Compétences de gestion de niveau 1

Le niveau 1 des compétences de gestion Pyramid montre les compétences de base que tout gestionnaire débutant doit maîtriser. C'est le fondement de la pyramide des compétences de gestion, qui montre les compétences qu'un manager doit maîtriser pour réussir et montre comment ces compétences en gestion s'appuient les unes sur les autres vers le succès.

Compétences de gestion de base

Il y a quatre compétences de gestion de base que tout le monde doit maîtriser pour réussir dans un emploi de gestion. Ces quatre compétences de base sont de planifier, d'organiser, de diriger et de contrôler et ils sont discutés séparément en détail ci-dessous.

Plan

La planification est la première et la plus importante étape de toute tâche de gestion. C'est aussi l'étape la plus souvent négligée ou délibérément ignorée. Bien que la quantité de planification et le détail requis varieront d'une tâche à.

C'est ce qui fournit l'ancien adage des 6 P de planification: la planification et la préparation antérieures empêchent les mauvaises performances, (ou les 7 P: approprié, préalable, planification, empêche, pisse, mauvaise, performance) selon la façon dont vous comptez.

Bien que la plupart des gens associent le terme planification à la planification générale des entreprises, trois niveaux de planification différents existent réellement:

• Planification stratégique
• Planification tactique
• Planification opérationnelle

Et différents types de planification sont utilisés pour atteindre des niveaux et des zones de préparation:

• Planification des catastrophes
• Planification de la relève
• Planification de la crise
• Planification de la rémunération

Compétences de gestion de base nécessaires à une planification efficace

Ce sont quelques échantillons de compétences que vous devez avoir à planifier efficacement.

• Envisager un État futur
• Organisez mentalement la mission et la vision essentielles qui vous emmèneront vers le futur état souhaité
• Déterminer une stratégie globale qui réalisera le futur état souhaité
• Sélectionnez des objectifs et des activités à court terme qui vous y mèneront

Organiser

Un manager doit être en mesure d'organiser des équipes, des tâches et des projets afin de faire le travail de l'équipe de la manière la plus efficace et la plus efficace. En tant que directeur débutant, vous pouvez organiser une petite équipe de travail ou une équipe de projet. Ces mêmes compétences seront nécessaires plus tard dans votre carrière lorsque vous devrez organiser un département ou une nouvelle division de l'entreprise.

De toute évidence, le chevauchement existe entre la planification du travail et l'organiser. Lorsque la planification se concentre sur ce que vous devez faire, l'organisation est plus opérationnelle et se concentre davantage sur la façon de faire le travail le mieux.

Compétences de gestion de base nécessaires à l'organisation efficace

Lorsque vous organisez le travail, vous devez:

• Déterminer les rôles nécessaires pour accomplir le plan
• Attribuer des tâches aux rôles
• Déterminez la meilleure ressource (personnes ou équipements) pour le rôle
• Obtenir les ressources et les attribuer aux rôles
• Attribuer des ressources aux rôles et en déléguer l'autorité et la responsabilité.

Que vous ayez été affecté à une petite équipe ou à un projet à gérer, les managers débutants doivent également être en mesure d'organiser des bureaux et des systèmes de données.

Plus lié à l'organisation

Vous ne pourrez peut-être pas déplacer physiquement les gens pour rassembler votre équipe, mais vous devriez considérer la possibilité. D'un autre côté, vous devrez peut-être déplacer plusieurs personnes dans un petit espace et vous devrez organiser des choses afin que l'équipe puisse travailler efficacement dans cet espace. Plus tard dans votre carrière, vous devrez peut-être organiser un bureau pour accueillir les équipes de plusieurs départements différents et leurs besoins spécifiques.

Vous devrez également être en mesure d'organiser tous les systèmes informatiques qui géreront les données dont votre équipe a besoin pour collecter ou distribuer. Vous devez décider si, par exemple, vous devez configurer des pages Web partagées sur l'intranet de l'entreprise ou simplement un dossier partagé sur le serveur de fichiers. Décidez comment allez-vous organiser les systèmes afin que tous ceux qui ont besoin d'informations y aient accès (et qu'il n'est pas disponible pour ceux qui ne devraient pas le voir, comme vos concurrents).

Si votre équipe a besoin ou produit autre chose que des informations, vous devez organiser pour que votre équipe obtienne ce dont elle a besoin, quand elle en a besoin, et peut sortir aux autres ce que votre équipe produit au bon moment.

Organisez-vous

N'oubliez pas de vous organiser. Même en tant que directeur débutant, vous devez être en mesure de vous organiser, votre temps et votre espace afin que vous puissiez être le plus efficace.

Enfin, vous constaterez qu'il est rarement suffisant pour organiser des projets une fois. Avec des changements constants dans les ressources, les objectifs et les facteurs externes, vous devrez généralement réorganiser pour s'adapter à eux.

