Plan de gestion des parties prenantes

Dans la gestion de projet, un plan de gestion des parties prenantes est un document officiel décrivant comment les parties prenantes seront engagées dans le projet. Une partie prenante est une personne ou un groupe qui a un intérêt direct dans le projet. En réfléchissant à quand et comment les parties prenantes seront impliquées, une équipe de projet peut maximiser l'impact positif des parties prenantes sur le projet.

Que sont les parties prenantes?

Les parties prenantes peuvent être internes et externes à l'organisation. Des exemples de parties prenantes internes comprennent des cadres et des unités commerciales telles que la comptabilité et les technologies de l'information. Les unités commerciales ont généralement des représentants de l'équipe de projet. Les parties prenantes externes peuvent être des groupes d'intérêt, des entreprises et des organisations civiques. Il est rare que les parties prenantes externes soient représentées dans l'équipe de projet. Pour les agences avec autorité réglementaire, les industries qu'ils réglementent sont généralement le groupe de parties prenantes externes le plus important pour tout projet. Si une partie prenante est identifiée par l'équipe du projet, cette partie prenante doit être envisagée dans le plan de gestion des parties prenantes.

Il n'est pas pratique qu'une équipe de projet soit composée de membres représentant chaque groupe de parties prenantes. Dans de nombreux cas, c'est impossible. Cependant, l'équipe du projet a besoin de contributions et d'adhésion des parties prenantes pour que le projet réussisse. Par exemple, une organisation gouvernementale souhaite réorganiser et moderniser complètement son logiciel propriétaire le plus utilisé. Presque tout le monde dans l'organisation utilise le programme d'une manière ou d'une autre. Chaque type d'utilisateur ne peut pas être directement représenté dans l'équipe du projet, donc l'équipe élabore des moyens de recueillir les commentaires des parties prenantes et décide des moyens d'informer les parties prenantes sur le statut du projet. Ces méthodes de rassemblement des stratégies d'entrée et de communication sont documentées dans le plan de gestion des parties prenantes.

Parties prenantes vs plan de communication

Il peut y avoir une quantité importante de saignement entre le plan de gestion des parties prenantes d'un projet et le plan de communication. Leurs fonctions sont très similaires. Un plan de gestion des parties prenantes est plus large en ce qu'il facilite la contribution du projet ainsi que les résultats. Un plan de gestion des parties prenantes est plus étroit en ce qu'il ne traite que ceux qui ont des intérêts acquis alors qu'un plan de communication pourrait inclure un public plus large.

Évolution

Le plan de gestion des parties prenantes est généralement conservé par le chef de projet. Au fur et à mesure qu'un projet progresse, le chef de projet passe en revue le plan de gestion des parties prenantes et le ramène périodiquement à l'équipe du projet pour examiner les mises à jour. Un projet peut être très différent au milieu de son calendrier que dans les étapes de la planification, il est donc important de s'assurer que les documents directeurs d'un projet sont modifiés si les circonstances nécessitent.

Exemple

Voici un exemple de la façon dont un plan de gestion des parties prenantes peut changer au cours d'un projet. Une agence d'État se lance dans un projet de réglementation. Au début, le sponsor du projet et le chef de projet présentent une liste des parties prenantes à mettre dans le plan de gestion des parties prenantes. L'une des premières tâches de l'équipe de projet consiste à étoffer le plan. Après quelques mois, un membre de l'équipe de projet identifie un intervenant à lequel personne n'a pensé au début du projet. Le chef de projet ajoute la nouvelle partie prenante au plan et appelle une réunion de l'équipe de projet pour discuter de la façon d'engager la nouvelle partie prenante. Une fois que l'équipe décide quoi faire, le chef de projet informera le sponsor du projet.

Le plan de gestion des parties prenantes est un document vivant. À mesure que le projet change, le plan de gestion des parties prenantes peut changer avec lui pour mieux répondre aux besoins du projet. Avec un plan de gestion des parties prenantes Nimble, une équipe de projet peut recueillir de manière appropriée les contributions et les commentaires des parties prenantes ainsi que de tenir ces parties prenantes informées.