Quoi d'inclure dans un hôtel RFP

Ce n'est un secret pour personne que les hôteliers recherchent toujours des moyens de trouver des planificateurs de réunions et d'événements qui peuvent sélectionner des hôtels et d'autres lieux pour les réunions, les voyages d'incitation, les conférences et les expositions.

De nombreux hôtels se sont appuyés sur des sites de DP de l'hôtel en ligne (demande de propositions), tels que ConventionPlanit.com et sabrehotelrfp.com pour promouvoir leurs capacités de service et de service de conférence. Ils ont également développé leurs propres formulaires de DP en ligne.

De nombreux planificateurs hésitent à envoyer leurs DPS de l'hôtel via des moteurs de recherche tiers, préférant soumettre leurs demandes d'offres d'hôtel directement aux centres d'hôtel et de conférence.

Informations dans un hôtel RFP

Le Convention Industry Council a créé des outils utiles sur les échanges de pratiques acceptés (APEX) pour aider à la préparation de la DP.

Les éléments de base pour une DP de l'hôtel devraient inclure les éléments suivants:

• Les coordonnées de base du demandeur (nom, titre, organisation, adresse, téléphone, e-mail, etc.)
• Dates d'événements (offrez au moins deux options différentes)
• Blocs de chambre nécessaires (dates et nombre de chambres)
• Demandes de salle de réunion (dates, tailles de chambre, quantités)
• Exigences de nourriture et de boissons
• Conditions d'accessibilité
• Exigences d'expédition et de réception
• Autres informations pertinentes

Profiter des outils RFP

De plus, la Global Business Travel Association (GBTA) fournit à ses membres un vaste planificateur d'événements d'outils de RFP hôteliers peut envisager. Les éléments de la RFP de l'hôtel GBTA comprennent les éléments suivants:

• Présentation des installations de l'hôtel
• Présentation des demandeurs de DP
• Détails du contrat de chambre d'amis
• Taille de l'espace de réunion total d'un hôtel
• Nombre total de salles de réunion
• Taille de la plus grande salle de bal ou salle de réunion d'un hôtel
• Hauteur de plafond pour la plus grande salle de bal ou salle de réunion
• Disponibilité d'une salle de conférence permanente
• Nombre de personnes de conférence pour la salle de conférence
• Disponibilité d'un espace d'exposition dédié
• Taille de l'espace d'exposition
• Distance du centre de la convention de la région
• Nom du centre des congrès
• Pourcentage d'impôt sur les aliments et les boissons
• Pourcentage de frais de service de banquet
• Politique fiscale sur les frais de service de banquet
• Disponibilité des services audiovisuels (A / V) internes
• Politique de réduction sur les services A / V internes
• Capacité à utiliser en dehors des fournisseurs A / V
• Nombre de salles de réunion avec Internet sans fil haute vitesse
• Nombre de salles de réunion avec une vidéoconférence
• Frais pour l'utilisation de propres fournisseurs A / V
• Méthodes de paiement acceptables
• Tarifs des forfaits de réunion

De plus, il est utile de partager avec le personnel des ventes d'hôtels le type d'événement, car cela donne un aperçu des objectifs de la réunion.

La bonne nouvelle de travailler avec les hôtels est que la plupart devraient être assez expérimentés pour assembler des événements similaires, et un excellent directeur de vente ou de restauration sera en mesure de partager plus de détails sur les moyens d'aider à atteindre les objectifs.