Qu'est-ce qu'un séminaire?

Un séminaire est un programme commercial où les participants reçoivent des informations ou une formation sur un sujet spécifique. Un séminaire est généralement organisé pour des groupes de 10 à 50 personnes et se déroule fréquemment dans un espace de réunion d'hôtel, une institution universitaire ou dans une salle de conférence de bureau. Certains types courants de séminaires en entreprise se concentrent sur le développement personnel ou les stratégies commerciales.

Que sont les séminaires?

Les séminaires, parfois appelés conférences, sont des événements parrainés par des entreprises ou des sociétés ayant l'intention de circuler, de nouvelles techniques ou de nouvelles pratiques à leurs employés.

Les séminaires ne doivent pas être confondus avec les ateliers. Les ateliers ont tendance à être plus pratiques, tandis que les séminaires sont généralement plus amenés à apprendre un sujet particulier ou des sous-thèmes connexes. Ils pourraient impliquer des conférenciers invités qui sont des experts dans le domaine pertinent pour donner de la crédibilité aux informations présentées.

Les conférenciers invités doivent être vérifiés et sélectionnés pour leurs connaissances et leur expérience de l'industrie, ainsi que leur livraison. Si un expert de l'industrie ne peut pas bien parler ou intéresser les gens, l'argent et le temps seront gaspillés.

Un exemple, considérez une société technologique qui veut s'assurer que ses programmeurs sont à la hauteur des changements récents du langage de programmation qu'ils utilisent. Les planificateurs trouveraient des experts dans la langue qui pourrait enseigner les changements, localiser un lieu et coordonner la fréquentation des employés. Ils vérifieraient également auprès de l'expert pour voir s'il y avait un besoin d'équipement spécial, de matériaux ou de tout ce qui est nécessaire pour un flux de séminaire réussi.

Comment fonctionnent les séminaires?

Un séminaire peut être initié et planifié de différentes manières. Généralement, une société identifie un domaine dans lequel elle veut éduquer certains employés. Les planificateurs identifient ensuite les lieux et les experts disponibles, puis créent un calendrier pour l'événement. Ils identifient les méthodes et exigences de présentation, les rafraîchissements, les toilettes, estiment les coûts et déconflit toutes les situations qui pourraient interférer avec le séminaire.

Si vous planifiez un événement, il est important d'être organisé et d'avoir une liste de contrôle détaillée pour vous tenir sur la tâche. Il y a un certain nombre d'articles qui devraient être sur votre liste de contrôle de planification de séminaire.

Confirmer le but de l'événement

Vous aurez d'abord besoin de comprendre pourquoi l'événement se déroule. Par exemple, vous pourriez travailler sur un séminaire destiné aux experts dans l'espoir d'affiner leurs connaissances ou de vous tenir au courant de nouveaux développements. Posez des questions spécifiques pour déterminer ce dont ils ont besoin afin que vous puissiez travailler pour le fournir.

Examiner le Guide des spécifications du Conseil de l'industrie de l'événement

Le Conseil de l'industrie des événements (anciennement Apex) a créé une série d'outils qui offrent une excellente source de meilleures pratiques pour aider l'événement ou rencontrer le planificateur à garder une trace des détails.

Créer un profil d'événement

Une fois qu'un planificateur a certaines des questions de base sur l'événement couvert, il est temps de créer un profil d'événement. Ce rapport comprend généralement des informations sur l'emplacement, les dispositions de sièges, la fréquentation, les coûts et toute autre information sur l'événement.

Rester informé

Vous voulez vous assurer que le séminaire n'est pas en concurrence avec des événements similaires ou pour le même public. Par exemple, si vous développez un nouvel événement pour une industrie qui a déjà un événement majeur au printemps, évitez également de planifier le vôtre au printemps.

Demander des propositions de lieu

Solliciter les offres des emplacements potentiels. Selon la taille et la portée d'un événement, cette étape doit être prise bien à l'avance. Les lieux de grands événements peuvent réserver jusqu'à un an ou plus à l'avance.

Décrivez les besoins du séminaire

Déterminez les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de l'événement.

Budget soigneusement

Les dépenses peuvent monter pour un grand événement comme un séminaire, alors préparez-vous avec un budget détaillé.

Solliciter des parrainages

L'une des meilleures façons d'aider à financer un séminaire est d'avoir des sponsors. Les entreprises qui envoient des participants à des séminaires sont souvent prêts à acheter des parrainages.