Direct

La mise en scène est l'étape d'action. Vous avez planifié et organisé le travail. Maintenant, vous devez diriger votre équipe pour faire le travail. Commencez par vous assurer que l'objectif est clair pour tout le monde dans l'équipe. Savent-ils tous quel est le but? Savent-ils tous quel est leur rôle dans l'amener l'équipe à l'objectif? Ont-ils tout ce dont ils ont besoin (ressources, autorité, temps, etc.) pour faire leur part?

Tirez, ne pousse pas

Vous serez plus efficace pour diriger l'équipe vers votre objectif si vous tirez (les dirigez-les) plutôt que de pousser (asseoir et donner des ordres). Vous voulez motiver les gens de votre équipe et les aider et les inspirer vers les objectifs de l'équipe.

Compétences de gestion de base nécessaires à la mise en scène

Lorsque vous dirigez le travail de l'équipe, vous devez:

• Fournir une direction claire pour que l'équipe puisse réussir
• Assurez-vous que les membres de l'équipe sont clairs sur le rôle qu'ils doivent jouer pour que l'équipe réussisse
• Fournir le moins de direction à l'équipe afin que l'équipe soit habilitée à réussir
• Fournir une inspiration et un suivi pour maintenir une présence à l'appui de l'équipe

Contrôle

Certains rédacteurs essaient de "adoucir" cette compétence de gestion de base en l'appelant "coordonner" ou des termes similaires. Le terme plus fort, le contrôle, est essentiel, cependant, afin que le manager soit en mesure de contrôler les activités de l'équipe.

Dans les étapes ci-dessus, vous avez prévu le travail, organisé les ressources pour que cela se produise le plus efficacement et vous avez ordonné à l'équipe de commencer à travailler. Dans l'étape de contrôle, vous surveillez le travail effectué. Vous comparez les progrès réels du plan. Vous vérifiez que l'organisation fonctionne comme vous l'avez conçue.

Si tout se passe bien, vous n'avez pas besoin de faire autre chose que de surveiller. Cependant, cela se produit rarement. Un employé tombe malade, le tri de la base de données prend plus de temps chaque itération que prévu, un concurrent clé baisse ses prix, un incendie détruit le bâtiment à côté et vous devez évacuer pendant plusieurs jours, ou un autre facteur a un impact sur votre plan.

Réajuster le projet

L'étape de contrôle dicte maintenant que vous devez prendre des mesures pour minimiser l'impact et ramener votre projet à l'objectif souhaité le plus rapidement possible. Souvent, cela signifie revenir à la phase de planification et ajuster les plans. Parfois, cela peut nécessiter un changement dans l'organisation. Et vous devrez rediriger tout le monde vers les nouveaux objectifs et les inspirer. Ensuite, bien sûr, vous contrôlez le nouveau plan et vous ajustez si nécessaire. Ce cycle continue jusqu'à ce que vous terminez la tâche.

Compétences de gestion de base nécessaires pour contrôler

Lorsque vous contrôlez le travail, vous devez:

• Surveiller les progrès de l'équipe et des projets
• Vérifiez que chaque rôle est accompli par un employé
• Établir des normes de performance et de qualité
• Aidez l'équipe à résoudre les problèmes et à supprimer les obstacles à leur succès
• Fournir des commentaires sur les actions prises et les progrès de l'équipe
• Fournir des récompenses et une reconnaissance des succès et des progrès de l'équipe
• Faire des ajustements aux décisions prises lors des phases de planification, d'organisation et de réalisation au besoin

Les gestionnaires contrôlent également les outils

Dans l'étape de contrôle, vous définissez des normes de performance et de qualité, puis vous surveillez pour vous assurer qu'ils sont satisfaits. Il y a autant d'outils disponibles que vous avez besoin de surveiller.

• Outils de planification: un certain nombre d'outils logiciels vous permettent de saisir votre horaire, puis de mettre à jour les progrès régulièrement. Le programme mettra en évidence les changements dans le calendrier afin que vous puissiez identifier les mesures correctives à prendre.
• Contrôles financiers: En tant que gestionnaire, vous aurez généralement un budget. Les rapports du Département des finances vous feront savoir comment vos dépenses (sur les personnes et autres ressources) correspondent au plan.
• Contrôle des gens: vous devez vous assurer que toutes les personnes de votre équipe se produisent comme prévu. S'ils ne le sont pas, vous devez trouver et réparer la cause. Ne comprennent-ils pas l'objectif? N'ont-ils pas de ressources ou de compétences dont ils ont besoin? La tâche est-elle trop grande pour eux et doit être modifiée ou affectée à une ressource différente? Votre travail en tant que manager signifie donner aux membres de votre équipe des commentaires sur la façon dont leur performance répond au plan. Quand ce n'est pas le cas, vous devez prendre des mesures correctives.

La ligne de fond

Les compétences de gestion débutant: planifier, organiser, diriger et contrôler sont fondamentales pour la capacité d'un gestionnaire à atteindre ses objectifs, ses projets et les produits de travail et les progrès de la partie d'une organisation pour laquelle le gestionnaire est responsable. Avec succès dans chacune de ces compétences de base, un manager est sur la bonne voie d'une carrière de gestion réussie.