Préparation d'un audit des travailleurs physiques

Comme de nombreux propriétaires d'entreprise, vous pouvez redouter l'idée d'un audit de rémunération des travailleurs physiques. La perspective d'un audit peut sembler moins intimidant si vous savez de quels enregistrements l'assureur aura besoin et les organiser à l'avance. Une préparation avancée de votre part aidera à garantir que l'audit se déroule rapidement et en douceur.

Planification de l'audit

Si l'assureur d'indemnisation de votre travailleur prévoit de procéder à un audit physique, il devrait vous en informer par lettre ou par téléphone peu de temps après l'expiration de la politique d'indemnisation de votre travailleur. L'audit doit être prévu pour une date qui vous convient. Vous aurez besoin d'un délai adéquat pour collecter les informations nécessaires. Demandez à l'assureur une liste des données dont l'auditeur aura besoin pour l'audit. 

Notez que votre auditeur assigné peut ou non être un employé de l'assureur. Certains assureurs maintiennent un service d'audit interne doté de leurs employés. D'autres sous-traitent la fonction d'audit à un cabinet d'audit indépendant. Le processus doit être le même, que ce soit un assureur ou un entrepreneur à effectuer l'audit.

Enregistrements dont vous aurez besoin

L'auditeur aura besoin de données financières pour la période couverte par la politique auditée. Voici le type d'informations que l'on vous demande de fournir:

• Grand livre comptable
• Formulaires fiscaux, en particulier les formulaires 941 et 944, les employeurs de déclaration de revenus fédérale (trimestrielle et annuelle, respectivement)
• Records des décaissements en espèces
• Paiements pour les services fournis par les entrepreneurs indépendants. L'auditeur devra vérifier que ces travailleurs ne sont pas vos employés.
• Paiements pour les services fournis par les sous-traitants
• Certificat d'assurance pour chaque sous-traitant que vous avez embauché
• Formulaires W-2 et 1099
• Description de poste pour chaque travailleur. Assurez-vous qu'il décrit avec précision les fonctions du travailleur.
• Description de vos opérations commerciales
• Enregistrements de paie pour la durée de la politique. L'auditeur devra vérifier toutes les sources de rémunération fournies à chaque travailleur (salaire, primes, etc.).
• Limitations de paie applicables aux dirigeants, partenaires, propriétaires individuels ou autres directeurs couverts par la politique
• Votre feuille de travail de notation d'expérience

Une fois que vous avez collecté les données nécessaires, vous devrez l'organiser. Mettez tous vos dossiers de paie (tels que les formulaires W-2, les talons de paie et les enregistrements des heures supplémentaires) afin que les informations soient facilement accessibles. De même, placez toutes les informations relatives aux sous-traitants, y compris les montants de paiement et les certificats d'assurance, en un seul endroit. Vos efforts seront payants, ce qui rend l'audit plus facile et plus rapide.

Rencontrer l'auditeur

Lorsque l'auditeur arrive, dirigez-le dans un endroit calme où l'individu peut travailler sans être dérangé. Essayez d'être coopératif et de répondre aux questions de l'auditeur ainsi que vous pouvez. Si vous demandez à un employé de confiance de rencontrer l'auditeur en votre nom, assurez-vous qu'il ou elle:

• connaît bien votre entreprise
• comprend toutes les phases des opérations de votre entreprise
• sait quelles tâches sont effectuées par chaque employé
• comprend la politique de rémunération des travailleurs de votre entreprise, y compris les classifications qu'elle contient
• comprend les dossiers financiers de votre entreprise, y compris les données de paie, afin qu'il puisse répondre aux questions de l'auditeur

Si votre entreprise utilise une entreprise de comptabilité hors site pour gérer vos fonctions comptables et de paie, pouvez-vous envoyer l'auditeur au bureau de votre comptable? Non! Votre comptable peut fournir les dossiers financiers dont le vérificateur a besoin, mais un audit physique doit être effectué dans vos locaux.

Ce qui est inclus dans la paie?

La base des primes d'indemnisation des travailleurs est rémunération (Payroll), la valeur monétaire des services que vos employés fournissent à votre organisation. Votre assureur calcule votre prime en multipliant un taux de taux de rémunération et en divisant le résultat par 100. La NCCI et certaines autorités de rémunération des accidents du travail de l'État fournissent une définition écrite de rémunération. Bien que la définition varie d'un état à l'autre, il comprend généralement les éléments suivants:

• Salaires et salaires bruts, y compris les salaires et salaires rétroactifs
• Commissions totales reçues par un travailleur comprenant tout tirage contre eux
• Bonus, y compris les plans de bonus de stock
• Vacances, vacances et salaire malade
• Paiement des heures supplémentaires. Dans la plupart des États, la rémunération des heures supplémentaires est calculée au taux droit. Par exemple, si le taux horaire d'un travailleur est de 20 $ et qu'il est payé 600 $ pour 20 heures supplémentaires, seulement 400 $ de la rémunération des heures supplémentaires seraient inclus comme rémunération.
• Les paiements effectués par vous qui auraient autrement été retenues à la rémunération des employés, comme l'exige la loi pour la sécurité sociale, l'assurance-maladie ou un régime de retraite
• Paiement aux travailleurs sur une base autre que le temps travaillé. Les exemples sont le travail à la pièce, le partage des bénéfices ou les plans d'incitation.
• Paiement ou allocations pour les outils à main ou les outils électriques à main que les travailleurs utilisent pour effectuer leur travail
• Valeur locative d'un appartement ou d'une maison fournie à un employé. De plus, la valeur des autres logements et repas reçus par un travailleur dans le cadre de son salaire
• Paiements déduits du salaire brut des travailleurs pour la retraite, la cafétéria ou les plans d'épargne
• Payroll pour les employés de sous-traitants non assurés (voir commentaires ci-dessous)

Ce qui est exclu de la paie?

