Liste de contrôle de la planification du séminaire

Le séminaire est peut-être l'événement le plus courant que les planificateurs organiseront. Et la plupart des séminaires sont prévus soit en 1/2 jours ou en une journée complète. Pour ceux qui souhaitent créer une liste de contrôle pour planifier un séminaire, ce qui suit offre une structure de haut niveau pour planifier et exécuter un séminaire.

Et pour ceux qui prévoient une conférence de plusieurs jours ou multi-sessions, envisagez d'adopter une approche similaire. Cependant, votre liste de contrôle de planification de séminaire sera plus longue.

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Confirmez le but de l'événement

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Avant de mener une recherche sur la sélection des sites, assurez-vous que vous connaissez les objectifs de base de l'événement:

• Qui est le public?
• Quel est le sujet du séminaire?
• Où devrait-il être localisé?
• Pourquoi les gens y assisteront-ils?
• Quel est l'agenda du séminaire?

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Passez en revue le guide des spécifications de l'événement Apex

Le Convention Industry Council a créé une série d'outils qui devraient être considérés comme une excellente source de meilleures pratiques qui aideront l'événement ou la rencontre avec le planificateur à suivre les détails des événements de planification. Avec des outils de téléchargement gratuits, il aidera tout planificateur d'événements à créer une liste de détails pertinents. Cela inclut, mais n'est pas limité à:

• Profil de l'événement (date, temps, emplacement, contacts, etc.)
• Organisateur d'événements / coordonnées de l'hôte
• Coordonnées du fournisseur
• Profil des participants
• Espace nécessaire
• Nourriture et boisson
• Exigences A / V
• Configuration de la fonction / de la salle

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Créer un profil d'événement

Une fois qu'un planificateur a certaines des questions fondamentales sur l'événement couvert, il est temps de rechercher des lieux possibles pour la réunion. Il est important de travailler en étroite collaboration avec l'organisateur / hôte de l'événement pour déterminer le type de lieu et où le séminaire peut être le plus pratique pour l'organisateur et l'invité (la liste des idées peut être infinie):

• Hôtel local
• Installation de conférence locale
• Espace de restaurant privé
• Musée / galerie d'art de clubs privés

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Députer les besoins du séminaire et les propositions de lieu de req.

La plupart des lieux sont heureux de fournir une estimation pour un éventuel séminaire. Le contact de restauration ou de vente aura besoin des informations BEO suivantes:

• Date (s) possible (s) pour l'événement
• Nombre de participants
• Style de configuration de la pièce (salle de classe, forme en U, etc.)
• Heure de l'événement (compte pour la configuration / démolition)
• Exigences de nourriture et de boissons
• Besoins A / V (y compris les écrans, les micros, etc.)
• Configuration de la salle

Conseil: Embauchez un technicien A / V pour être dédié à votre événement de l'hôtel.

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Confirmer et / ou développer l'ordre du jour

Il est essentiel pour le planificateur d'événements de travailler en étroite collaboration avec l'organisateur / hôte de l'événement, car l'agenda de l'événement changera fréquemment de la conversation initiale jusqu'au jour réel de l'événement. Le planificateur d'événements doit être prêt à ajuster le plan et à travailler en étroite collaboration avec le lieu pour s'assurer que tout fonctionne bien.

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Confirmer l'accord BEO

Une fois que le planificateur connaît le nombre ciblé de participants et les exigences logistiques pour le séminaire, ils devraient sécuriser l'espace de l'événement et les exigences connexes. La plupart des accords devraient permettre au planificateur l'occasion de réduire / augmenter les exigences alimentaires et de boissons jusqu'à un certain nombre de jours avant l'événement. Cependant, de nombreux accords limiteront le montant qu'il permettra à un groupe de réduire les quantités, alors estimez bien.

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Créer des communications et des matériaux d'événements

C'est un élément avec lequel certains planificateurs peuvent être impliqués, tandis que d'autres peuvent ne pas. Essentiellement, certains planificateurs de réunions seront responsables de chacun des éléments suivants:

• Créer des invitations d'événements
• Agenda d'impression et autres documents
• Sécuriser les cadeaux / tombolas des participants
• Produire des badges de noms
• Signale d'événements d'expédition et écrans

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Travailler en étroite collaboration avec l'hôte des événements pour finaliser la logistique

Avant l'événement, il y a quelques étapes importantes qu'un planificateur de réunion termine avant l'événement. Cela comprend la confirmation des éléments suivants:

• Conférenciers de l'événement
• Exigences de l'événement A / V
• Compte des participants à l'événement
• Rôles et responsabilités hôtes
• Besoins des documents de l'événement (vérifiez plusieurs fois)

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Configuration de l'événement

Assurez-vous d'accorder du temps dans le calendrier BEO pour la configuration des événements, et il est recommandé d'arriver environ deux heures avant l'événement.

Conseil: Si le séminaire est prévu le matin, demandez au contact des ventes de sites pour permettre à votre groupe de s'installer la nuit précédente (mais ne laissez rien de précieux sur le site public).

Tous les documents de l'événement, les documents, la signalisation, les écrans, les cadeaux, les tables d'enregistrement, les badges de noms et plus doivent être prêts pour l'événement.

Avertissement: Les haut-parleurs changent parfois les diapositives la veille et fournissent de nouvelles présentations qui doivent être ajoutées au PowerPoint 10 minutes avant l'événement.

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Exécution de l'événement

Après avoir préparé, il est temps pour le séminaire. Attendez-vous à ce qui suit:

• Certains participants arriveront toujours tôt.
• Certains participants arriveront toujours tard.
• Il y a souvent un problème technique.