Guide de planification des conférences étape par étape

L'organisation d'une conférence à partir de zéro nécessite une énorme quantité de prévoyance et de collecte de données. L'ensemble du processus peut prendre quelques années en fonction de la taille du groupe, mais il est concevable de lancer une conférence réussie en une seule année si vous pouvez prendre des décisions rapides.

La réalité de la planification d'une conférence est que, sans aucune expérience, vous pouvez perdre beaucoup de temps à trop réfléchir à chaque petit détail tout en négligeant des problèmes plus importants. Pour simplifier le processus pour les débutants, nous avons décrit les étapes les plus importantes tout en vous fournissant des liens vers nos procédures plus détaillées sur chaque sujet particulier. Le résultat ici est un guide de planification de la conférence qui vous aidera à commencer par un modèle solide en place.

Étape 1: Créez une vision de votre conférence

Chaque événement commence par une vision, mais vous devrez transformer votre vision en mots et en chiffres afin de mesurer les coûts et de prendre des décisions de planification éclairées. Tout d'abord, vous devez commencer par les bases de la planification des événements comme qui, quoi, quand, où et pourquoi.

Étape 2: Création d'un plan d'affaires

À moins que votre conférence ne soit financée par une subvention ou une organisation, vous devrez tracer d'où vient votre argent et ce pour quoi il est utilisé. La première partie de cette équation, les revenus, devrait être calculée au début du processus de planification.

Maintenant, afin de mettre un prix à une conférence, vous devez avoir une idée de ce que vous prévoyez d'offrir aux participants. Votre itinéraire et votre gamme de conférenciers seront le facteur de vente pour les inscrits potentiels.

Étape 3: Comparaison des lieux et des services

Après avoir une idée plus spécifique sur le moment où votre conférence aura lieu et le nombre de personnes auxquelles vous souhaitez assister, vous pouvez alors commencer à acheter un lieu approprié. Gardez à l'esprit que votre sélection de sites déterminera également vos coûts de restauration et audio / visuels. En effet.

La plupart des conférences devront fournir une sorte d'hébergement de nuit aux clients voyageant de l'extérieur de la région. Cette nécessité crée un autre ensemble de considérations pour prendre en compte votre décision de lieu.

Étape 4: recrutement et gestion des inscrits

Même les conférences les plus populaires doivent commercialiser efficacement leur événement pour remplir chaque siège de la maison. La fréquentation est le facteur le plus important pour le succès de votre événement. Les bons chiffres de fréquentation apportent des revenus et des opportunités de parrainage. Et plus vous vous inscrivez de personnes créera plus de demande d'ouverture de la publicité et de la participation. Pour faire court, si vous pouvez dessiner une foule, tout le reste se mettra en place beaucoup plus facilement.

La gestion de l'enregistrement devient plus difficile à mesure que votre événement se développe en taille. C'est là qu'un système d'enregistrement en ligne peut vous aider à suivre le numéro, à traiter les paiements et à organiser des données.

Étape 5: Planification des détails sur place

Enfin, après avoir organisé et mis en œuvre les éléments commerciaux de la conférence, vous pouvez commencer à réfléchir aux détails sur place. Cela comprend la façon dont les participants navigueront dans la conférence, la disposition générale de chaque pièce et la distribution des aliments et des boissons. Ceci fait partie de la planification d'une conférence que la plupart des gens s'associent à la planification des événements. La meilleure façon de coordonner tous les détails est de parcourir votre itinéraire comme le feraient vos invités. Imaginez comment ils penseront et agiront à chaque point de la journée pour résoudre les problèmes avant de survenir.

Étape 6: Conseils de gestion des expositions

Les conférences présentent généralement une zone d'exposition ou un plancher de convention où les sponsors et les vendeurs louent un espace pour promouvoir leurs produits. Cela peut être une opportunité très lucrative pour votre conférence si vous organisez tout bien. Gardez à l'esprit cependant qu'une zone d'exposition nécessitera un engagement important à la fois en temps et en ressources, alors assurez-vous que vous êtes prêt à gérer les besoins de plusieurs fournisseurs avant de vous engager dans ce format.