Exigences pour le formulaire de vérification de l'admissibilité à l'emploi I-9

Le formulaire d'admissibilité I-9 est requis par la loi sur la réforme de l'immigration, vérifiant l'identité d'un employé et leur éligibilité au travail légalement aux États-Unis. Si un employeur manque des étapes ou oublie d'inclure les documents appropriés, il est en danger pour une amende avec des complications juridiques possibles et assez graves, c'est pourquoi il est si important de vérifier tous les aspects d'un employé I-9.

Énumérez les documents A qui établissent à la fois l'identité et l'admissibilité à l'emploi

Sur l'I-9, il y a une liste de documentation requise pour prouver l'identité. Ces documents établissent l'identité et l'admissibilité à travailler dans le U.S. et sont considérés comme une preuve acceptable des deux.

• U.S. Passeport (non expiré ou expiré)
• Certificat de u.S. Citoyenneté (Formes N-560 ou N-561)
• Certificat de naturalisation (Formes N-550 ou N-570)
• Passeport étranger non expiré avec un Formulaire I-94 indiquant une autorisation d'emploi non expirée
• Carte résidente permanente ou carte de réception d'enregistrement étranger avec photo (Formulaire I-551)
• Carte résidente temporaire non expirée (Formulaire I-688)
• Carte d'autorisation d'emploi non expirée (Formulaire I-688A)
• Permis de réentreprise non expiré (Formulaire I-327)
• Document de voyage de réfugié non expiré (Formulaire 1-571)
• Document d'autorisation d'emploi non expiré publié par le Département de la sécurité intérieure (DHS) qui contient une photographie (Formulaire I-688B)

Énumérez les documents B qui établissent l'identité

En l'absence de l'un des documents ci-dessus, un employé devrait en présenter deux autres, l'un pour la preuve d'identité et l'autre pour la preuve de l'admissibilité à l'emploi. Les documents suivants peuvent être utilisés pour établir l'identité d'un employé:

• Permis de conduire ou carte d'identité émise par un État ou une possession éloignée des États-Unis, à condition qu'il contient une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la hauteur, la couleur des yeux et l'adresse
• Carte d'identité émise par les agences ou entités gouvernementales fédérales, étatiques ou locales, à condition qu'elle contient une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la hauteur, la couleur des yeux et l'adresse
• Carte d'identité scolaire avec une photo
• Carte d'inscription de l'électeur
• U.S. Carte militaire ou record de projet
• Carte d'identité de la dépendance militaire
• U.S. Carte maritime marchand de la Garde côtière
• Document tribal amérindien
• Permis de conduire délivré par une autorité du gouvernement canadien

Énumérez les documents C qui établissent l'admissibilité à l'emploi

Un de ces documents devoir être présenté en plus d'un document de la liste B si un employé n'est pas en mesure de fournir un document de la liste A.

• U.S. Carte de sécurité sociale émise par la Social Security Administration, autre qu'une carte indiquant qu'elle n'est pas valable pour l'emploi
• Certification de naissance à l'étranger délivrée par le Département d'État (Forme FS-545 ou Forme DS-1350)
• Copie originale ou certifiée d'un certificat de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou une possession périphérique des États-Unis portant un sceau officiel
• Document tribal amérindien.
• U.S. Carte d'identité de citoyen (Formulaire I-197)
• Carte d'identité pour l'utilisation d'un citoyen résident aux États-Unis (Formulaire I-179)
• Document d'autorisation d'emploi non expiré publié par DHS autre que ceux énumérés dans la liste A

Liste spéciale pour les personnes qui sont mineurs 

Les employés de moins de 18 ans et qui ne sont donc pas en mesure de présenter aucun des documents ci-dessus peuvent fournir des documents adaptés à l'âge à la place, notamment:  

• Dossier scolaire ou carte de bulletin
• Clinique, médecin ou dossier hospitalier
• Record de garderie ou d'école maternelle

Formulaire supplémentaire I-9 Responsabilités des employeurs

Assurez-vous que les formulaires I-9 sont remplis correctement et que vous et votre employé suivez exactement les instructions. Vous devez conserver le formulaire I-9 de chaque employé dans le dossier pendant au moins trois ans ou pendant un an après la fin de l'emploi, selon les plus longs.

Gardez et faites des copies des documents originaux fournis par vos employés. Ce n'est pas nécessaire mais c'est conseillé. Gardez uniquement le nombre minimum de documents requis et stockez les formulaires et documentez les photocopies séparées de vos fichiers d'employé.

Si des modifications sont apportées au document de fichier I-9, modifiez-les sur le formulaire d'origine et initiale et datez les modifications. Ne remplissez pas un nouveau formulaire. Vénérifier les autorisations de travail expirées et ne permettent pas aux employés de travailler si leur documentation a expiré.

Assurez-vous de répondre en fonction des instructions et des directives de synchronisation si vous recevez une lettre sans correspondance de la Social Security Administration qui indique qu'un certain nombre de vos employés ont des numéros de sécurité sociale invérifiables.

Obtenir les informations actuelles du formulaire I-9 au U.S. Services de citoyenneté et d'immigration (USCIS). Des informations supplémentaires sont disponibles auprès de la Society for Human Resources Management.

Exigences légales 

Le formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel employé quelle que soit son origine nationale ou si l'employé est un U.S. citoyen. Un employeur a violé le droit fédéral de l'immigration s'il ne parvient pas à vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi d'un nouvel employé avec un formulaire I-9. Les pénalités varient considérablement et sont basées sur un système de niveau, mais peuvent atteindre près de 20 000 $. Les pénalités augmentent à partir de 548 $ pour avoir sciemment continué à employer des personnes qui ne soumettent pas les formulaires I-9 avec la vérification appropriée.

Avertissement: veuillez noter que les informations fournies, bien qu'autorisantes, ne sont pas garanties pour l'exactitude et la légalité. Le site est lu par un public mondial et des lois et réglementations sur l'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Veuillez demander une assistance juridique ou une assistance aux ressources gouvernementales étatiques, fédérales ou internationales pour vous assurer que votre interprétation juridique et vos décisions sont correctes pour votre emplacement.