Compétences importantes pour les emplois de bureau

Le travail de bureau garantit qu'un bureau se déroule bien et efficacement. Il implique les tâches administratives quotidiennes d'un bureau, comme répondre aux téléphones, planifier des rendez-vous, envoyer des télécopies et déposer des documents.

Les compétences de bureau et administratives sont utiles pour presque tous ceux qui travaillent dans un bureau. La plupart des employés doivent faire au moins un travail de bureau. Par conséquent, ces compétences sont importantes quel que soit votre titre d'emploi officiel. Les commis de bureau et les secrétaires doivent avoir des compétences de bureau particulièrement fortes. Les employés de ces postes exécutent la majorité des tâches quotidiennes d'un bureau.

Types d'emplois de bureau

Alors que certaines personnes utilisent ces titres d'emploi de manière interchangeable, les commis de bureau et les secrétaires diffèrent des assistants administratifs. Les assistants administratifs ont souvent besoin d'un diplôme universitaire et reçoivent plus de responsabilités, y compris des projets de lance et parfois des équipes gérant.

En revanche, les commis et les secrétaires n'ont généralement pas besoin d'une éducation approfondie au-delà d'un diplôme d'études secondaires (bien qu'il existe des programmes d'enseignement plus élevés qui se concentrent sur le travail de bureau et de secrétariat). Les commis et les secrétaires gèrent les opérations quotidiennes d'un bureau mais n'ont généralement pas de responsabilités de gestion.

Les commis et les secrétaires travaillent dans une variété d'industries, notamment la finance, les affaires, la médecine, le gouvernement et le droit.Certains de ces postes nécessitent des compétences spécifiques. Cependant, il existe des compétences de base nécessaires à presque tous les postes de bureau et d'assistant administratif.

Top compétences de bureau

La liste ci-dessous décrit les compétences de bureau que les employeurs recherchent dans les candidats à l'emploi. Inclus est une liste détaillée des cinq compétences de bureau les plus importantes, ainsi que des listes supplémentaires de compétences administratives connexes.

Attention au détail

Le travail de bureau implique de prêter attention aux détails quotidiens d'un bureau - des autres personnes pourraient négliger-ils comme répondant et suivre les e-mails, suivre les rendez-vous et examiner les documents. En tant que commis ou secrétaire, il est important de se concentrer sur ces détails et de ne rien laisser glisser à travers les mailles du filet. Par exemple, les commis devraient examiner les documents pour toute fauche ou les erreurs avant de passer aux parties prenantes.

• Écoute active
• Analytique
• Diligence
• Identifier le risque
• Faire des dispositions de voyage
• Observation
• Organisation
• Planification
• Priorisation
• Résolution de problème
• Raisonnement
• Tenue de dossiers
• Planification des rendez-vous
• Gestion du temps
• Dactylographie

Communication

Les employés de bureau doivent avoir de solides compétences en communication écrite et orale avec des supérieurs, des collègues et des clients. Ils répondront généralement aux téléphones, rédigeront des mémos, envoient des e-mails et salueront les clients et les clients.Ils doivent être capables de parler et d'écrire clairement et efficacement, et d'une manière facile à comprendre. Les commis et les secrétaires communiquent quotidiennement avec de nombreuses personnalités différentes, donc savoir comment communiquer efficacement avec les collègues fera la différence entre une carrière à long terme et à court terme. 

• Répondre aux téléphones
• Communication
• Correspondance
• Service Clients
• Délégué
• E-mail
• Télécopie
• Réception
• Compétences linguistiques
• Écoute
• Communication orale
• Relecture
• Travail en équipe
• Communication écrite

Compétences informatiques

De nos jours, les compétences informatiques sont essentielles pour tout emploi de bureau. Les commis et les secrétaires doivent être des dactylographes rapides et précis. Ils sont également généralement tenus de faire une certaine saisie de données, ils doivent donc être familiers avec Microsoft Excel et d'autres logiciels de saisie de données. Ils devraient également être familiers avec d'autres logiciels Microsoft Office, tels que Word et PowerPoint. Toute compétence informatique supplémentaire, comme la possibilité de concevoir ou de modifier les pages Web, serait considérée comme un gros plus.

• Comptes payables / débiteurs
• La saisie des données
• Gestion de données
• Visualisation de données
• Maîtrise de la base de données
• Publication de bureau
• Calendriers numériques (Google, Outlook, etc.)
• Communication par e-mail
• Microsoft Office
• Machines de bureau
• Feuilles de calcul
• Dactylographie
• Traitement de texte

Numératie

Le travail de bureau implique la numératie, qui nécessite des compétences mathématiques de base pour comprendre les informations numériques. Certains greffiers sont en charge, dans une certaine mesure, de comptabilité et / ou de comptabilité d'une entreprise, entre autres fonctions numériques. Les commis qui sont en mesure de porter ces fonctions rapidement et efficacement prospéreront dans ces rôles. Si vous n'êtes pas un grand mathématicien, ne vous inquiétez pas. Assurez-vous simplement d'avoir des compétences en mathématiques de base et une réflexion analytique. 

