Structures de gouvernance du projet

La gouvernance pourrait être l'un des sujets plus secs de la gestion de projet, mais c'est aussi l'un des plus importants. C'est la façon dont la haute direction sait que leurs équipes font du bon travail, et cela les rassure que le projet se déroule comme il se doit. Il fournit également les chèques et contrepoids nécessaires pour que les gestionnaires sachent que l'argent est dépensé de manière appropriée et alignée sur l'analyse de rentabilisation.

En fin de compte, il est de la responsabilité du sponsor du projet de s'assurer qu'il existe une gouvernance adéquate, mais les chefs de projet peuvent également jouer un rôle actif dans ce. Quel que soit votre rôle, cela aide à comprendre la gouvernance du projet et comment cela aide les équipes à atteindre leurs objectifs.

Définir la gouvernance du projet

«Gouvernance», en termes de gestion de projet, fait référence aux politiques, aux processus, aux normes, aux procédures et aux directives qui déterminent comment les projets sont dirigés, exécutés et contrôlés par votre organisation. C'est le cadre dans lequel un projet progresse. Il comprend les aspects financiers du projet, ainsi que la logistique, le personnel et les matériaux liés au projet.

La gouvernance peut être étendue et «lourde», avec beaucoup de bureaucratie, ou «légère», avec un minimum de surveillance. Les gestionnaires devraient viser le bon niveau de gouvernance pour leur environnement et leur culture. S'assurer que vos politiques de gouvernance correspondent à l'objectif du projet est un facteur clé pour s'assurer qu'ils sont efficaces.

La gouvernance commence au sommet. Dans les grandes entreprises, cela devrait inclure un engagement envers les directives de gouvernance du projet du conseil d'administration de la société. L'attitude et les normes attendues par les membres du conseil d'administration se filtront aux conseils de projet, aux chefs de projet et aux équipes.

Pourquoi la gouvernance des projets est importante

Votre sponsor de projet et d'autres parties prenantes clés veulent savoir que vous dépensez le budget du projet de la bonne façon. Ils veulent voir que vous suivez efficacement les progrès de votre projet et que vous interrogez pour gérer le risque du projet comme nécessaire, mais la justification d'une bonne gouvernance du projet va plus loin que cela.

La gouvernance n'est pas seulement un problème interne. La gouvernance est demandée par les clients, en particulier ceux du secteur public. Les gouvernements et les régulateurs demandent (et dans certains cas, appliquez) certaines normes pour certains projets. De nombreuses entreprises doivent adhérer aux conseils d'une législation externe, comme la loi de Sarbanes-Oxley, qui a été adoptée en 2002 pour exiger que les entreprises prennent certaines mesures pour garantir des audits précis, une responsabilité et une transparence. Une solide gouvernance du projet n'est qu'une petite façon de prouver que votre entreprise fonctionne efficacement et dans les directives et réglementations spécifiées pour votre industrie.

La gouvernance du projet vous aide également:

• Améliorez votre retour sur investissement et suivez efficacement ces investissements
• Gagnez l'adhésion pour les projets
• Évitez les causes courantes de l'échec du projet en créant plus d'occasions de les reconnaître dès le début du processus
• Communiquer plus efficacement
• Introduire la normalisation entre les projets, ce qui facilite la comparer les performances
• Minimiser le risque
• Développer et motiver le personnel dans un environnement structuré

À quoi ressemble la gouvernance du projet

Alors, à quoi ressemble la bonne gouvernance du projet sur un projet? Vous reconnaîtrez certaines activités et qualités lorsqu'un projet aura une gouvernance appropriée.

Il y a un cycle de vie de gestion de projet discipliné Cela inclut des points définis pour l'approbation. Ce sont des points où la viabilité du projet est discutée et une décision est prise quant à la poursuite du travail ou non.

Les projets ont une analyse de rentabilisation claire, et les analyses de rentabilisation ont suffisamment d'informations pour permettre aux équipes de gestion de prendre les bonnes décisions. Ces décisions sont adéquatement documentées et communiquées.

