RÉSUMÉ DES DESCRIPTION DES APPORTANTS RAPPORTS - Un guide pour les employeurs

Une description du plan de résumé (SPD) est un rapport clé pour les entreprises qui ont des régimes d'avantages sociaux des employés. Pour comprendre les règles des SPD, nous examinerons les détails de qui, quoi, quand et comment se conformer aux exigences d'information de la loi de 1974 sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA) (ERISA).

Quelle est l'exigence d'information ERISA?

ERISA est un programme fédéral qui protège les employés qui ont des régimes d'avantages sociaux mis en place par leurs employeurs. Deux types de plans sont couverts: 

• Plans de retraite
• Plans de santé et régimes supplémentaires de prestations sociales

Pour les entreprises qui ont ces deux types d'avantages, ERISA établit des normes pour les gestionnaires de régimes, et cela les oblige à protéger les plans d'épargne-retraite des employés contre la mauvaise gestion et les abus. Il établit également des normes d'informations fournies aux employés et aux bénéficiaires. 

En plus des régimes de retraite, les exigences de l'ERISA s'appliquent à toutes sortes de plans de santé et d'avantages sociaux, y compris les prestations médicales, l'assurance-vie et les plans de vacances. Les réglementations sur la loi sur les avantages sociaux et les soins abordables font également partie d'ERISA.

Une exigence clé ERISA est que les administrateurs du plan doivent donner aux participants au plan, par écrit, les informations dont ils ont besoin pour connaître leurs régimes de retraite et de prestations de santé. C'est là que le SPD entre en jeu. 

Ce qu'une description de plan sommaire devrait inclure

Un document SPD fournit des informations sur le langage clair pour les participants au régime (employés éligibles couverts par un régime d'avantages ou de retraite) et de leurs bénéficiaires sur des éléments clés tels que les avantages sociaux et comment et quand ils seront fournis.Un SPD doit spécifiquement inclure:

• Le nom et le type de plan
• Critères d'admissibilité
• Une description des avantages et lorsque les participants ont droit à ces avantages
• Une déclaration sur la question de savoir si le régime est couvert par l'assurance de la Pension Benefit Guaranty Corporation si le plan est fermé (requis pour les régimes de retraite)
• La source des contributions aux plans et comment les contributions sont calculées
• Les dispositions de résiliation du plan
• Procédures de réclamations de prestations et comment contester les réclamations refusées
• Une déclaration des droits disponibles pour planifier les participants en vertu de l'ERISA.

Quand émettre des descriptions de plan de résumé

• Tu dois donner nouveaux employés le SPD le plus récent dans les 90 jours suivant leur première couverte par le plan. 
• Vous devez donner un Bénéficiaire qui reçoit actuellement des prestations, une copie du SPD le plus récent dans les 90 jours suivant la première fois qu'ils ont reçu des prestations. 
• Vous devez donner le SPD à tous les participants Au moins tous les cinq ans si aucune modification n'a été apportée ou si le plan a été modifié. Sinon, vous devez donner une copie aux participants tous les 10 ans. 

DESCRIPTION DU PLAN RÉSUMÉ DOS ET DES PAS

• Faire le rendre compréhensible par le participant au plan moyen.
• Faire Utilisez des exemples et des illustrations, des références croisées claires et une table des matières. 
• Ne le faites pas Inclure des informations trompeuses.
• Ne le faites pas minimiser les exceptions, les limitations ou autres restrictions des avantages.
• Ne le faites pas Mettez des informations négatives en petite impression.
• Ne le faites pas Utilisez un jargon technique ou des phrases longues et complexes. 

Autres formulaires d'information sur le plan important

Modifications du plan de prestations. Si vous apportez des modifications majeures à un plan de retraite ou à un plan de santé, vous devez donner aux participants un résumé des modifications matérielles. Il doit être compréhensible et remis aux participants et aux bénéficiaires dans les 210 jours suivant la fin de l'année du plan au cours de laquelle la modification a été apportée. 

Rapport annuel. Chaque année, tous les plans couverts doivent déposer un rapport annuel sur le formulaire 5500 ou un court formulaire 5500-SF. Vous devez donner aux participants et aux bénéficiaires un résumé de ce rapport annuel dans les neuf mois suivant la fin de l'année du plan ou deux mois après la date d'échéance pour le dépôt du formulaire 5500.

Planifier des documents. Ces documents comprennent le dernier SPD, le dernier formulaire 5500, les accords de confiance et d'autres documents pour établir ou exploiter le plan. Vous devez donner ces rapports aux participants dans les 30 jours si vous recevez une demande écrite. Le u.S. Le ministère du Travail peut demander des documents de plan à tout moment, et vous devez les fournir. 

Résumé des avantages et de la couverture (SBC). Le SBC est un document supplémentaire qui décrit les avantages et la couverture dans les plans de santé du groupe. Le document SBC répertorie les questions importantes sur le plan de santé avec des réponses spécifiques et plus d'informations.

Vous devez donner le SBC aux participants avec du matériel d'inscription lorsqu'ils renouvellent la couverture ou s'il est réémis. Vous devez également donner le SBC aux inscrits spéciaux avec le SPD (90 jours à partir d'inscription). Enfin, vous devez donner le SBC et une copie du glossaire (voir ci-dessous) dans les sept jours suivant la demande. 

Les rapports de régime de prestations de dépôt électroniquement

La Administration des avantages sociaux du ministère du Travail a un système de classement électronique appelé Efast2 pour simplifier et accélérer le dépôt du formulaire 5500. Vous devrez vous connecter et vous inscrire pour utiliser le système. Vous pouvez utiliser des fournisseurs approuvés par Efast2 ou le site Web IFILE.

La ligne de fond

Chaque plan d'avantages sociaux est unique et les exigences peuvent être compliquées. Avant de commencer à écrire votre SPD, consultez l'IRS ou le Department of Labor pour plus d'informations ou utilisez les soins de santé.Site Web Gov, qui présente un glossaire de la couverture sanitaire et des termes médicaux que vous pourriez trouver utiles. De plus, envisagez de travailler avec un spécialiste des avantages qualifiés pour vous assurer que vous effectuez cette tâche correctement.