Comment rédiger des e-mails efficaces

Beaucoup d'entre nous n'ont pas appris à écrire des e-mails à l'école, mais savoir comment rédiger un e-mail est une compétence inestimable sur le lieu de travail. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent (ou recherchent) des emplois de télétravail. À côté de la bonne étiquette de téléphone, il n'y a probablement aucune compétence aussi importante que le courrier électronique quand il s'agit d'obtenir - et de garder - un travail de travail à domicile.

Un e-mail bien écrit permet au destinataire de comprendre et d'agir facilement sur son message. Dans la recherche d'emploi, les e-mails peuvent précéder ou même remplacer la première impression en face à face, donc la ponctuation appropriée et un message cohérent sont essentiels. Et au travail, les e-mails peu clairs provoquent la confusion et les retards. Suivez ces conseils pour rédiger des e-mails efficaces aux collègues, aux clients, aux clients potentiels, aux gestionnaires d'embauche et même aux amis et à la famille.

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Tout d'abord, considérez le message et le destinataire

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Un e-mail doit commencer dans votre esprit, pas avec vos doigts sur le clavier. Afin d'écrire des e-mails efficacement, considérez d'abord pourquoi Écrivez-vous. Quel genre de réponse voulez-vous? Quel message souhaitez-vous transmettre? Si vous demandez des informations, postulez pour un emploi ou en vous renseignez sur les ouvertures, assurez-vous que votre demande d'action par le destinataire est claire.

Ensuite, considérez le point de vue du destinataire. De quelles informations ont-ils besoin pour agir ou comprendre votre message? Donner des informations générales nécessaires (mais pas excessives). Gardez également à l'esprit l'étiquette appropriée pour ce destinataire particulier. Les émoticônes et les abréviations, comme OMG ou LOL, ne sont pas appropriés pour les demandes d'emploi et la plupart des e-mails commerciaux.

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Écrivez une ligne d'objet de messagerie descriptif

Lorsque vous écrivez un e-mail, n'écrivez pas quelque chose de vague dans la ligne d'objet comme "HI" ou "travail de travail" ou laissez-le vide. Les e-mails avec ce type de ligne d'objet ont de bonnes chances de se retrouver dans la boîte de spam du destinataire ou simplement ignoré. Si vous postulez pour un emploi, mettez le nom du poste dans la ligne d'objet. Si l'e-mail est à un collègue, faites de votre ligne une phrase courte qui résume le but du message.

Un autre avantage de la rédaction d'une ligne d'objet descriptive est qu'il sera plus facile pour vous de trouver dans votre boîte de réception si vous devez le rechercher plus tard. Quelque chose avec une ligne de messagerie comme "Question" ne sera pas utile, cependant.

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Saluer correctement le destinataire

Si vous connaissez le nom de votre destinataire mais ne le connaissez pas personnellement, saluez en utilisant un titre, par exemple. Chère Madame. Brunelli. (Utilisez «MS.«Pour les femmes lorsqu'il est incertain si« Mme."Ou" Miss "est approprié.) Si vous n'êtes pas sûr de sexe, utilisez simplement le premier et le nom de famille, je.e. Cher Chris Smith. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, commencez votre e-mail sans salutation ou utilisez une simple salutation, par exemple. Bonjour, salutations, cher manager, etc.

Si l'e-mail est à un collègue ou à quelqu'un d'autre que vous connaissez, utilisez le nom que vous utiliseriez en personne ou au téléphone.

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Utilisez une grammaire et une ponctuation correctes

Il est très important d'utiliser une grammaire correcte dans un e-mail. Consciemment ou inconsciemment, les lecteurs pénalisent les expéditeurs pour des erreurs grammaticales.

• Phrases de course - Lorsque vous écrivez un e-mail, n'épargnez pas les règles. Cette petite pause donne aux lecteurs le temps de reprendre les mots. Les phrases courtes permettent plus de ces minuscules pauses. Rompre de longues phrases même lorsqu'ils ne sont pas techniquement des phrases en marche.
• Virgules - Trop peu ou trop de virgules peuvent être déroutantes. Apprenez à utiliser correctement la virgule.
• Accord de verbe sujet - Les phrases avec ce type d'erreur sont des drapeaux rouges pour les employeurs à la recherche de candidats avec de bonnes compétences en communication. Examiner les règles de l'accord de verbe sujet.

