Compétences professionnelles importantes pour les secrétaires juridiques

À ne pas confondre avec les parajuristes, les secrétaires juridiques comblent les rôles vitaux dans les cabinets d'avocats à travers le pays. Alors que les parajuristes exercent souvent des tâches d'avocat sous la supervision d'un avocat, les secrétaires juridiques doivent garder une trace de tous les détails qui circulent sur le cabinet d'avocats.

La loi a été et sera toujours un monde de formalités administratives et de sémantique. Les avocats doivent être pleinement préparés pour chaque procédure judiciaire. En tant que tels, les avocats et les parajuristes dépendent fortement de leurs secrétaires juridiques.

De quel type de compétences avez-vous besoin pour être secrétaire juridique?

Le rôle des secrétaires juridiques, également connu sous le nom d'assistants administratifs d'avocat ou d'assistants juridiques, a évolué au cours des deux dernières décennies. Comme pour tout le reste, la technologie continue de transformer le bureau juridique traditionnel.

Les secrétaires juridiques doivent transcender les rôles conventionnels de la dactylographie et de la réponse aux téléphones pour superviser les activités de grande valeur entre les avocats et les clients et en ce qui concerne la procédure judiciaire.

Les secrétaires juridiques font ce que tout assistant administratif pourrait faire, sauf que le monde juridique est un peu plus compliqué. Ils exercent des tâches de secrétariat en utilisant une terminologie juridique, des procédures et des documents. Les secrétaires juridiques préparent également des documents juridiques et une correspondance, notamment les convocations, les plaintes, les requêtes et les assignations. Ils peuvent également aider à la recherche juridique.

Types de compétences en secrétaire juridique

Les rôles de secrétaire juridique ont évolué au fil du temps. Ces compétences vous aideront à réussir dans les bureaux d'un seul avocat et dans de grands cabinets d'avocats.

Compétences technologiques

De nombreux avocats n'ont ni le temps ni l'expertise pour bien exploiter la technologie du bureau de la loi. Ils comptent sur des secrétaires juridiques avertis pour effectuer une variété de tâches informatiques telles que la construction de feuilles de calcul, la préparation des présentations, l'audit des feuilles de temps, la gestion des factures, la création / taper des documents, le maintien des calendriers et le suivi des délais.

Par conséquent, les secrétaires juridiques qui compétent dans une variété d'applications de logiciels informatiques auront le plus d'opportunités de carrière. Certaines des technologies les plus courantes que les secrétaires juridiques doivent maîtriser comprennent:

• Logiciel de traitement de texte
• Microsoft Office Suite
• Présentation
• Gestion de l'information
• Organisation de fichiers numériques
• Logiciel de sauvegarde des données
• Facturation
• Facturation
• Transcription
• Publication de bureau
• Vidéo conférence
• Gestion des e-mails

Compétences personnelles

Les secrétaires juridiques interagissent quotidiennement avec les avocats, les parajuristes, le personnel, les clients, les conseils adverses, le personnel judiciaire, les vendeurs, etc.

Les compétences interpersonnelles et de communication de premier ordre sont essentielles. En plus du contact en face à face, les secrétaires communiquent par e-mail, par téléphone et des systèmes de vidéoconférence.

• Réception
• Étiquette téléphonique
• Communication orale
• Intelligence émotionnelle
• Initiative
• Formalité
• Palier

Communication écrite

Pensez-vous que les avocats composent leur propre correspondance écrite? Repérer. Les secrétaires juridiques sont fréquemment responsables de la rédaction de notes de correspondance de la correspondance de routine et de dossiers, en plus de la relecture des documents juridiques à des fins de procédure, de mémoires, de découverte et de transaction.

L'écriture fait partie intégrante du travail du secrétaire juridique; Ceux qui développent de solides compétences en écriture deviendront indispensables aux avocats qu'ils aident.

• Composition par e-mail
• Suivre des formats de documents stricts
• Attention au détail
• Lettres de motivation
• Compétences de grammaire fortes
• Transcription

Compétences d'organisation

Étant donné que les secrétaires juridiques sont la personne «main droite» de l'avocat, les compétences organisationnelles sont essentielles pour gérer efficacement une pratique du droit ou un service juridique d'entreprise.

Les secrétaires juridiques doivent maintenir des fichiers papier et électroniques, gérer des projets, suivre plusieurs délais, maintenir des calendriers, planifier des réunions, organiser des événements et tout garder ordonné et accessible.

• Attention au détail
• Gestion du calendrier
• Gestion de fichiers
• Gestion confidentielle de l'information
• Transcription
• Processus d'emballage et d'envoi de documents juridiques
• Recevoir et organiser des affidavits
• Prendre des notes

Compétences en transcription

Les compétences en transcription sont fondamentales de la pratique du secrétariat. En plus d'une vitesse de typage rapide (les exigences de l'employeur varient de 50 à 100 mots par minute), des compétences en écoute active sont nécessaires pour comprendre les fichiers de dictée vocale.

Des compétences de grammaire, d'orthographe, de vocabulaire et de langage fortes sont nécessaires, ainsi qu'une compréhension de la terminologie juridique. Comme mentionné ci-dessus, les secrétaires doivent être compétents dans les applications de traitement de texte et l'équipement de transcription.

