Utilisez une bonne gestion de bureau pour contrôler le chaos dans votre petite entreprise

La désorganisation et la confusion peuvent être irritantes, mais pire que cela, ils sont mauvais pour les affaires. Pensez-y de cette façon: à mesure que le chaos augmente les bénéfices. La réponse? Bonne gestion de bureau. Une fois que vous commencez à appliquer sept principes de bonne gestion de bureau, vous serez étonné de la différence de bonne gestion de bureau et combien plus d'affaires vous faites.

1. Établir des routines

Les tâches de routine nécessitent des procédures de routine si vous souhaitez rester organisé et garder les choses en douceur. Configurer des routines pour gérer les documents et les systèmes de bureau.

Chaque morceau de papier qui entre dans votre bureau doit être manipulé une fois, agi et a été déposé sans empilement au hasard sur un bureau. De même, les communications numériques telles que les e-mails doivent être prioritaires et agies immédiatement, si possible, ou signalées pour une action future.

Les systèmes de bureau, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs de fichiers, les imprimantes multifonctionnelles et les appareils mobiles, ont besoin de procédures d'administration et d'urgence. Lorsque le système se bloque ou qu'un équipement lié à l'ordinateur échoue, une bonne gestion de bureau exige que tout le monde dans votre bureau doit savoir qui appeler, quoi faire et ce qu'il ne faut pas faire.

2. Définition des responsabilités

Une bonne gestion du bureau dépend de la connaissance des personnes qui sont responsables de ce. Les gens qui sont responsables sont ceux qui font souvent avancer les choses.

Que se passerait-il, par exemple, si l'achat pour votre petite entreprise était effectué par quiconque chaque fois? Pourriez-vous trouver du papier d'imprimante lorsque vous en aviez besoin? Mettre une personne en charge de commander tous les équipements et fournitures résout le problème et continue de fonctionner en douceur. Demandez aux employés de envoyer un e-mail à la personne désignée toutes les demandes de fournitures, ou publiez une liste manuscrite dans un endroit visible où les gens peuvent ajouter ce dont ils ont besoin.

C'est la même chose avec l'administration des systèmes informatiques. Vous devez avoir une personne responsable de la sécurité de vos systèmes informatiques et de garder une trace de choses telles que des comptes, des mots de passe et des logiciels. L'utilisation de systèmes basés sur le cloud pour les applications de bureau, les logiciels comptables et le stockage de données est une solution idéale pour les petites entreprises, mais vous devez toujours avoir une personne de confiance affectée à effectuer des tâches administratives telles que l'ajout / supprimer des utilisateurs, attribuer des autorisations, etc. pour que votre bureau fonctionne bien.

3. Maintenir les dossiers

Garder les registres ressemble à la partie la plus simple de la bonne gestion de bureau, jusqu'à ce que vous considérez la nécessité de garder ces enregistrements à la fois accessibles et mis à jour. Faites-en une routine de bureau. Lorsque vous obtenez un nouveau client ou client, par exemple, il ne faut qu'un instant pour l'entrer dans votre base de données de contacts. Ensuite, il ne faudra qu'un autre moment ou deux pour mettre à jour le record après lui avoir parlé au téléphone.

4. Utilisation de l'espace

Promenez-vous dans votre bureau. Est-ce un exemple de gestion de l'espace ou de mauvaise gestion de l'espace? Devez-vous détourner les obstacles ou courir le risque de trébucher sur quelque chose? Lorsque vous vous asseyez à un bureau, pourriez-vous y travailler confortablement? Les choses sont-elles logiques, donc les choses dont vous avez besoin sont les plus proches de la main?

Il y a beaucoup de choses entassées dans les bureaux, des stands d'imprimante aux classeurs. Pour une bonne gestion du bureau, vous devez être sûr que toutes les choses au bureau sont organisées pour une efficacité maximale et une sécurité maximale. Suivez les bases de la conception de bureaux pour répondre aux besoins de puissance, d'éclairage et de ventilation de votre espace de bureau et faites-en un espace plus sûr et meilleur pour travailler.

5. Planifier un travail fastidieux

Il est trop facile de repousser des choses que vous n'aimez pas faire, et la plupart des hommes d'affaires n'aiment pas des tâches telles que le dépôt, l'expédition et la réception ou la comptabilité. Malheureusement, un bureau, comme une cuisine, ne fonctionnera pas bien sans que les tâches soient faites.

Si vous êtes un propriétaire d'une petite entreprise qui n'est pas en mesure de pouvoir attribuer ce que vous considérez comme un travail ennuyeux ou désagréable à quelqu'un d'autre.

Prenez un matin ou l'après-midi et passez-le à faire des appels à froid, à retourner les demandes de courrier électronique non prioritaire, à faire des publications sur les réseaux sociaux, à rattraper la comptabilité ou à mettre à jour les dossiers. Faites cela suffisamment de semaines d'affilée et cela deviendra une bonne habitude de gestion de bureau.

6. Déléguer et externaliser

Dans un monde parfait, tout le monde ne ferait que ce qu'il a le temps de bien faire. Comme le monde n'est pas parfait, beaucoup de gens font des choses qu'ils n'ont pas le temps ou le talent pour bien faire.

La délégation et l'externalisation peuvent améliorer la gestion du bureau de votre petite entreprise et vous libérer de vous concentrer sur vos talents, améliorant ainsi vos résultats. Un assistant à temps partiel ou virtuel peut être en mesure de gérer bon nombre de vos tâches de bureau ou administratives.

7. Prioriser la planification

De nombreux propriétaires de petites entreprises passent leurs journées à jouer et à réagir, puis se demandent pourquoi ils semblent faire tourner leurs roues. La planification d'entreprise est un élément important de la bonne gestion de bureau et doit faire partie de votre routine de gestion de bureau régulière.

Les propriétaires de petites entreprises qui réussissent passent du temps chaque semaine à la planification des entreprises, et beaucoup utilisent des séances de planification d'entreprise quotidiennes comme outil pour la définition d'objectifs et la croissance. Si vous avez du personnel, impliquez-les dans la planification des entreprises, officiellement ou informel.