Confirmer et développer l'ordre du jour

Le planificateur d'événements doit être prêt à ajuster le plan et à travailler en étroite collaboration avec le lieu pour s'assurer que tout fonctionne bien.

Confirmer la commande d'événement de banquet

L'ordre des événements de banquet est un aperçu de l'ensemble du séminaire qui sert de guide pour le personnel du lieu. Une fois que le planificateur connaît le nombre ciblé de participants et les exigences logistiques pour le séminaire, il doit soumettre ce document à la gestion du lieu afin qu'ils puissent commencer leurs préparatifs.

Créer des communications d'événements et du matériel

Tout, des invitations à l'événement, à l'ordre du jour doit être imprimée ou conçue pour la publication et la distribution en ligne.

Finaliser la logistique avec l'hôte

Confirmer les haut-parleurs de l'événement, les exigences technologiques, le nombre de participants, les rôles et responsabilités d'hôte et les documents de l'événement en suivant des appels téléphoniques ou des réunions en face à face.

Permettez suffisamment de temps pour la configuration

Tous les documents de l'événement, les documents, la signalisation, les écrans, les cadeaux, les tables d'enregistrement, les badges de noms et plus doivent être prêts pour l'événement.

Découvrez combien de temps il faudra pour terminer chaque article dont vous avez besoin, puis planifiez à partir de la date de l'événement pour vous assurer d'avoir suffisamment de temps pour que tout soit programmé et terminé.

Utiliser la technologie

Du marketing aux inscriptions des événements, facilitez les participants potentiels à se renseigner sur l'inscription au séminaire en ligne. Profitez des outils de médias sociaux en créant un hashtag unique à inclure avec les publications et en offrant des incitations aux gens à partager ou à marquer des amis dans les messages.

Avoir des plans d'urgence

Plus l'événement est grand, plus il y a de possibilités pour que quelque chose se passe mal. Une partie de la planification d'un événement implique un brainstorming des problèmes potentiels qui pourraient survenir des invités arrivant tôt à des experts qui ne se manifestent pas. Avoir des plans de sauvegarde en place. De bons plans de sauvegarde peuvent transformer une catastrophe potentielle en un événement que les participants pensaient être sans faille.

Types de séminaires

Il y a généralement trois différents types de séminaires qui peuvent être planifiés. Chacun des trois a des publics et des objectifs différents, nécessitant des approches différentes des lieux et des coûts.

Développement personnel

Conçus pour la formation et l'enrichissement des employés, les séminaires de développement personnel abordent tout, des compétences matérielles telles que la technologie aux compétences générales comme la psychologie du leadership, et comment ces compétences peuvent être appliquées à la profession à portée de main.

Ces séminaires peuvent prendre la forme de retraites ou de discussions intensives; Ils peuvent également être utilisés pour former la gestion ou de nouveaux employés dans les valeurs ou procédures fondamentales de l'entreprise. Par exemple, une entreprise qui a développé une nouvelle stratégie ou une nouvelle approche pour son personnel de vente peut organiser des séminaires pour former des vendeurs sur les changements et comment les mettre en œuvre au mieux.

Entreprise

Les séminaires d'entreprise font appel aux entrepreneurs ou aux propriétaires de petites entreprises. Ils partagent des réussites et des stratégies, ainsi que des informations sur le marketing, les licences et la franchise, ou d'autres préoccupations. Un exemple de l'un de ces séminaires pourrait être un rassemblement axé sur le marketing via les médias sociaux. Les participants apprendraient les meilleures pratiques pour promouvoir leur entreprise via Facebook, Twitter, Instagram et d'autres plateformes de médias sociaux.

Universitaire

Parfois, un planificateur d'événements est appelé à exécuter un séminaire dans un cadre académique. Moins formel qu'une conférence de classe, un séminaire permet aux petits groupes de se rencontrer et de discuter des sujets académiques ou de lecture requise, ainsi que des objectifs fixés pour la recherche et la poursuite de l'enquête.

Un district scolaire qui réorganise son programme scientifique, par exemple, pourrait organiser un séminaire pour ses professeurs de sciences pour s'attaquer aux nouvelles normes et pratiques.

Points clés à retenir

• Les séminaires sont des événements conçus pour transmettre des informations, des connaissances ou des pratiques bénéfiques pour le public.
• Il existe trois types généraux de séminaires.
• Il est préférable d'utiliser la liste de contrôle préparée par l'industrie de la planification pour créer des événements.
• Planifiez toujours des éventualités.
• Assurez-vous que les experts sont connus pour leur livraison ainsi que l'expertise.