• Comptabilité
• Précision
• Arithmétique
• Calcul
• Facturation
• Tenue de livre compte
• Budgétisation
• Analyse des données
• Estimation
• Frais
• Pensée logique
• Organisation des informations
• Feuilles de calcul
• Technologie
• Comprendre les tendances
• Peser différentes options

Organisation

Les commis et les secrétaires doivent être organisés car ils sont chargés de s'assurer que le bureau fonctionne bien. Leurs tâches impliqueront de garder une trace du calendrier de l'employeur, de répondre aux e-mails et d'appels téléphoniques et de maintenir des fichiers.

Avoir de solides compétences organisationnelles vous permettra d'exécuter ces tâches efficacement. Il sera utile de faire le point sur les domaines dans lesquels vous êtes organisé et sur quoi vous devriez travailler. Par exemple, écrire des tâches et des choses à retenir sur les notes collantes est un moyen de s'assurer que rien n'est négligé.

• Évaluation
• Collaboration
• La prise de décision
• Délégation
• Livrer du courrier
• Documentation
• Efficace
• Dépôt
• Gestion
• Multitâche
• Gestion de bureau
• Surveillance
• Photocopie et collation
• Organisation physique
• Planification
• Priorisation
• Tenue de registres
• Tri
• Gestion du temps

Résolution de problème

Être un résolveur de problèmes fort est essentiel pour exécuter efficacement les fonctions et problèmes de bureau à mesure qu'ils surviennent. Selon la portée de votre rôle, vous devrez résoudre les problèmes avec les clients, parmi les collègues ou les problèmes techniques. Le faire en temps opportun tout en restant calme sous pression assurera le meilleur résultat à chaque fois.

• Écoute active
• Adaptabilité
• en cours d'analyse
• Communication
• La pensée créative
• Esprit critique
• Les plaintes des clients
• La prise de décision
• Délégué
• Compétences émotionnelles
• Interpersonnel
• Tolérance
• Résilience
• Gestion des risques
• Dépannage technique

Ingéniosité

En tant que greffier, pouvoir s'adapter vous aidera à prospérer dans un environnement rapide. Vous devrez faire le travail en période de changement et être une ressource fiable pour vos collègues. Le faire efficacement nécessitera une gamme de compétences, de la pensée multitâche et de la pensée critique à l'ouverture d'esprit. Il peut y avoir des cas dans lesquels votre patron ou un supérieur n'est pas en mesure de vous aider à dépanner. Si vous avez la possibilité de travailler indépendamment sous pression, vous serez un employé hors concours.

• Sens administratif
• La pensée créative
• La flexibilité
• Gestion des demandes de renseignements
• Indépendance
• Surveillance de l'inventaire des bureaux
• Multitâche
• Ouverture d'esprit
• Persistance
• Photocopie / numérisation
• Proactif
• Résolution de problème 
• Recherche
• Autodiscipline

Compétences générales importantes

En plus de ces cinq principales compétences de bureau, les meilleurs employés de bureau possèdent également des compétences générales qui sont souvent des traits de personnalité innés plutôt que des compétences apprises.

Il s'agit notamment de solides compétences interpersonnelles, de travail d'équipe, de flexibilité, de fiabilité, d'adaptabilité et de créativité. Ce sont des caractéristiques essentielles pour les directeurs de bureau, les réceptionnistes, les assistants personnels, les assistants de bureau et les assistants exécutifs. 

Points clés à retenir

Lisez attentivement la description du poste: Chaque emploi nécessitera des compétences et une expérience différentes, alors concentrez-vous sur les compétences énumérées par l'employeur. Vous pouvez consulter nos autres listes de compétences répertoriées par emploi et par type de compétence.

Utilisez des mots clés dans votre CV: Les employeurs utilisent des systèmes de suivi des candidats pour rechercher des mots clés spécifiques, donc les curriculum vitae qui les incorporent seront plus susceptibles d'être sélectionnés pour un examen plus approfondi.

Ajoutez des mots clés à votre lettre de motivation: Dans le corps de votre lettre de motivation, essayez de mentionner une ou deux de ces compétences et donnez un exemple spécifique d'un moment où vous les avez démontrés au travail.

Mentionnez des mots de compétence dans l'interview: Assurez-vous d'avoir au moins un exemple de temps où vous avez démontré chacune des cinq premières compétences énumérées ici pour votre entretien.