Les rôles et responsabilités d'un chef de réunion

Le chef de réunion est l'employé qui est responsable de la planification, de l'organisation, de la gestion des détails et de l'invitation des participants à une réunion. Il ou elle est l'employé qui est responsable et responsable de la progression de la réunion réelle. Ils prennent des mesures spécifiques avant, pendant et après la réunion pour s'assurer que la réunion atteint avec succès ses objectifs.

Qu'est-ce qu'un chef de réunion?

Le leader des réunions est essentiel pour réussir et les équipes. Lors de certaines réunions, le chef est déjà le chef du département, le chef d'équipe ou la personne nommée par la haute direction pour diriger une initiative. Ces employés ont été sélectionnés pour leur rôle de leadership en raison de leurs compétences perçues en tant que gestionnaire ou chef.

D'autres fois, un employé peut émerger comme le leader naturellement. Ces dirigeants sont des employés que les autres employés admirent et respectent. À d'autres occasions, une équipe peut décider de faire pivoter le rôle de leadership parmi tous les membres. Cela permet à tous les membres de l'équipe de continuer à développer leurs compétences en tant que chefs de réunion et à créer des réunions réussies, en général.

Responsabilités du chef de la réunion

Voici quelques-unes des principales responsabilités d'un chef de réunion.

• Le chef de la réunion détermine l'objectif, la tâche ou le but qui doit être accompli lors de la réunion. Il s'agit souvent d'une affectation ou d'une partie de la description de poste du leader.
• Le chef de réunion décide si une réunion est la meilleure méthode possible pour obtenir l'objectif ou l'objectif ou d'atteindre le résultat souhaité. Répondez à la question: une réunion est-elle nécessaire?
• Le chef de la réunion détermine qui doit aider à planifier la réunion.
• Le chef de la réunion décide de l'ordre du jour de la réunion. (Lors des réunions en cours, cette tâche est accomplie à la fin de la réunion actuelle.)
• Le leader de la réunion détermine la date, l'heure et l'emplacement à l'aide d'un calendrier organisationnel partagé.
• Le chef de la réunion réunisse de la réunion de pré-travail tel que la lecture, les informations financières, l'histoire, les procès-verbaux de la réunion d'équipe connexe, etc.
• Le leader de la réunion invite les participants et distribue des affectations et pré-travail en accordant autant de temps que possible pour que les participants se préparent à la réunion.
• Le chef de la réunion s'assure que la réunion a un enregistreur ou un preneur infime pour documenter les procédures et les engagements, articles d'action ou décisions. Elle nomme également un chronométreur si nécessaire pour la conduite ordonnée d'une réunion.
• Le chef de réunion peut utiliser un brise-glace pour réchauffer les participants et créer un environnement dans lequel les participants à la réunion sont à l'aise de communiquer entre eux et d'échanger des idées et des informations.
• Le chef de la réunion arrive tôt et mène la réunion en le gardant sur la bonne voie et en impliquant tous les participants, donc chacun estime que sa présence était essentielle à la réunion. Cela garantit leur participation à la prochaine réunion
• Le leader de la réunion épise la réunion de l'entreprise afin que les participants ne se sentent pas ternes et ennuyés. Que ce soit en utilisant des briseurs de glace, de l'humour ou des exemples amusants, aucune réunion ne devrait se terminer sans rire.
• Le chef de réunion s'assure que les prochaines étapes et articles d'action sont attribués et gérés.
• Le leader de la réunion débrie de la réunion et prévoit l'ordre du jour de la prochaine réunion.
• Le leader des réunions fait suite aux participants entre les réunions pour s'assurer que les éléments d'action sont sur la bonne voie et pour offrir une assistance et / ou des ressources si le volontaire rencontre des problèmes.

Rôles de leader supplémentaires

Le leader de la réunion assume ces responsabilités, mais a également des rôles liés à la communication, aux rapports et aux performances de coéquipier.

Chaque membre d'une équipe ou d'une réunion qui est interfonctionnel a l'obligation de tenir son département ou sa fonction informé des activités et des progrès d'une réunion ou d'une équipe en cours. Ils ont également la responsabilité de demander la contribution à des collègues qui ne font pas partie de l'équipe ou de la réunion. Tous les employés ne peuvent pas assister à chaque réunion.

Si un participant de la réunion se produit de manière inefficace lors de la réunion, le leader a la responsabilité de corriger le comportement grâce à des techniques de leader efficaces de la réunion pendant la réunion et un coaching efficace en dehors de la réunion. Un participant de la réunion qui monopolise la réunion avec ses opinions ou critique les autres membres pour les leurs doit être corrigé avant que l'individu ne sabote le succès de la réunion.

La ligne de fond

Un leader efficace de la réunion ne garantit pas qu'un projet ou une équipe se comporte avec succès, mais il ou elle est un facteur contribuant clé lorsque les projets, les départements, les réunions ou les équipes réussissent.