Les cinq étapes d'un projet

Chaque projet de travail majeur passe par cinq phases. La longueur et les détails peuvent varier d'un projet à l'autre, mais tous suivront toujours le même cadre de base. Alors que certaines méthodologies de projet telles que les approches agiles compressent ou répétent les étapes suivantes dans des cycles itératifs plus rapides, le travail de chaque phase est visible et distinct dans chaque projet.

Les cinq étapes

Les étapes formelles d'un projet sont les suivantes:

1. Initiation: Formation d'équipe de projet, affrétion du projet et coup d'envoi
2. Planification: finaliser la portée du projet, définir la ventilation détaillée du travail, évaluer les risques, identifier les exigences des ressources, finaliser le calendrier et préparer le travail réel
3. Exécution: effectuer le travail réel requis par la définition et la portée du projet
4. Surveiller et contrôler: la gestion, la déclaration et le contrôle réels des ressources et des budgets pendant la phase d'exécution
5. Project Close: livraison du projet, évaluation des leçons apprises, ajournement de l'équipe de projet

Un chef de projet dirigera son équipe à travers ces cinq phases de succession, sans signification de la taille du projet, jusqu'à ce que le projet est terminé. Pour les projets agiles ou itératifs de type développement, la planification et l'exécution ont lieu dans de courtes poussées ou sprints, les étapes se répétant jusqu'à ce que le projet soit terminé à la satisfaction du client.

Regardons ces étapes plus en détail.

Initiation

Une initiation de projet solide établira non seulement votre projet pour réussir, mais il mettra également les bases de toutes les étapes futures. Pendant l'initiation, vous obtiendrez les membres de l'équipe du projet attribués, les informer des objectifs globaux du projet et posez le client ou le propriétaire du projet autant de questions que possible afin que vous puissiez planifier efficacement le projet. C'est aussi le moment idéal pour renforcer l'enthousiasme de l'équipe pour le projet et collecter tous les détails de dernière minute qui pourraient influencer la planification du projet. Les étapes supplémentaires comprennent:

• Analyse des parties prenantes
• Affectation d'un sponsor exécutif
• Développement et communication de documents à charte
• Réunion de coup d'envoi officielle

Planification

Une fois que vous avez initié le projet et recueilli toutes les informations pertinentes, vous commencerez alors à planifier votre projet. L'étape de planification dépend de la taille de votre projet, de la quantité d'informations que vous devez organiser et de la taille de votre équipe. Le résultat de la planification devrait être un plan de projet ou un calendrier clair, dont tout le monde suivra ses tâches assignées.

L'utilisation d'un programme de planification de projet tel que Microsoft Project ou Basecamp est extrêmement utile lors de la planification d'un projet. Il existe également d'autres options gratuites disponibles en ligne. Pourtant, même si l'utilisation d'un programme de planification de projet est utile, ce n'est pas toujours nécessaire. Utiliser Excel et Word pour créer votre plan et le communiquer à l'équipe est tout aussi efficace.

Les tâches spécifiques de la phase de planification comprennent:

• Créer un plan de communication pour les différentes parties prenantes impliquées
• Développer une structure de panne de travail détaillée
• Identifier le chemin critique
• Tracer des ressources sur le plan de projet et affiner le séquençage des travaux en fonction des dépendances du projet et des contraintes de ressources
• Développer un horaire détaillé
• Évaluer les risques et développer un plan de priorisation des risques et d'atténuation

Exécution

Maintenant que vous avez un plan de projet solide, l'équipe peut commencer à exécuter le projet contre ses tâches assignées. C'est l'étape où tout le monde commence à faire le travail. Vous voudrez officiellement lancer la scène d'exécution avec des réunions en personne pour s'assurer que tout le monde a ce dont il a besoin pour commencer à exécuter sa partie du projet. Le démarrage de l'équipe sur la bonne voie fait partie intégrante du succès d'un projet, alors articulez clairement le plan du calendrier et des communications. 

Surveiller et contrôler

Pendant que le projet est en phase d'exécution, vous commencerez à le surveiller et à le contrôler pour vous assurer qu'il évolue comme prévu. Il existe une variété de façons de surveiller et de contrôler un projet. Les enregistrements occasionnels avec les chefs d'équipe, les «stand-ups» quotidiens organisés ou les réunions de statut hebdomadaire plus formelles sont efficaces. Les informations qui sortent de ces réunions ou canaux de communication éclaireront la boucle de rétroaction et, finalement, tout reconstitution et ajustements qui peuvent être nécessaires au projet.

Les activités importantes supplémentaires à ce stade comprennent:

• Adhérant à votre plan de communication préétabli pour assurer la sensibilisation aux parties prenantes du statut du projet
• Surveillance des équipes de travail et des activités de travail sur le chemin critique
• Identifier les opportunités pour améliorer les performances du calendrier en accélérant ou en terminant des activités en parallèle ou, si nécessaire, en écrasant le calendrier en ajoutant des ressources
• Surveillance réelle vs. Coûts planifiés
• Dans certains cas, la surveillance, le calcul et la déclaration de la valeur gagnée pour le plan de projet
• Surveillance et atténuer les risques et affiner le plan de risque au besoin

Project Close

Une fois que tous les détails et les tâches de votre projet sont terminés et approuvés par le client ou le propriétaire du projet, vous pouvez enfin fermer votre projet. Cela peut sembler une formalité, mais la fermeture d'un projet est tout aussi importante que son initiation, sa planification et son exécution.

Un bon chef de projet documentera toutes les informations du projet et l'organisera soigneusement afin qu'ils puissent y revenir si nécessaire. C'est aussi le bon moment pour tenir un post-mortem sur le projet afin que tous les membres de l'équipe puissent réfléchir à ce qui s'est bien passé pendant le projet. Toutes les notes du projet importantes doivent également être documentées afin que le résultat puisse être partagé avec d'autres membres du projet et déposé dans un dossier d'historique de projet. Enfin, il est important d'ajourner officiellement l'équipe de projet, en fournissant des commentaires et des évaluations de performance comme indiqué par la politique de votre entreprise.