Conseils de gestion du temps pour les appels téléphoniques entrants

Les appels téléphoniques entrants peuvent manger beaucoup de temps et diminuer sérieusement votre productivité en vous éloignant des autres tâches. Mais tout comme il existe des moyens de gérer les appels téléphoniques sortants qui amélioreront votre gestion du temps, il existe des moyens de réduire le temps que vous passez pour les appels entrants. Et vous pouvez le faire sans être impoli avec la personne qui vous a appelé. Ces conseils de réponse au téléphone vous rendront plus efficace et productif.

Réponse avec une salutation du téléphone professionnel approprié

Par exemple, lorsque vous répondez au téléphone, dites quelque chose tel que "Cypress Technologies, Susan parle. Comment puis-je vous aider?"Cela fait non seulement savoir à l'appelant qu'ils ont atteint une entreprise, mais leur place sur la question pour répondre à la question, ce qui vous permet?"

Pensez et hiérarchisez lorsque vous parlez

L'appel est-il le mieux géré en ce moment ou plus tard? Beaucoup d'appels téléphoniques que les entreprises reçoivent sont des demandes rapides qui sont facilement répondues, telles que: "Combien de temps êtes-vous ouvert?"Mais d'autres impliquent des réponses plus complexes et longues. Si tel est le cas, dites à l'appelant et demandez quand il serait pratique de les rappeler pour en discuter.

Utiliser la paraphrase et le résumé

If you're speaking to someone on the phone who seems to want to chat or stray from the point, say something such as, "So what I hear you saying is… " or "So the key points are… " or "Is ( insérer un résumé) un juste résumé de ce que vous disiez?"Il est difficile d'être bavard avec quelqu'un qui refuse de discuter.

Fermez chaque appel avec un résumé d'action

Bien que cela ne prendra que quelques secondes dans la plupart des cas, cela peut vous faire économiser beaucoup de temps en évitant les erreurs et la nécessité de revérifier. Par exemple, après une conversation au cours de laquelle vous avez organisé une réunion avec un client, vous pourriez dire: "Bon. Je vous rencontrerai à votre bureau à (INSERT LEMPERS) à 10 A.m. demain et nous allons passer en revue les échantillons ensemble."

Gardez un pavé de message par les téléphones

Ceci n'est pas seulement bon pour la gestion du temps et le reste concentré pendant l'appel, mais aussi utile pour la gestion du temps plus tard si vous avez besoin de trouver ou de revoir les détails d'une conversation particulière.

Donnez aux clients et aux clients l'option de messagerie

Compte tenu de l'option, tous les clients choisiront un e-mail plutôt qu'un appel téléphonique. Assurez-vous que l'adresse e-mail de votre entreprise est importante sur vos cartes de visite et sur votre site Web. Si vous avez leurs adresses e-mail, envoyez un e-mail à vos clients et clients actuels, en mentionnant l'option de messagerie et en le présentant comme un moyen d'améliorer la communication.

Utilisez la technologie pour gérer l'heure de votre téléphone

Au minimum, votre entreprise devrait avoir une messagerie vocale. Configurez-les avec des scripts commerciaux appropriés et utilisez-les pour répondre au téléphone pour vous lorsque vous êtes hors du bureau ou que vous devez travailler sur quelque chose de sans interruption. Puis planifiez un temps pour répondre à ces messages téléphoniques chaque jour. Vous gagnerez un temps précieux en regroupant les appels téléphoniques.

Demandez à une personne de répondre au téléphone

Cela dit, il est important de ne pas trop compter sur la technologie. Obtenir une machine ou pire, un système automatisé de réponse vocale interactive (IVR) - le temps est un véritable désactivation qui vous coûtera les affaires lorsque les gens ne prennent pas la peine de laisser des messages ou de rappeler. Si répondre aux appels téléphoniques entrants prend trop de temps pendant votre journée, envisagez d'embaucher une réceptionniste ou un service de réponse professionnelle pour répondre au téléphone pour vous. Le coût de faire en sorte que quelqu'un d'autre le fasse peut être plus que compensé par l'augmentation de votre productivité et de meilleures ventes.

Obtenez une ligne d'affaires séparée à la maison

Si vous exploitez une entreprise à domicile, vous devez avoir un deuxième téléphone uniquement avec sa propre messagerie vocale. Non seulement c'est plus professionnel, mais cela vous fera économiser le temps qu'il faut pour parcourir les messages et déterminer lesquels sont liés aux entreprises.

Gardez un script écrit pour les questions fréquemment posées

Avoir un court document FAQ à portée de main pour les questions les plus courantes que vous obtenez au téléphone. Cela vous fait gagner du temps, vous et vos employés, s'ils n'ont pas à rechercher des réponses ou à réfléchir à la façon de répondre à une demande particulière.

Maîtriser votre téléphone

N'oubliez pas que le téléphone est censé être un outil commercial, pas un gain de temps intrusif qui gouverne votre journée de travail. Gérer vos appels téléphoniques entrants en fonction de ces conseils de gestion du temps vous aidera à être plus efficace, à améliorer votre productivité et à remettre votre téléphone à sa bonne place, vous vous empêchez de gérer votre entreprise plutôt que de vous diriger.