Un guide pour planifier des événements de marche de collecte de fonds spéciaux

Les planificateurs d'événements spéciaux - en particulier ceux du monde à but non lucratif - savent que l'organisation d'un événement de collecte de fonds en plein air est une excellente idée. Ces types d'événements, comme d'autres idées de collecte de fonds communautaires, nécessitent que la planification de l'événement de l'année prochaine commence immédiatement après la fin de l'événement de collecte de fonds de cette année. Il est important de débriefter l'événement et de discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré alors que l'événement est encore frais dans l'esprit de l'équipe. Discuter des succès et des améliorations garantissant que ces fonctionnalités peuvent être incluses ou améliorées pour l'événement de l'année prochaine. Une telle planification proactive ajoute également de la valeur pour les sponsors. Et, inévitablement, toutes les promenades communautaires réussies espèrent grandir et se développer d'année en année.

Il est important de rester concentré sur l'objectif principal de organiser de tels événements: la collecte de fonds. Pour les planificateurs d'événements qui ont déjà organisé une promenade communautaire, l'un des moments les plus importants de planification se produit après la fin de la marche. Afin de découvrir les nombreux aspects de la planification et de l'exécution d'une promenade de collecte de fonds communautaire, nous allons avoir un regard en coulisses sur l'événement de la fête des mères organisé par l'organisation du cancer du sein de Chicago.

La promenade de collecte de fonds du cancer du sein de la fête des mères y-me

Y-Me a été fondé par deux survivants du cancer du sein en 1979. L'organisme à but non lucratif était surtout connu pour son programme multilingue du cancer du sein national pour les patientes atteintes d'un cancer du sein. Le programme a acquis la renommée en tant que seule ligne de hotline sans frais de 24 heures entièrement entièrement dotée de bornes par des survivants du cancer du sein qui sont formés par des conseillers par les pairs. Mais l'organisation a également organisé une marche annuelle de collecte de fonds le jour de la fête des mères, qui a soutenu leurs programmes et services. En 2007, Y-Me a levé plus de 7 millions de dollars avec près de 43 000 marcheurs de 12 villes. En 2008, 15 villes ont participé. Malheureusement, Y-Me a fermé ses portes en 2012, mais l'héritage de sa collecte de fonds annuelle reste une excellente étude de cas pour les planificateurs d'événements à but non lucratif.

Une grande partie du succès de la collecte de fonds de Y-Me peut être attribuée à une approche organisée de la planification et garder un œil sur les objectifs les plus importants en premier. Liz Klug, l'ancien directeur des événements spéciaux de l'organisation avait ceci à dire après leur année record en 2007: «Nous avons un plan pour divers points dans le temps pendant le processus de planification. Nous allons donc prendre des mesures pour promouvoir ces points les plus critiques dans le temps pour nous assurer que nous réussissons. Par exemple, dans une ville où nous pouvons organiser un événement pour la première fois, nous devons nous concentrer sur nous assurer que nous avons un excellent lieu et un endroit où les gens voudront revenir. En bas de la route, nous pouvons nous concentrer sur les cafés, nous allons déposer des brochures.«Jetons un coup d'œil à la façon dont Klug et l'équipe de planification des événements Y-Me ont organisé un événement aussi réussi.

Analyser les nombres

L'organisation d'une promenade communautaire ou d'un événement similaire nécessite de réunir plusieurs objectifs de constituants différents, mais en fin de compte, l'association ou l'organisme de bienfaisance organisant l'événement le fait pour collecter des fonds pour leur cause. Par conséquent, la première étape de la planification de l'événement suivant se produit à la fin de l'événement actuel, et la plupart de ce travail entoure les "numéros."

«Nous avons examiné de près les chiffres après la fin de l'événement», explique Klug, «nous avons comparé la façon dont nous l'avons fait cette année par rapport à la [année] précédente]. Nous avons examiné l'expérience participante. Nous avons évalué nos catégories de parrainage. Nous avons répondu à tout e-mail immédiat sur les événements.»Les planificateurs d'événements prendront également des mesures immédiates pour assurer que toutes les personnes impliquées dans l'événement de cette année se poursuivront l'année prochaine.

Klug a également creusé dans les détails. Dans ses évaluations, elle a tout examiné, du nombre de bénévoles qui ont participé au volume de T-shirts distribués. Elle demanderait alors si elle avait besoin de plus ou moins pour l'année prochaine.

Calendrier de planification

Pour ceux qui organisent une promenade communautaire de collecte de fonds, il est important de savoir quelles étapes devraient être gérées à divers moments. La plupart des organisations à but non lucratif n'ont pas le luxe de nombreux membres du personnel et des membres du comité bénévole pour stimuler le succès de l'événement. Mais les planificateurs reconnaissent qu'ils doivent s'assurer qu'ils travaillent en étroite collaboration avec le bureau du maire d'une ville et le service des travaux publics pour obtenir l'événement sur le calendrier public.