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Vérifiez l'orthographe et la capitalisation

Utilisez un vérificateur orthographique, mais ne comptez pas dessus. Un vérificateur orthographique n'attrapera pas "ils" pour "le" ou "là" pour "leur", et ce type d'erreur indique l'insouciance. N'utilisez pas d'abréviations de textos telles que "u" pour "vous" ou "tho" pour "."

Utiliser la capitalisation correcte. La plupart des gens savent capitaliser le début de la phrase et des noms appropriés, mais beaucoup ne le font pas dans les e-mails. Montrez que cela ne vous dérange pas de prendre cette fraction supplémentaire d'une seconde pour frapper la touche de changement. D'un autre côté, trop de majuscules peuvent distraire le lecteur. Évitez d'écrire des phrases dans tous les plafonds (que beaucoup interprètent comme l'équivalent de crier en personne) ainsi que de capitaliser, juste pour l'accent, la première lettre de mots qui ne sont pas au début d'une phrase ou de noms propres.

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Utiliser une mise en forme simple dans le courrier électronique

N'oubliez pas que les programmes par e-mail s'affichent tous différemment. Ce qui semble parfaitement aligné sur votre écran peut fonctionner ensemble sur quelqu'un d'autre. Pour cette raison, évitez de coller un document de traitement de texte très formaté, comme un curriculum vitae ou une lettre de motivation, dans un e-mail. Utiliser des documents écrits au format de texte brut. 

Faire court paragraphes. Comme les périodes, les pauses paragraphes donnent à l'œil du lecteur un repos. Quelqu'un qui lisait un e-mail sur un téléphone portable bénéficiera de courts paragraphes. Mais veillez à toujours suivre les règles de base concernant les paragraphes.

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Être concis

Des e-mails sinueux qui enterrent le point sont déposés et finalement oubliés. Ou pire, ils peuvent être mal compris. Faites clairement clairement votre objectif, en utilisant un langage concis.

• Éliminer la perforation - Écrivez avec des verbes actifs. "Jack m'a envoyé les formulaires" utilise un verbe actif. "Les formulaires m'ont été envoyés par Jack" est passif. Le formulaire passif n'utilise que quelques mots de plus, mais il s'additionne. Plus que cela, cela oblige les lecteurs à réorganiser les idées dans leurs têtes.
• S'en tenir au point - Résistez à la tentation d'ajouter des informations ou des idées étrangères. Enregistrez-les pour un autre e-mail.
• Utiliser des puces - Ceux-ci permettent à votre lecteur d'utiliser des indices visuels pour prendre ce qui est important. Mais en cas de doute sur la façon dont les balles s'afficheront, utilisez des astérisques ou des traits.

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Signer le courrier électronique de manière appropriée

Si votre e-mail fait défaut une signature standard, assurez-vous qu'il convient à l'e-mail particulier que vous envoyez. Les signatures avec des déclarations politiques ou les noms et les âges de vos enfants sont bien pour les e-mails personnels, mais pour le travail, utilisez une signature moins personnelle. Selon votre travail et votre employeur, vous pouvez toujours personnaliser votre signature par e-mail avec un devis. Choisissez quelque chose de non controversé. Si vous vous renseignez sur un emploi, utilisez votre signature pour donner des coordonnées appropriées sans aucune citation ni personnalisation supplémentaire.

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Relier / repenser avant de frapper

Vérifiez les erreurs d'orthographe et de ponctuation avant de frapper Envoyer. Si vous trouvez une erreur dans un e-mail pour une demande d'emploi, corrigez-le, puis relisez à nouveau avant de cliquer sur envoyer. Mais aussi relire pour le contenu. Si votre e-mail est long, pensez aux moyens de le rendre plus concis. Et si votre e-mail est controversé ou a été écrit en colère, appuyez sur Save pas Envoyer. Revenez-y quelques heures ou un jour plus tard et voyez si vous voulez toujours l'envoyer.

Cela peut sembler beaucoup à faire avant d'envoyer un e-mail, mais si vous envoyez des e-mails efficaces et organisez plus efficacement votre e-mail, vous constaterez que vous avez réellement plus de temps non moins.