Gérer les dépenses avec les employés de QuickBooks et les rapports de paie

QuickBooks propose une collection de rapports de paie qui génèrent une mine d'informations sur les employés d'une entreprise et les dépenses. Ces rapports peuvent fournir des informations sur le personnel général ou sur les employés individuels, et peuvent être facilement exportés pour partager et diversifier les utilisations des données.

Rapports de données des employés

Les rapports suivants peuvent aider à gérer l'hébergement de l'entreprise et donner un aperçu du total des heures de travail, des salaires payés et d'autres statistiques utiles telles que:

• Résumé de la paie: Ce rapport peut être généré pour les employés individuels ou pour tous les employés à partir d'une gamme spécifique de dates. Il peut inclure une rémunération brute, un salaire net, des impôts et toute autre déduction.
• Détail de paie: Ce rapport peut explorer des informations sur les chèques de paie individuels, y compris les antécédents de rémunération et les déductions.
• Déductions et contribution de la paie: Ce rapport fournit des détails sur les déductions individuelles et collectives des employés, ainsi que les contributions de l'entreprise pour les périodes de salaire unique sur une gamme de dates.
• Détail des employés: Ce rapport répertorie les employés par leur nom ainsi que les adresses, les dates de naissance, les dates de location, les dates de résiliation, les taux de rémunération et les informations fiscales. Les informations sur les taux de rémunération peuvent inclure des salaires ou des tarifs horaires ainsi que des déductions ou des contributions. Les informations fiscales peuvent inclure les numéros de sécurité sociale ainsi que les taxes fédérales, étatiques et locales payées.
• Répertoire des employés: Ce rapport peut recueillir des coordonnées pour chaque employé, y compris le lieu de travail, les numéros de téléphone et l'adresse e-mail.
• Paie totale: Ce rapport fournit des informations sur le salaire total de chaque employé par type, qu'il s'agisse d'un salaire, horaire ou autrement.

Rapports d'utilisation administrative de l'employeur

Les rapports suivants peuvent aider à effectuer des déclarations de taxe sur la paie d'une entreprise. D'autres peuvent aider à recouper les données financières, telles que les rapports de plan de retraite, les vacances et les congés de maladie.

• Responsabilité de la taxe sur la paie: Ce rapport montre que toutes les taxes sur la paie retenues, payées et dues aux employés. Cela peut être décomposé par ce qui a déjà été payé, ce qui doit être payé, ou tout ce qui est combiné. Ce rapport peut fournir toutes les données de l'entreprise ou des données uniquement pour les taxes sur la paie dues aux employés individuels.
• Paiement de la taxe sur la paie: Ce rapport montre tous les paiements sur la taxe sur la paie pour la période entrée. 
• Résumé de la taxe sur la paie et des salaires: Ce rapport montre que les salaires imposables qui sont soumis à la retenue fédérale, étatique et locale, y compris le montant des impôts payés par employé ou pour l'entreprise dans son ensemble. 
• L'indemnisation des travailleurs: Ce rapport montre des salaires payés pour chaque employé éligible. Il s'agit d'informations précieuses pour aider à préparer des formulaires pour les agences d'État ou les compagnies d'assurance.
• Vacances et congés de maladie: Ce rapport montre des heures disponibles et d'occasion pour le début de l'année par employé. La recherche d'heures disponibles qui n'ont pas été utilisées est un bon moyen d'identifier s'il y a ou non des congés à venir qui seront utilisés. 
• Coût total de la paie: Ce rapport indique tous les frais de l'année associés à la paie pour les employés et les entrepreneurs. Cela comprend la rémunération brute, le salaire net, les déductions, les cotisations de l'entreprise et les taxes.
• Régime de retraite: Ce rapport montre toutes les contributions des employés et la société à tous les plans de retraite disponibles, y compris: 401 (k), 401 (k) Rattrapage, simple 401 (k), simple 401 (k) rattrapage, 403 ( b), 403 (b) rattrapage, sarsep, rattrapage sarsep, ira simple, simple rattrapage ira, roth après impôt 401 (k), et après impôt Roth 403 (b).
• Résumé de la facturation de la paie: Ces rapports affichent tous les frais du compte de service de paie QuickBooks en ligne, si cette fonctionnalité a été activée.

Mettre les données au travail

L'un des avantages de rapport de QuickBooks est que vous pouvez exporter des données relativement facilement dans d'autres feuilles de calcul. Cela permet des données personnalisables qui peuvent être partagées avec les parties prenantes.

Les rapports sont particulièrement utiles pour les ressources humaines et les employés de la paie. En quelques clics, le logiciel peut générer des informations détaillées sur les employés individuels ou les groupes d'employés, décomposés par type de rémunération (horaire ou salaire), département ou emplacement. Ces informations sont essentielles lors de la réduction des chèques de paie et à la fois la vérification et le suivi des dépenses de paie.

Les données peuvent également être personnalisées pour afficher uniquement les informations que le personnel doit voir. Par exemple, les gestionnaires peuvent avoir besoin de suivre des choses comme les heures supplémentaires, les vacances, les jours de maladie et les informations de contact mais ne devraient pas avoir accès à des données plus sensibles (comme les numéros de sécurité sociale.) Une fois autorisé, les employés peuvent également accéder aux informations pertinentes à leurs postes.

La personnalisation plus approfondie des rapports peut exclure certaines données via le logiciel lui-même ou filtrer les informations manuellement lors de l'exportation des données vers une feuille de calcul public ou privée.