Qu'y a-t-il dans un document de portée de projet

Lorsque vous lancez une nouvelle initiative, le document de portée du projet est une information critique pour toute votre équipe. Il définit le produit final à livrer au client, lorsqu'il doit être livré, et à quel coût.

Essentiellement, ce document définit les limites de l'œuvre, afin que chaque membre de l'équipe et le client comprennent tous ce que le projet implique. Tout aussi important, ils comprennent ce qu'il fait pas entraîner.

Les avantages

Une déclaration de portée du projet une fois partagée avec chaque membre de l'équipe et les clients du projet fait partie intégrante de la gestion de projet. Parmi ses avantages:

• Une compréhension commune parmi toutes les caractéristiques attendues, la qualité et le calendrier du projet
• Un moyen de communiquer avec d'autres parties prenantes du projet pour obtenir leur soutien et leur implication
• Un outil pour concentrer les efforts de l'équipe sur le travail requis pour répondre aux besoins du client

De plus, si des modifications sont suggérées qui dépassent les limites de la portée d'origine, la déclaration devient la base de l'estimation et de la proposition de modifications. Si les modifications sont acceptées par toutes les parties prenantes, la déclaration de portée peut être révisée. 

Commencer

Le chef de projet doit demander les commentaires des membres de l'équipe, des clients, du sponsor exécutif et d'autres parties prenantes clés pour comprendre et décrire la production requise de l'initiative du projet. C'est souvent appelé le livrable.

La description du livrable doit inclure un coût ou une plage de coûts acceptable pour le projet. Il définit également les principales fonctionnalités à inclure et le délai de livraison.

Une fois convenu par le client, le chef de projet, l'équipe du projet et le sponsor exécutif, toute modification de l'énoncé du projet doit être apportée à l'aide d'un processus de changement soigneusement contrôlé et documenté. 

Un impact en cascade

Une fois que l'énoncé de portée ou le document a été convenu, chaque partie de l'équipe l'utilise comme base pour ses propres estimations du travail, du calendrier et des coûts impliqués. Plus l'énoncé de portée est précis et précis, plus il est probable que les équipes de travail produiront des estimations et des exigences de ressources précises. 

Les exclusions peuvent être importantes

Il n'est pas rare qu'un document de portée du projet répertorie les éléments spécifiques qui doivent être exclus du livrable. Par exemple, le document de portée d'un entrepreneur pour construire une maison pourrait stipuler que les permis environnementaux doivent être obtenus par le propriétaire et ne sont pas la responsabilité de l'entrepreneur en train de construire la maison.

Qu'est-ce qui peut mal tourner?

Le manque de clarté est une source courante de stress et d'échec du projet. Un document de portée vague ou ambigu laisse de nombreuses questions ouvertes au débat et aux jugements non informés. Ceux-ci peuvent avoir un impact sur les fonctionnalités, la qualité, le calendrier et le coût du projet. 

Un autre piège à éviter est connu sous le nom de "Creep de lunette."Si l'énoncé de portée est vague, le client est tenté de faire des demandes au-delà de l'intention ou des limites des plans d'origine. 

Ajustement de la portée

Bien que les modifications fréquentes de la portée retarderont l'achèvement du projet et peuvent ajouter des coûts importants, ils sont parfois nécessaires et raisonnables. Les chefs de projet s'appuient sur un processus de «gestion du changement» qui identifie le changement demandé, révise toutes les estimations de temps, de coût et de charge de travail correspondantes et réévaluer le projet pour les nouveaux risques compte tenu du changement.

Le chef de projet et le sponsor exécutif ne prennent généralement la décision finale de changer la portée que lorsque la situation a été entièrement analysée. Les modifications sont documentées dans un journal de décision, puis communiquées à l'équipe de projet plus large.