Présentation des fichiers du personnel et exemple de stratégie de fichier

Un dossier personnel est une documentation enregistrée par les employeurs de l'histoire et du statut de l'ensemble des relations de travail avec un employé individuel. L'employeur maintient cette documentation d'emploi dans un dossier personnel pour trois raisons.

• En tant qu'employeur, vous souhaitez avoir des informations précises à portée de main et organisées lorsque vous avez besoin d'accéder aux informations pour quelque raison que ce soit. Changements dans les contacts d'urgence, les adresses des employés, le suivi des évaluations du rendement, des lettres disciplinaires, de la reconnaissance des employés et du matériel de demande d'emploi sont des exemples des types d'informations que l'employeur voudra accéder rapidement à accéder rapidement.
• L'employeur doit conserver des documents sur les questions de personnel telles que la sélection des employés, la performance, les antécédents de travail, la justification de la rémunération et les demandes de promotion interne, pour n'en nommer que quelques-uns. Une réclamation EEOC, un procès ou même la nécessité de justifier l'absence d'une augmentation ou d'une promotion à un employé exige que l'employeur ait collecté et conservé ce type de documentation des employés.
• Certains dossiers des employés sont requis par les gouvernements fédéraux ou étatiques pour que les employeurs puissent conserver. L'organisation des informations sur les employés dans un dossier personnel est logique pour l'accès et la conformité et la préparation juridiques.

Types de fichiers personnels

Un employeur maintient généralement plusieurs types de dossiers du personnel, pour un usage commercial, pour la confidentialité des employés, pour la vie privée médicale et pour la conformité légale. Aucune loi n'existe qui indique le nombre de fichiers qu'un employeur est tenu pour suivre les lois couvrant l'accès des employés aux fichiers et autres pratiques liées au dossier du personnel.

Cependant, il existe de nombreuses lois et il existe les meilleures pratiques du personnel pour la confidentialité des employés, qui régissent le contenu des dossiers du personnel et qui a accès à ces informations. Ce sont les dossiers du personnel que la plupart des employeurs aux États-Unis maintiennent. (Les lois et pratiques mondiales peuvent différer.)

• Fichier du personnel: C'est le principal dossier des employés qui contient l'histoire de la relation de travail.
• Fichier de paie: Vous souhaitez maintenir un dossier distinct pour tous les problèmes de paie concernant le salaire et les avantages sociaux. Vous ne voulez pas donner à votre personnel de paie un accès aux informations du personnel.
• Fichier médical des employés: La Federal Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) oblige les employeurs à protéger les dossiers médicaux des employés comme confidentiels. De nombreux employeurs gardent ces fichiers verrouillés dans un tiroir de fichiers dans un placard verrouillé.
• Formulaires des employés I-9: Vous devez maintenir un dossier distinct pour tous les employés (pas par employé) Formulaires I-9, car vous ne voulez pas que les employés du gouvernement, qui sont autorisés à vérifier ces formulaires, dans une variété de circonstances, en parcourant vos dossiers principaux et confidentiels pour les employés.

Accès aux employés aux dossiers du personnel

Les employés sont autorisés à accéder à leurs dossiers du personnel des employés sous la direction et la supervision du personnel des ressources humaines. Les dossiers du personnel des employés sont considérés comme la propriété de l'employeur qui a la responsabilité de les maintenir et de les protéger.

Exemple de stratégie de fichier du personnel

Voici un exemple de stratégie de fichier de personnel à utiliser dans votre entreprise. Il discute des différents fichiers recommandés et qui devrait avoir accès à chaque fichier.

Exemple de politique concernant les fichiers du personnel

L'entreprise conserve trois dossiers d'employés pour chaque employé.

Dossier de personnel

Un fichier personnel est maintenu pour chaque employé de (nom de votre entreprise). Ces dossiers du personnel contiennent des documents confidentiels et sont gérés et maintenus par le personnel des ressources humaines.

L'accès à ce dossier est limité au personnel des ressources humaines et suppose que le gestionnaire de chaque employé maintient son propre dossier avec des documents pertinents pour la performance de travail de l'employé.

Les documents typiques dans un dossier personnel comprennent la demande d'emploi, un formulaire de contact d'urgence familial, un historique de mesures disciplinaires documentés, un curriculum vitae, un manuel des employés et des feuilles de signalisation, des informations personnelles actuelles et des évaluations des performances écrites.

Tous les fichiers du personnel ne contiennent pas les mêmes documents, mais chaque fichier personnel a des documents qui sont les mêmes.

Dossiers de paie

Les fichiers de paie sont également maintenus; Les dossiers de paie contiennent des antécédents des emplois, des départements, des modifications de compensation, etc. L'accès au fichier de paie est limité à la comptabilité appropriée et au personnel RH.

Dossier médical des employés

Un dossier médical des employés est également maintenu. Le contenu du dossier médical n'est disponible à personne, sauf le personnel désigné des ressources humaines et l'employé dont les dossiers sont conservés dans le fichier. Au nom de votre entreprise), les dossiers médicaux reçoivent le plus haut degré de stockage et de confidentialité sûrs.

Affichage des fichiers des employés

Un employé peut consulter son dossier personnel en contactant un personnel des ressources humaines pendant les heures normales de travail. Le personnel des ressources humaines planifiera un rendez-vous pendant lequel l'employé peut consulter le contenu de son dossier. Aucun employé ne peut modifier ou supprimer tout document de son dossier personnel qui doit être consulté en présence d'un personnel RH.

Questions ou préoccupations concernant le contenu et l'accès des fichiers du personnel

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le contenu des fichiers recommandés ou votre capacité à y accéder, veuillez contacter un membre du personnel RH,

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