Exemples de messagerie électronique de la journée de maladie et conseils d'écriture

Bien que l'expression soit de "appeler malade", le courrier électronique est souvent un moyen acceptable d'informer votre manager que vous êtes malade et que vous ne pourrez pas entrer au travail. Avant de frapper "Envoyer", cependant, vous voudrez vous assurer que votre e-mail est correctement rédigé pour éviter toute répercussion négative pour vous, votre équipe ou votre patron. De plus, vous voudrez vérifier le manuel de votre employé afin que vous sachiez quand une note d'un médecin est requise.

Options pour appeler en malade

Avant d'envoyer un e-mail pour faire savoir à votre patron que vous êtes malade, assurez-vous que c'est la façon dont vous vous attendez à notification que vous ne serez pas au bureau ou en ligne si vous travaillez à distance. Assurez-vous également de spécifier si vous serez disponible pour travailler.

Dans de nombreuses organisations, les jours de maladie se sont transformés en jours de "répondre aux e-mails à domicile".

Soyez clair dans votre e-mail pour savoir si vous êtes trop malade pour répondre aux e-mails ou prévoyez de vous enregistrer périodiquement.

Aussi, faites savoir à votre manager si vous êtes disponible pour répondre à toutes les questions qui peuvent survenir pendant votre absence. 

Si vous êtes trop malade ou contagieux pour travailler mais que vous pensez qu'il y a des tâches que vous pourriez néanmoins faire à la maison, vous pouvez certainement demander à votre superviseur si le télétravail pour la journée est une option. Cela peut éviter que vous ayez à prendre une journée de maladie payante ou non rémunérée. La pire chose que votre manager puisse dire est non (peut-être simplement parce qu'il préfère que vous prenez la journée pour récupérer pleinement afin que vous puissiez retourner au travail dès que possible).

Bien qu'il puisse être tentant de rester au courant des e-mails même un jour de maladie, gardez à l'esprit que parfois le repos est nécessaire pour récupérer. Et travailler pendant que vous êtes sous le temps peut entraîner des erreurs bâclées. Donc, si vous avez besoin de vous débrancher par e-mail et d'éviter tout le travail, faites-le. 

Exemple de messages électroniques de la journée de maladie

Utilisez cet échantillon de messagerie électronique de la journée de maladie lorsque vous prenez une journée de maladie et si le courrier électronique est opposé à un appel téléphonique ou à un SMS - est un moyen acceptable de notifier votre superviseur.

Sujet: Votre nom - Journée malade

Cher nom de superviseur:

Je ne pourrai pas assister au travail aujourd'hui à cause d'une maladie personnelle. J'utiliserai l'un de mes jours de maladie pour couvrir cette absence du travail.

Veuillez me faire savoir si je peux fournir d'autres informations. Je vais vérifier mon e-mail tout au long de la journée.

Sincèrement,

votre nom

Sujet: Michael Doring Absence

Chère Madame. Kelly,

Veuillez accepter cette notification écrite de mon absence le 27 août 2020. Je n'ai pas pu venir travailler en raison d'une maladie.

Si vous avez besoin d'informations supplémentaires, veuillez me le faire savoir.

Sincèrement,

Michael Ding

Quoi d'inclure dans votre e-mail 

Fournissez à votre superviseur des informations importantes sur les raisons pour lesquelles vous ne serez pas, mais ne partagez pas trop de détails sur la nature exacte de votre maladie. Personne ne veut imaginer les détails! Voici quelques détails que vous voudrez peut-être inclure dans votre note:

Que vous vérifierez ou non votre e-mail. Vous pouvez également fournir votre numéro de téléphone, au cas où quelque chose d'urgence se présente. 

Si vous prenez un congé payé. Mentionner si vous prévoyez de prendre une journée de maladie payante ou non rémunérée.

Expliquez ce que vous manquerez. Si vous êtes au milieu d'un projet ou si vous manquerez une réunion importante, vous voudrez peut-être partager ces informations. Vous pouvez dire quelque chose comme: "Marisa devrait être à jour s'il y a des questions sur la proposition de Richardson" ou "Je ferai de mon mieux pour faire appel à la réunion de l'équipe à midi" ou "je serai aussi Envoyer un courriel à Tanisha pour qu'elle puisse couvrir mes responsabilités sur les réseaux sociaux."

Quand envoyer votre e-mail 

Soyez courtois envers votre superviseur, vos collègues et vos clients applicables. Dès que vous le savez, alertez-les que vous serez malade. Vous pouvez envoyer l'e-mail au milieu de la nuit ou la première chose le matin lorsque votre alarme se déclenche, et vous vous rendez compte que vous n'allez pas pouvoir sortir du lit.

Vous voudrez certainement éviter d'envoyer votre e-mail au moment où vous devriez arriver au travail ou pire, après votre heure de début. Cela peut donner l'impression que vous avez dormi dans votre alarme, et cela peut laisser les collègues se précipiter pour couvrir votre travail pendant le temps qu'il faut à votre superviseur pour trouver un substitut à vous.

Vous pouvez également envoyer un e-mail à votre équipe l'informant que vous serez malade; Garder tout le monde dans la boucle les aidera à s'adapter à votre absence aussi doucement et rapidement que possible.

Configurez un message hors du bureau

Placez une réponse hors bureau sur votre e-mail de travail et / ou votre compte téléphonique. Vous pouvez y faire savoir des personnes qui essaient de vous contacter que vous ne répondrez pas à un e-mail ce jour-là.

C'est aussi une bonne idée de le diriger vers quelqu'un d'autre qui peut aider avec des questions et des préoccupations urgentes pendant votre absence. Annulez également ou déplacez les réunions que vous ne pourrez pas faire. 

Points clés à retenir

Alertez votre superviseur d'une journée de maladie en utilisant un e-mail. Dans votre message, mentionnez si vous vérifierez les e-mails ou que vous serez complètement hors ligne. 

Ne partagez pas trop de détails. Vous pouvez simplement dire "je prends une journée de maladie" ou "Je me sens sous le temps."Il n'est pas nécessaire de partager des détails sur la nature de votre maladie. 

Chronométrer votre e-mail de manière appropriée. Assurez-vous qu'il arrive avant votre heure de départ.

Avoir une sauvegarde en place. Si vous travaillez sur des projets urgents ou si vous recevrez des e-mails qui exigent une réponse immédiate, organisez un autre employé pour couvrir votre travail pendant votre journée de maladie.