• Écoute active
• Dactylographie
• Logiciel de traitement de texte
• Dispositifs d'enregistrement audio
• Mémoire
• Communication écrite

Attention au détail

L'attention aux détails est essentielle dans la profession juridique. Par exemple, taper 600 000 $ dans une offre de règlement au lieu de 60 000 $ pourrait coûter à votre entreprise un client. Les secrétaires juridiques gèrent les minuties de la pratique du droit quotidien, et l'attention aux détails est importante dans presque toutes les tâches de secrétariat, de la rédaction et de la relecture des documents pour planifier des réunions et des délais de calendrier.

• Prendre des notes
• Attentif
• Audit
• Raisonnement inductif
• Raisonnement déductif
• La saisie des données
• Précision
• Proactif

Familiarité avec les documents juridiques et la terminologie

Quelle est la différence entre un secrétaire et un juridique secrétaire? Les secrétaires juridiques connaissent tout ce qui concerne la loi et les procédures judiciaires. Des termes comme «assignation», «pro se» et «voir-dire» ne confondent pas les secrétaires juridiques. 

Ils comprennent les nuances de la procédure juridique et ont la capacité de créer et de formater des plaidoiries, des découvertes et des documents transactionnels.

• Mémoire du procès
• Brief d'amicus
• Brief d'appel
• Répondre Brief
• Interrogatoires
• Processus d'appel
• Testaments et testaments
• Plaintes, appels et réponses légaux
• Acte de remise
• Acte de garantie
• Demander des assignations

Travail en équipe

Le travail d'équipe est crucial pour le rôle des secrétaires juridiques dans la prestation de services juridiques. Dans tous les établissements de pratique, des grands services juridiques des grandes entreprises aux praticiens en solo-secrétaires légaux doivent faire équipe avec des avocats, des parajuristes, des secrétaires, des commis de dossiers, des vendeurs et d'autres pour fournir efficacement des services juridiques efficacement.

Les secrétaires juridiques les plus efficaces savent comment s'entendre avec les collègues et collaborer avec des tiers pour faire le travail.

• Écoute active
• Communication orale
• Communication écrite
• Sensibilité au problème
• Collaboration

Compétences multitâches

La plupart des secrétaires juridiques travaillent pour plus d'une personne sur plus d'un dossier.

Effectuer plusieurs tâches simultanément devrait être la seconde-nature d'un secrétaire juridique compétent. 

Ils savent jongler avec plusieurs affectations et priorités concurrentes et comment gérer la croissance des charges de travail au bureau de droit très fréquenté, où une personne effectue fréquemment le travail de trois.

• Attention au détail
• Gestion du temps
• Priorisation
• Délégation
• Planification
• Tolérance au stress

Compétences en recherche

Les secrétaires juridiques effectuent une recherche sur Internet pour une multitude de tâches telles que la recherche d'offres, la collecte d'informations sur les clients, la recherche de la concurrence et la localisation des témoins experts.

De nombreux secrétaires juridiques, en particulier ceux des petits cabinets de droit, exercent également des tâches parajuridiques, y compris la recherche juridique, citent la vérification et le retrait de la jurisprudence. Apprentissage des plateformes de recherche juridique tels que Westlaw ou Lexis / Nexis peut vous donner un avantage concurrentiel.

• Compréhension écrite
• Interview
• Prendre des notes
• Remarquer les tendances
• L'analyse des données
• Raisonnement inductif
• Raisonnement déductif
• Logiciel de droit de recherche

Plus de compétences en secrétaire juridique

• Dépannage
• Gestion des médias sociaux
• Relecture
• Révisation
• Rédaction
• Orthographe
• Utilisation appropriée des moteurs de recherche
• La rédaction de rapports
• Production finale du manuscrit
• Marquages
• Développer et maintenir les procédures opérationnelles standard (SOPS)
• Dates limites
• Multilingue
• La convivialité
• Adaptabilité
• Efficacité
• Esprit critique
• Conformité
• Tenue de livre compte
• Professionnalisme
• Service Clients
• Résilience
• Accords de prélimination
• Télécopieurs
• Maintenir les bibliothèques de droit
• Gérer les fichiers de cas
• Lexisnexis
• MENEUR DE TRAIN

Comment faire ressortir vos compétences

Ajoutez des compétences pertinentes à votre CV: Assurez-vous de mettre en évidence les compétences ci-dessus dans votre résumé et votre historique de travail. Les cabinets d'avocats se soucient de votre expérience et de votre attention aux détails, en particulier de la façon dont vous construisez votre CV.

Soulignez les compétences de votre lettre de motivation: Ne gaspillez pas les mots dans votre lettre. Étant donné que la création de lettres de motivation est une partie importante de votre travail en tant qu'assistant juridique, respectez le point et démontrez votre capacité à être clair et direct.

Utilisez des mots de compétence dans votre entretien d'embauche: Soyez prêt à discuter des types de projets que vous avez gérés dans d'autres rôles sans violer la confidentialité d'un client dans d'autres cabinets d'avocats. N'ayez pas peur de décrire comment vous avez utilisé les compétences ci-dessus dans d'autres rôles en dehors du monde juridique si l'expérience est applicable au rôle que vous recherchez.