Quel est le processus d'examen des documents juridiques?

La révision des documents est souvent l'étape la plus à forte intensité de main-d'œuvre et la plus coûteuse du processus de litige, le processus de découverte électronique et le modèle de référence de découverte électronique (EDRM). Au cours de cette phase, chaque page de données dans une collection est examinée et analysée pour déterminer quels documents doivent être retenus de la production à des conseils adverses.

Qui effectue une revue de document

Souvent, les examinateurs de documents sont des avocats qui comprennent les questions juridiques et factuelles dans le litige et peuvent faire des jugements nécessaires sur le privilège et la réactivité. Pour minimiser les coûts, les équipes d'avocats contractuelles ou de parajuristes sont souvent employées.

Le processus d'examen se compose souvent de plusieurs étapes. L'équipe juridique peut effectuer un premier examen de passes pour analyser les documents de pertinence et de code ou les marquer pour un sujet pertinent. Personnel d'assistance au litige puis chargez ensuite les données codées dans une base de données consultable qui permet aux équipes de litige de localiser facilement les documents clés à chaque phase du processus de litige.

Raisons pour lesquelles les documents pourraient être retenus

Une fois les informations traitées, l'équipe juridique procède à un deuxième examen plus détaillé pour déterminer quels documents devraient être retenus de la production. Les documents peuvent être retenus pour plusieurs raisons, notamment:

Pertinence

Les informations sont-elles pertinentes pour les problèmes dans le cas? S'il n'est pas pertinent pour les faits et les questions de la réclamation, du procès ou de l'enquête, il n'a pas besoin d'être produit aux parties opposées.

Réactivité

L'information est-elle sensible aux demandes de découverte des parties opposées ou aux demandes d'enquête des organismes de réglementation? Dans l'affirmative, à quelle demande de production est l'information sensible? Les réviseurs de documents peuvent également étiqueter les documents «chauds» - ceux qui contiennent des informations cruciales pour le cas et sont particulièrement réactifs en devenant la phase de révision des documents.

Privilège 

Les informations sont-elles soumises au privilège avocat-client, la doctrine du produit de travail d'avocat et / ou toute règle de confidentialité et lois sur la confidentialité? Si c'est le cas, il est également retenu de la production.

Confidentialité

Si le document est confidentiel, il doit être exclu de la production. Par exemple, si un document discute d'un secret commercial, comme la recette de la barre de chocolat signature d'un fabricant de bonbons, l'équipe juridique n'est pas obligée de la remettre aux parties adverses. Le réviseur de documents analysera le document pour déterminer s'il contient des informations confidentielles. Si c'est le cas, l'examinateur déterminera si certaines parties de ce document doivent être expurgées pour protéger le produit de travail confidentiel du client ou si le document doit être exclu de la production.

Dans le cadre du processus d'examen des documents, l'équipe d'examen peut identifier les documents qui doivent être entièrement ou partiellement expurgés ou marqués comme confidentiels pour protéger le contenu de ces documents contre la divulgation. L'équipe peut également préparer des journaux de privilèges et / ou de rédaction pour suivre ces informations.

En plus de l'examen de la pertinence, de la réactivité, du privilège et de la confidentialité, l'équipe d'examen peut également analyser les informations pour relier les documents clés à des faits présumés ou à des problèmes juridiques clés dans l'affaire. Les examinateurs de documents peuvent également tenter de relier les documents clés aux principaux acteurs qui peuvent témoigner sur les documents ou identifier d'autres informations subjectives.

Objectif de la révision des documents

Sur la base de l'examen et de l'analyse des documents de la collection, l'équipe juridique peut commencer à mieux comprendre les questions factuelles dans une affaire, à formuler des théories juridiques et à identifier les principaux témoins à déposer ou à être appelés au procès.

Grâce à l'abattage, à la recherche de mots clés, à la première revue antérieure et à d'autres techniques pour réduire le volume de l'ensemble de données, les documents finalement examinés par l'équipe juridique ne représentent généralement qu'une petite fraction de la collection originale. Pour réduire davantage les dépenses, un nombre croissant de technologies qui automatisent le processus d'examen sont en difficulté sur le marché.