Comment les planificateurs d'événements réussis restent organisés

Que vous soyez un planificateur d'événements d'entreprise ou une personne administrative, les bases de la planification des événements vous obligent à avoir de solides compétences en organisation, communication et documentation. Quel que soit votre niveau d'expérience, même un passionné d'hospitalité peut organiser un événement commercial incroyable avec un peu de créativité et beaucoup d'organisation en cours de route. Mais quand il s'agit de planification des événements, en particulier pour les planificateurs d'événements occupés avec plus d'un événement dans leurs livres, rester organisé peut être un obstacle plus important que la plupart.

Comment les planificateurs d'événements restent organisés

L'organisation est l'une des nombreuses clés du succès de la plupart des planificateurs d'événements. Non seulement la maîtrise des compétences organisationnelles peut entraîner moins de stress, mais elle peut également améliorer votre créativité en tant que planificateur d'événements vous permettant de voir la situation dans son ensemble et de sortir des sentiers. Voici quelques façons dont les planificateurs d'événements réussis restent organisés.

Créer des classeurs d'événements

La création de classeurs d'événements et d'événements est probablement le moyen le plus efficace de rester organisé pour la planification de séminaires, de conférences, de formation interne, de réunions de direction et de tous les types d'événements. Alors que de nombreux planificateurs d'événements se déplacent vers des outils d'organisation plus électroniques et numériques, les liants physiques peuvent servir de lieu pour l'événement le plus important et les détails du programme. Garder les copies papier de certains documents, notes et autres détails peut être une bouée de sauvetage sur la vie d'un événement.

Idéalement, chaque événement et / ou programme devrait avoir son propre classeur. Selon la complexité de votre événement, votre classeur peut inclure plusieurs sections, notamment:

• Itinéraire / agenda
• Contacts clés
• Participants
• Communications
• Contractes
• Commandes d'événements de banquet
• Divertissement
• Liste d'hébergement / de chambre
• Arrivées departs
• Activités
• Cadeaux
• Budget
• Divers

Avec votre planification d'événements, Render mis à jour régulièrement, vous partagerez facilement des informations avec vos collègues et clients internes, même s'ils ne vous donnent pas beaucoup de temps pour vous préparer.

Utiliser le logiciel de planification d'événements ou le stockage de documents en ligne

Bien que vos classeurs d'événements devraient inclure tous les détails les plus importants de chaque événement en copie papier, le reste de vos notes de référence, idées et correspondance doit également être maintenue et ensemble. Aujourd'hui, de nombreux planificateurs d'événements utilisent des logiciels de planification d'événements et de gestion, mais beaucoup d'autres recherchent des options de stockage de fichiers en ligne pour continuer.

Des outils en ligne comme Google Drive et Dropbox peuvent fournir une place organisée pour toutes sortes de documents électroniques, des feuilles de calcul aux factures. Ces outils vous permettent de télécharger, de stocker et d'organiser des documents en fichiers et dossiers en ligne où ils peuvent être facilement accessibles de n'importe où. Vous pouvez ouvrir des documents sur votre ordinateur portable, votre smartphone ou votre tablette. Vous pouvez également facilement joindre ces fichiers aux e-mails ou partager le document avec des collègues, des fournisseurs et des clients. Cela peut être la solution d'organisation parfaite pour les planificateurs d'événements qui sont toujours en déplacement.

La ligne de fond organisationnelle

En fin de compte, comment vous organisez vos documents, notes et correspondance. Chaque planificateur d'événements a un système différent qui fonctionne pour eux et leurs événements. Le facteur le plus important doit toujours être l'accessibilité et la préparation à l'information. Assurez-vous donc que quel que soit le système que vous utilisez, vous pouvez localiser rapidement et facilement les informations que vous recherchez.