5 façons de rendre une réunion généralement ennuyeuse plus excitante

Les réunions font une partie inévitable de l'entreprise. Vous partagez des informations, réfléchissez aux idées, générez des solutions et créez des processus et des systèmes. Le problème est que beaucoup de ces réunions sont douloureusement ennuyeuses, ce qui signifie que les personnes présents ont leur cerveau à l'écoute.

Si les gens ne sont pas concentrés et ne font pas attention, la réunion gaspille le temps de tout le monde. Rendre les réunions ennuyeuses plus excitantes (donc elles accomplissent quelque chose) avec ces cinq conseils pratiques:

Interdire les smartphones

Les gens insisteront sur le fait qu'ils doivent avoir leurs téléphones - après tous, une urgence pourrait se produire. Le monde pourrait se terminer lors de votre réunion de planification trimestrielle, mais c'est peu probable.

La technologie vous permet de vous concentrer sur ce qui n'est pas devant vous - la réunion. Si les gens étaient en face à face avec ceux qu'ils envoient des SMS lors de votre réunion, ils envoyaient un SMS à quelqu'un d'autre. Les téléphones restent aux bureaux.

Sans le téléphone, deux choses se produisent lors d'une réunion. Vous êtes obligé de rester dans le présent et les pauses sont consacrées à la communication avec les autres participants. Les réunions sont plus intéressantes lorsque vous parlez à vos collègues et apprenez à les connaître. Les téléphones sont un obstacle à cela.

Préparer, préparer, préparer

Des réunions ennuyeuses et fastidieuses se produisent lorsque le plomb ou le modérateur arrive en retard, n'a pas d'ordre du jour et les ailes. Une réunion bien préparée peut être fascinante et engageante. Lorsque le leader aura un plan et un but, la réunion sera plus intéressante. Quand il n'y a pas de direction ou d'objectif, la réunion ne sera pas intéressante.

L'autre partie de la préparation est d'améliorer vos compétences. Vous êtes allé à des réunions qui étaient productives et interactives et vous ont fait sentir que vous pouviez aller de l'avant et accomplir de grandes choses. Et, vous avez assisté aux réunions où vous êtes à peu près sûr que si vous vous êtes endormi, personne ne vous manquerait, et vous ne manqueriez rien d'important. La différence est la personne qui dirige la réunion.

Si vos réunions sont ennuyeuses, regardez dans le miroir. Trouver un moyen d'améliorer. Prenez un cours (votre service RH pourrait vous aider avec des suggestions) et demandez des commentaires et du mentorat d'un collègue dont vous admirez les compétences de rencontre. Beaucoup d'aide est disponible si vous le demandez, et une grande partie est gratuite.

Tout le monde participe

Si la participation n'est pas nécessaire, vous pouvez gérer l'ensemble du problème par e-mail. Il est rare que vous deviez faire venir un groupe pour transmettre des informations. Des sujets tels que les licenciements de masse ou une restructuration complète de l'entreprise sont une exception et mieux gérée par un manager qui parle à tout le monde. Sinon, les réunions devraient être interactives.

Dans une séance de brainstorming, tout le monde devrait parler. Si quelqu'un ne s'exprime pas, appelez cette personne à contribuer. Les introvertis peuvent être inconfortables, alors faites-le aussi sans pression que possible. Votre culture de rencontre doit s'assurer que les idées de chacun sont incluses et que les participants doivent savoir à l'avance afin qu'ils ne soient pas surpris.

Qu'il s'agisse d'une réunion de planification, d'une réunion de fixation d'objectifs ou même d'une réunion de rapport trimestrielle, autorisez toujours le temps pour des questions et des commentaires.

Ne laissez personne dominer

Si vous dirigez la réunion, vous pourriez parler plus que les autres, mais ne laissez personne dominer la conversation. C'est la formule d'une réunion fastidieuse. Redirigez les commentaires et appelez les personnes ayant une expertise dans la région pour dissuader un locuteur compulsif.

Les gens qui prennent le temps d'assister à une réunion, apportant leurs connaissances et leur expérience, méritent une chance de parler et de partager leurs opinions. En tant que leader, vous pouvez apprendre à contrôler le comportement qui sape la réunion.

Voici une façon d'arrêter poliment l'appel d'un employé, quand elle termine son quatrième commentaire et commence à aller pour un cinquième: «Merci, Jane, nous connaissons votre position. J'aimerais entendre ce que Karen a à dire. Et, Jim et Bob n'ont pas encore eu la chance de parler."

Parfois, vous devrez parler aux Janes de votre bureau avant une réunion pour leur rappeler l'intérêt de se réunir en groupe est de partager des idées avec tout le monde et, s'ils dominent, la réunion ne sera pas aussi réussie. Discuter de ce comportement immédiatement après la réunion fonctionne bien aussi, car vous aurez de nouveaux exemples à fournir.

Faire des articles exploitables

Une réunion intéressante et passionnante se termine par des choses que les gens peuvent et devraient faire, soit pour faire avancer leurs objectifs individuels, les objectifs de l'entreprise, soit, idéalement, les deux. Si les gens ne repartent pas en sachant quelles sont leurs prochaines étapes, alors la réunion a échoué.

Créer un suivi pour la responsabilité. Il peut avoir lieu lors d'une deuxième réunion ou individuellement, mais cela doit arriver. Les gens se déshabilleront s'ils savent que les articles d'action sont tous pour le spectacle.

Rendre ces cinq changements et les réunions ennuyeuses deviendront plus excitantes et productives. Lorsque les gens éprouvent des réunions intéressantes et productives, l'organisation globale profite.