Le meilleur système de gestion du temps

Beaucoup de gens confondent le suivi du temps pour la gestion du temps. Ils suivent religieusement tout ce qu'ils font chaque jour, pendant des semaines, voire des mois. Et puis ils cessent de le faire parce qu'ils n'ont pas réalisé de changements positifs. Bien sûr, ils ont éliminé quelques événements et priorisé d'autres. Mais ils n'ont rien réussi; Ils l'ont juste réorganisé. À la fin de leur journée, ils sont toujours éreintés et frustrés.

Mais garder une trace de la façon dont vous passez votre temps n'est pas le temps de gestion. La gestion du temps consiste à apporter des modifications à la façon dont vous passez votre temps. Pour une gestion efficace du temps, vous devez appliquer un système de gestion du temps qui vous aidera à voir où les modifications peuvent et doivent être apportées… ce qui signifie que la première étape de la gestion du temps consiste à analyser la façon dont vous passez votre temps afin que vous puissiez déterminer quels changements vous veux faire.

Utilisez des catégories pour un système efficace 

Comment gérez-vous le temps? Le secret d'un système de gestion du temps efficace se situe dans les catégories. Regardez votre calendrier pour demain. C'est probablement déjà plein d'événements et d'activités que vous espérez accomplir.

Lorsque vous travaillez ou après, vous remplisserez les espaces vides avec des détails sur ce que vous avez fait. À la fin de la journée, regardez la liste et étiquetez chaque tâche et / ou événement avec l'une des catégories suivantes. Combien de temps pendant votre journée de travail avez-vous passé:

Éteindre les feux

Un appel téléphonique inattendu. Un rapport nécessaire pour une réunion qui aurait dû être imprimée hier. Un fichier manquant qui devrait être sur votre bureau. Quelle quantité de votre journée a été passée en mode crise? Pour la plupart des gens, c'est une catégorie négative qui draine leur énergie et interfère avec leur productivité.

Traitant des interruptions

Les appels téléphoniques et les personnes qui passent par votre bureau arrivera probablement en tête de liste lorsque vous affectez des événements à cette catégorie. Encore une fois, pour la plupart des gens, c'est une catégorie négative car elle interfère avec (et parfois) la productivité.

Faire des tâches planifiées

C'est l'utilisation la plus positive du temps pendant votre journée de travail. Vous êtes en contrôle et accomplissez ce que vous aviez l'intention d'accomplir. Les tâches planifiées peuvent inclure des appels téléphoniques, des réunions avec le personnel, même en répondant à un e-mail, si ce sont des tâches que vous avez consacrées à votre agenda.

Travailler sans interruption

Vous ne travaillez peut-être pas sur une tâche que vous aviez prévu de faire, mais vous pouvez accomplir quelque chose, et pour la plupart des gens, c'est un mode de travail très productif et positif.

Temps d'arrêt ininterrompu

Ces moments de la journée de travail sont utilisés pour reviper et se regrouper. Le déjeuner ou une pause en milieu de matinée peut compter s'ils sont ininterrompus. Si vous avez la chance de travailler avec une entreprise qui propose des installations d'entraînement sur place ou des salles de sieste, cela compterait aussi. Tout le monde a besoin d'une certaine quantité de temps d'arrêt ininterrompu intégré dans sa journée pour être productif pendant leur temps de travail.

Une semaine de votre passé est la clé de l'avenir

Maintenant que vous comprenez les catégories de ce système de gestion des temps, il est temps de les utiliser pour analyser votre semaine de travail "typique". En utilisant le système de calendrier que vous utilisez pour répertorier les rendez-vous et les activités dans votre vie quotidienne, revenez en arrière et sélectionnez une semaine typique récente.

Parcourez les entrées de chaque jour ouvrable et catégorisez-les en fonction des catégories de gestion du temps ci-dessus si vous ne l'avez pas déjà fait. Garder un total de course au bas de chaque journée vous facilitera la façon de voir comment vous avez passé votre temps de travail chaque jour.

Vous avez maintenant les données dont vous avez besoin pour apporter des modifications à la façon dont vous passez votre temps au travail. Passez-vous trop de temps à éteindre les incendies? Ensuite, vous devez apporter les changements organisationnels ou physiques pour prévenir ou reporter ces crises constantes. Nettoyez et réorganisez votre bureau, par exemple, afin que vous puissiez trouver facilement les fichiers dont vous avez besoin et établir une routine de mise en place des fichiers dont vous avez besoin pour le lendemain sur votre bureau avant de partir pour la journée.

Ne pas obtenir assez de temps d'arrêt ininterrompu pendant votre journée de travail? Ensuite, vous devez planifier un temps pour vous pendant votre journée de travail. Par exemple, arrêtez de déjeuner à votre bureau et laissez physiquement le bâtiment pour votre midi stipulé.

Ou planifiez une "récréation" de 10 à 15 minutes dans votre après-midi pour grignoter et s'étirer dans votre bureau. Les temps d'arrêt prévus n'ont pas besoin d'être longs. Juste cinq minutes passées à faire quelque chose de complètement lié au travail peuvent être suffisantes pour augmenter votre productivité et votre bien-être.

Vous pouvez gérer efficacement votre temps

En appliquant des catégories de travail de gestion du temps et en apportant les modifications que vous devez apporter pour passer plus de temps pendant votre journée de travail dans les catégories positives et moins de temps dans les catégories négatives, vous serez vraiment en mesure de gérer efficacement votre temps - et atteindre le véritable objectif de la gestion du temps, se sentir mieux.