Le sens de rémunération exclut généralement certains coûts. Alors que les exclusions varient d'un État à l'autre, la plupart des États excluent ce qui suit:

• Conseils et autres gratifications reçues par les employés
• Paiements par l'employeur à des régimes d'assurance ou de retraite de groupe
• Paye indemne (autre que pour le temps travaillé)
• Remises sur les marchandises achetées à l'employeur
• Dépenses commerciales remboursées
• Payer les fonctions militaires actifs
• Indemnités uniformes

Classifications

L'une des principales tâches d'un auditeur est de vous assurer que votre entreprise est correctement classée. Pour effectuer cette évaluation, l'auditeur examinera les opérations de votre entreprise, puis déterminera si les classifications sur votre politique sont appropriées.

L'auditeur commence généralement par évaluer votre Classification de base. C'est la classification qui décrit le mieux votre entreprise globale. C'est souvent la même chose que le Classification du Gouvernement, qui est la classification attribuée le plus de paie. Par exemple, supposons que vous exploitez un atelier d'usinage. Certains de vos employés travaillent avec des tours tandis que d'autres exploitent des presses à forage ou des machines d'estampage. Les activités effectuées par vos employés varient d'un travailleur à l'autre, mais tous correspondent à votre classification de base, atelier d'usinage. Étant donné que la plupart de votre salaire va aux employés d'atelier d'usinage, l'atelier d'usinage est votre classification gouvernante.

Certains employés peuvent effectuer des tâches qui nécessitent des classifications distinctes. Par exemple, supposons que votre atelier d'usinage emploie un travailleur de bureau qui effectue son travail dans un bureau ci-joint loin des autres travailleurs. Cet employé sera probablement attribué à l'employé de bureau de bureau de classification plutôt que d'atelier d'usinage.

Les systèmes de classification des accidents du travail des travailleurs sont basés sur des règles complexes qui peuvent être difficiles à comprendre pour les assurés. Si votre auditeur reclasse votre entreprise ou calcule votre prime d'une manière que vous ne comprenez pas, demandez-lui une explication simple. Si vous êtes toujours confus, demandez de l'aide à votre agent ou à votre courtier.

Sous-traitants

De nombreux États ont des lois qui imposent une responsabilité aux entrepreneurs qui embauchent des sous-traitants non assurés. Ces lois s'appliqueront à vous si votre entreprise opère en tant qu'entrepreneur, et qu'il sous-trait des sous-traitants à d'autres.

Par exemple, supposons que votre entreprise, ABC Construction, embauche un sous-traitant appelé P&J Plumbing pour faire des travaux de tuyauterie dans un bâtiment que vous rénovez. Un employé de P&J est blessé au travail et tente de percevoir les prestations d'indemnisation des accidents du travail de son employeur. Le travailleur a échoué car P&J n'a pas acheté la couverture des accidents du travail. Dans la plupart des États, le travailleur blessé peut demander des prestations en vertu de la politique d'indemnisation de votre travailleur.

Les assureurs sont tenus par la loi de fournir des avantages blessés des employés de sous-traitants non assurés embauchés par leurs assurés. Ainsi, votre auditeur examinera vos documents fiscaux, y compris les 1099 formulaires que vous avez émis aux sous-traitants. Il ou elle vérifiera que vous avez obtenu un certificat d'assurance à chaque sous-traitant que vous avez embauché. Si un sous-traitant ne fournissait pas de preuve de l'assurance contre les accidents du travail, l'auditeur vous facturera une prime supplémentaire pour la couverture d'assurance de cet entrepreneur.

Le taux facturé pour un sous-traitant non assuré dépend du type de travail effectué par le sous-traitant. Par exemple, si le sous-traitant a effectué des travaux de toiture, le taux de classification de toiture applicable sera utilisé. Le taux sera appliqué à tout ou à une partie du coût des travaux sous-traités. Si l'argent que vous avez payé au sous-traitant était réservé à la main-d'œuvre, alors le coût total (divisé par 100) sera utilisé comme base de la prime.

Entrepreneur contre sous-traitant

Si votre entreprise n'est pas un entrepreneur, êtes-vous responsable des blessures subies par les employés des entrepreneurs indépendants que vous embauchez? La réponse est généralement non. Un entrepreneur exploite une entreprise indépendante et est chargé de fournir des prestations d'indemnisation des travailleurs à ses employés blessés.

Par exemple, supposons que vous possédiez un magasin de détail. Vous embauchez un revêtement de sol fabuleux, un entrepreneur de revêtements de sol, pour arracher un vieux plancher dans votre magasin et le remplacer par un nouveau. Vous décrivez le résultat que vous voulez (un nouvel étage), et Fabulous fait le travail. Un fabuleux superviseur supervise le travail, établit des horaires de travail et dictant comment les employés accomplissent leur travail. Si un employé fabuleux est blessé lors de l'installation de votre nouvel étage, Fabulous (pas votre entreprise) sera obligé de fournir des avantages.

Il existe des situations où une entreprise pourrait être tenue responsable des blessures aux employés d'un entrepreneur indépendant. Ainsi, vous devez insister pour que tous les entrepreneurs indépendants fournissent un certificat d'assurance indiquant qu'ils ont acheté une assurance contre les accidents du travail.