Klug suggère que la première étape après avoir analysé les chiffres de l'année dernière sera de se concentrer sur le recrutement des entreprises. Si l'événement n'est pas un nouveau programme, il est important d'obtenir le soutien de l'entreprise pour l'événement de l'année prochaine immédiatement après la fin de l'événement de cette année. «Nous nous sommes concentrés sur le renouvellement des commandites lorsque nous avons publié le rapport de regroupement des événements», explique Klug. Elle propose également les faits saillants suivants pour les planificateurs intéressés à organiser une marche communautaire en tant qu'événement de collecte de fonds:

• Identifier les sponsors d'entreprise
• Développer des programmes d'équipe de marche
• Déterminer les activités de l'événement
• Commencer à marcher le recrutement
• Finaliser la logistique des événements
• Tenir l'événement
• Organisez un événement «merci»
• Évaluer et commencer l'événement suivant

Y-Me embaucherait également une entreprise de logistique extérieure pour gérer bon nombre de ses exigences logistiques. Mais l'un des plus utiles a été de mettre en œuvre un système d'enregistrement en ligne.

Succès du système d'enregistrement en ligne

Y-Me a rapidement appris l'importance d'utiliser le Web pour l'enregistrement en ligne et a depuis fortement plaidé pour l'utilisation de la technologie pour l'enregistrement en ligne et la collecte de fonds.

Ils ont investi dans un système de gestion des relations constituants en ligne pour servir de site Web de course de 2003. Ce type de système sert de site Web personnel aux bénévoles pour faire des appels personnalisés pour les dons et autres implication. Il capture les informations dans une seule base de données et sert d'outil pour les capitaines d'équipe de marche pour encourager leurs membres. 

Les participants en ligne sont passés de 4 000 à 11 594. Les dons en ligne sont passés de 5 000 à 19 650. L'équipe Y-ME pensait qu'elle avait contribué à atteindre 2 $.35 millions d'objectifs, et en prime, la technologie a réduit les coûts administratifs d'environ 20 $.000.

Un tel système peut également servir d'outil de communication important qui permet à une organisation de suivre et de continuer à impliquer les constituants au-delà du jour de la course lui-même.

Chronologie du jour de la course

Les promenades communautaires sont le plus souvent programmées le matin. Selon la complexité de la signalisation et de l'emplacement, la mise en place pour l'événement peut généralement commencer dès une semaine avant l'événement, la plupart des activités se déroulant quelques jours avant la marche.

Lorsque Y-Me prévoyait son événement annuel de collecte de fonds, l'équipe essaierait généralement de limiter la zone où ils tenaient la promenade afin qu'il ne nécessite pas une quantité importante de temps de ressources pour exécuter certaines tâches d'opérations comme la fermeture des rues. Leur marche était généralement non compétitive, il est donc également utile qu'ils n'aient pas à considérer les exigences nécessaires pour un environnement de course plus compétitif.

Le calendrier de la journée de course lui-même s'est déroulée comme suit:

• L'équipe de planification des événements arrive (2.5 heures avant la marche)
• Enregistrement des bénévoles (2 heures avant la marche)
• Enregistrement et configuration du sponsor (2 heures avant la marche)
• L'inscription commence (1.5 heures avant la marche)
• Configuration de la ligne de départ (30 minutes avant la marche)
• Cérémonies d'ouverture (10 minutes avant la marche)
• La course commence
• Les divertissements sur scène principale commencent (1 heure après la marche commence)
• Remarques officielles de la scène principale (après la fin de la marche; à 1.Marque de 5 heures)
• Le programme se termine officiellement (3 heures après la marche commence)
• La panne de l'événement commence (après la fin de l'événement)

Conseils pour planifier une marche communautaire ou courir

Pour les organisations intéressées à organiser une promenade communautaire ou une course pour la première fois, Klug propose plusieurs suggestions qui aideront à assurer un événement réussi.

• Commencez par des pistes chaleureuses, y compris des bénévoles bien connectés, des sponsors ou une grande équipe. Définir les résultats mesurables.
• Évaluez les événements des concurrents dans votre ville / votre emplacement pour identifier leurs meilleures pratiques et zones d'amélioration.
• Travaillez avec le bureau du maire de la ville et les districts du parc pour discuter des permis requis et de la logistique de votre événement: temps, emplacement, nombre de participants. Assurez-vous que vous êtes prêt pour ces réunions.
• Comprenez votre budget et assurez-vous de conserver vos dépenses d'exploitation à 25-30% pour un nouvel événement. Certains organismes de bienfaisance viseront 15 à 20% du total des dépenses.
• Sécuriser les sponsors pour absorber 100% des dépenses d'exploitation de votre événement.