Catégories de parrainage pour les festivals communautaires

Les sponsors d'entreprise jouent un rôle important dans la planification et l'exécution de tout festival communautaire. Par exemple, The Taste of Chicago 2019, un festival gastronomique populaire de Windy City, a été parrainé par des partenaires d'entreprise tels que Doordash, Chicago Tribune, Pepsi et Southwest Airlines.

Le goût de Chicago

Le Taste of Chicago est un festival annuel s'étalant sur cinq jours dans le parc Grant à Chicago. C'est devenu l'un des plus grands festivals gastronomiques au monde. Il fournit un excellent exemple de la planification qui va dans l'organisation des festivals communautaires.

Christine Jacob, directrice principale des parrainages d'entreprise au bureau des événements spéciaux du maire à Chicago, soutient de nombreux programmes tout au long de l'année. Mais pour le goût, son objectif est d'identifier les sponsors et de sécuriser ou de négocier des conditions tôt pour aider à maximiser les revenus totaux de l'événement.

Les catégories de parrainage au goût comprennent les éléments suivants:

• Présentation (250 000 $)
• Salles à manger goût (100 000 $)
• Concerts de goût (50 000 $)
• Toûte de goûter (50 000 $)
• Médias: valeur en nature (140 000 $)

Bien sûr, les sponsors sont avisés et mesurent les avantages de participer à un festival communautaire contre leurs propres objectifs commerciaux.

Par exemple, certains sponsors utilisent le goût comme une opportunité de se marquer avec certaines des options de divertissement pour étendre leur visibilité avec les participants à l'événement. Le résultat: Stella Rosa Wine Garden, Lifeway Foods Test Kitchen et Camp Doordash.

Sécuriser les parrainages

Parce que le Taste of Chicago est un événement annuel établi qui se déroule en juillet, les renouvellements de parrainage commencent généralement en septembre pour l'année suivante avec des engagements contractuels d'ici décembre.

«Nous avons la chance que le goût soit ce qu'il est», explique Jacob. «Les gens nous appellent - ce qui est génial. C'est le rêve d'un marketing de faire partie du goût."

Lorsque le comité de programmation pour le goût se réunit chaque année à l'automne, ils envisagent de nouvelles zones de programmation, et c'est à ce moment que l'équipe de parrainage commence à intégrer ces idées dans leur plateforme.

Comment attirer de nouveaux sponsors

Si les sponsors ne s'engagent pas d'ici la fin de l'année ou ne abandonnent pas pour quelque raison que ce soit, il est temps pour l'équipe de parrainage de poursuivre de nouveaux sponsors.

"Cela pourrait signifier des appels et des emplacements à froid", explique Jacobs. «Par exemple, si un sponsor automobile abandonne, nous allons aborder un autre sponsor automobile avec qui nous avons travaillé dans le passé."

Pour ceux qui approchent du parrainage pour la première fois ou ceux qui organisent un événement précédemment organisé qui est désormais annualisé, Jacobs propose les conseils suivants:

1. Même si vous ne réussissez pas, essayez de sécuriser un sponsor de première année.
2. Les parrainages doivent être identifiés comme faisant partie de la phase de planification initiale.
3. Brainstorm Program Elements a tôt pour permettre un temps maximum pour sécuriser les sponsors.
4. Identifier la valeur de chaque catégorie; Renforcez les avantages d'un programme précédemment organisé et de ses niveaux de parrainage.
5. Créez une feuille d'information pour chaque propriété ou catégorie de parrainage individuel.
6. Offrez des sponsors de niveau supérieur le droit du premier refus. La majorité des sponsors participent ou sur place.
7. Renouveler tous les parrainages au moins six mois avant l'événement.
8. Sécuriser le sponsor nouveau et de remplacement au moins trois mois avant l'événement.
9. Organiser des réunions hebdomadaires ou régulières pour communiquer le statut et les renouvellements des sponsors.

Éléments communs dans un package

Les sponsors considèrent le retour sur investissement (ROI) lors de la mesure de la valeur des parrainages. Et les éléments les plus importants comprennent la sensibilisation et les avantages financiers.

Néanmoins, les planificateurs d'événements qui organisent des événements communautaires tels qu'un festival alimentaire détermineront les niveaux de parrainage et les avantages directs de l'organisateur pour aider à soutenir ces objectifs de retour sur investissement. Selon le niveau de parrainage, la visibilité incluse dans le goût peut inclure toute partie ou la totalité des éléments suivants:

• Opportunités de signalisation / bannière (étape, balustrade, tours, poteau de rue, etc.)
• Logo d'entreprise sur la scène principale
• Exclusivité de catégorie
• Tente promotionnelle
• Publicité dans le matériel du programme
• Niveau de statut sur la brochure d'événement
• Logo d'entreprise sur les publicités d'événements
• Logo d'entreprise aux billets-fenêtres
• Mentions dans la publicité radio
• Billets de sièges prioritaires
• Utilisation de tentes d'hospitalité d'entreprise
• Présentations de la scène principale
• Mentions sur scène principale
• Possibilité d'apporter gonflable pour une visibilité accrue
• Communiqués de presse d'entreprise avec des kits de presse d'événements
• Permis de stationnement et de livraison
• Invitations pour appuyer sur Aperçu Party
• Possibilité de distribuer des échantillons pré-approuvés

Avantages

Bien que «les espèces» puisse sembler être la raison la plus évidente de sécuriser les sponsors, de nombreux autres avantages existent pour incorporer des catégories de parrainage dans un festival alimentaire communautaire, selon Jacob:

• Le parrainage de concert aide à amener les meilleurs artistes.
• Les parrainages d'entreprise améliorent la programmation.

La valeur des offres en nature

Certes, parrainer un événement établi comme The Taste est bénéfique à la fois pour le sponsor et l'organisateur, de sorte que les offres en nature peuvent parfois être considérées comme de l'argent. Quelques exemples que Jacob suggère comprend les éléments suivants:

• Sponsors médias pour fournir la télévision, la radio et la publicité imprimée
• Sponsors radio pour compenser les dépenses de talent
• Sponsors des compagnies aériennes pour fournir des sièges pour les divertissements hors de la ville
• Hôtels pour fournir des chambres d'hôtes gratuites pour le divertissement

Un autre facteur important lors de l'identification des sponsors d'un événement familial: «Nous n'avons pas de catégories« péché ». Nous évitons le tabac et les sponsors liés au sexe », dit Jacob. «Et parce qu'il s'agit d'un festival gastronomique, aucun échantillonnage alimentaire n'est autorisé."

Pour tous ceux qui envisagent un événement comme celui-ci pour la première fois, Jacob recommande de faire beaucoup de recherches et suggère que les planificateurs envisagent d'utiliser une entreprise expérimentée pour savoir comment les autres le font.

«En ce qui concerne la création de quelque chose de nouveau, je rechercherais des événements comparables. Réseau autant que possible. Vous ne pouvez pas utiliser les mêmes prix et avantages sociaux, mais essayez de comparer les pommes aux pommes."

Jacobs recommande également IEG, un fournisseur international de recherche indépendante, de conseil, de formation et d'analyse sur le parrainage, comme une bonne source d'information.