Les personnes travaillant sur des projets ont rôles et responsabilités définies. Les personnes qui composent l'équipe de projet sont expérimentées et qualifiées dans leurs rôles pertinents. Les processus et les procédures devraient permettre aux équipes du projet d'examiner leur projet et de demander un soutien indépendant si nécessaire.

Il y a un Culture de l'apprentissage continu Cela permet aux équipes de projet de s'améliorer en continu et de discuter des leçons apprises dans un environnement sans blâme.

Les parties prenantes sont engagées et ils font confiance au processus. La gouvernance d'un projet est liée aux structures de gouvernance de l'organisation dans l'ensemble. L'objectif principal de la gouvernance des projets est de s'assurer que les projets sont réalisés de la bonne manière, qui est intrinsèquement lié à la gouvernance financière au niveau de l'entreprise, à la gestion des risques d'entreprise, et plus.

La gouvernance du projet devrait s'adapter parfaitement à vos processus organisationnels actuels. En d'autres termes, ne créez pas un tout nouveau processus de gestion financière lorsque vous en avez déjà un qui fonctionne dans d'autres domaines! Utilisez ce qui existe actuellement et modifiez les processus d'entreprise pour les rendre adaptés à l'utilisation dans un environnement de projet.

5 domaines d'intérêt pour la gouvernance des projets

Lorsque vous commencez à l'examiner, vous vous rendrez compte que la gouvernance du projet est omniprésente à travers tous les éléments de la gestion de projet. Cependant, il existe certains domaines d'intervention clés où la gouvernance est particulièrement pertinente.

• Méthodologies et processus: ceux-ci vous aident à fournir du travail de manière fiable et durable.
• Gestion des connaissances: Ceci est crucial pour s'assurer que l'organisation apprend de l'expérience du projet. La gestion des connaissances est essentielle si vous voulez arrêter de faire les mêmes erreurs plusieurs fois.
• Maturité de la gestion de projet: à mesure que votre gestion de projet organisationnelle arrive à mûr par l'expérience, votre capacité à livrer avec succès.
• Adhésion de niveau supérieur: L'engagement envers la gouvernance des projets commence au sommet. Si vous avez un soutien à la direction, cela se déroulera à travers tous les niveaux de l'entreprise et l'approche de la gouvernance sera plus durable.
• Culture de soutien: une culture de soutien, et non de blâme, s'assurera que les chefs de projet ont le bon environnement dans lequel prospérer. Une culture de soutien, dirigée par le bureau de gestion de projet ou le directeur de projet, aidera les chefs de projet à atteindre leurs objectifs et ceux du projet.

Que faire s'il n'y a pas de norme d'entreprise

De nombreux chefs de projet dans des organisations plus petites se retrouvent à gérer des projets dans un environnement qui soutiennent et où il y a l'adhésion pour le concept de gestion de projet, mais il y a un manque de structures organisationnelles formelles à partir de laquelle se nourrir.

Dans cette situation, qui n'est pas exclusive aux petites organisations, vous concevez votre modèle de gouvernance de projet à partir de zéro. S'il n'y a pas d'approche de gouvernance de projet que vous pouvez retirer l'étagère et s'adapter à votre projet, vous devrez construire le vôtre.

Ce n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître. Commencez par la configuration des bases:

• Créer un document "Rôles et responsabilités".
• Assurez-vous d'avoir un sponsor de projet.
• Assurez-vous d'avoir un conseil de projet ou un groupe de direction, et organiser des réunions régulières pour lesquelles vous prenez et distribuez des minutes.
• Mettre en place un processus de gestion des risques.
• Configurer un processus de gestion du changement.
• Construisez des points dans votre programme de projet où vous vérifiez la viabilité du projet par rapport aux objectifs originaux de l'analyse de rentabilisation (la fin de chaque étape de la phase est le point naturel pour mettre ces chèques).