussi importants dans la correspondance par e-mail que dans une lettre papier.
• Envoyer un message e-mail à test: Avant d'envoyer votre e-mail, envoyez-vous le message d'abord pour vérifier que le formatage fonctionne et que rien ne semble déplacé. Si tout va bien, allez-y et envoyez l'e-mail à l'entreprise ou à la personne que vous contactez.
• Envoyez-vous une copie de l'e-mail: Utilisez le BCC champ pour vous envoyer une copie du message électronique, vous avez donc un enregistrement de votre envoyé le message et à qui vous l'avez envoyé. Vous pouvez également trouver ces informations dans votre dossier envoyé.
• Déposez vos copies: Avec de nombreux programmes par e-mail, vous pouvez configurer des dossiers pour faciliter la recherche de courriels antérieurs importants. Configurez des dossiers pour tous vos e-mails de recherche d'emploi et autres e-mails professionnels et déposez vos copies après avoir envoyé vos messages.

Examiner des exemples d'e-mails professionnels

Exemple de message e-mail n ° 1: lettre de démission

Ligne d'objet: Démission-bob Smith

Chère Madame. Jones,

J'écris pour soumettre ma démission de mon poste de coordinateur d'unité à l'hôpital Town, à compter du 10 juin.

Je suis plus reconnaissant que je ne peux le dire pour tout votre soutien et votre aide au cours des cinq dernières années. Travailler ici a été une éducation de première classe dans le travail d'équipe, l'administration des soins de santé et la réalisation du travail. Je vais manquer de travailler avec vous tous, et j'espère que vous resterez en contact.

Veuillez me faire savoir si je peux être utile pendant la transition.

Sincèrement,

Bob Smith
B.Smith @ Email.com
555-123-4567

Exemple de messagerie électronique n ° 2: demande de référence

Sujet: Demande de référence Cynthia Dailey

Cher Barbara Cho,

Récemment, sur LinkedIn, j'ai repéré une annonce d'emploi pour le poste d'assistant marketing chez XYZ Corp. Comme je sais que vous êtes là depuis plusieurs années maintenant, je me demandais si vous pourriez être prêt à me faire référence pour le travail.

J'étais particulièrement ravi de voir que le travail consiste à travailler massivement avec votre équipe sur les campagnes de marketing par e-mail et de médias sociaux. Depuis que nous avons travaillé ensemble chez ABC LLC, j'ai acquis une vaste expérience avec HubSpot, Google Analytics et SurveyMonkey. J'adorerais mettre ces compétences à travailler pour xyz.

J'ai joint une copie de mon CV et un lien vers mon portefeuille, vous pouvez donc voir mon expérience récente. Veuillez me faire savoir si vous avez des questions ou si vous souhaitez voir d'autres échantillons de mon travail. 

Meilleur,

Cynthia Dailey

Cynthia @ Email.com
portefeuille.com / cdailey
555-091-7865

Points clés à retenir

Gardez-le professionnel: La correspondance commerciale doit être polie, même lorsque vous l'envoyez par e-mail.

Soyez concis: Accédez à votre point et soyez aussi clair que possible sur ce dont vous avez besoin ou que vous avez à offrir.

Modifier, relire, tester: Assurez-vous que votre message est exempt d'erreurs et de fautes de frappe. Envoyez-vous un message de test avant de frapper «Envoyer."

Tenir un registre: BCC vous-même sur une correspondance importante et déposer chaque message dans le dossier de messagerie approprié pour référence future.