Comment démarrer une lettre (avec des exemples de salutation professionnels)

Quelle est la meilleure façon de commencer une lettre? Lors de la rédaction d'une lettre à des fins professionnelles, une salutation appropriée est essentielle. Votre salutation donne le ton à votre lettre ou à votre e-mail, et est un indicateur de vos compétences en communication écrite.

Examiner les informations sur les options pour démarrer une lettre, y compris les salutations professionnelles et personnelles, des exemples des meilleures salutations, et que faire lorsque vous n'avez pas de personne de contact.

Options pour démarrer une lettre

Lorsque vous décidez de quelle salutation utiliser, vous devez déterminer si et dans quelle mesure vous connaissez la personne que vous écrivez pour. La réponse déterminera comment vous démarrez votre lettre. Il est important d'utiliser une salutation formelle et professionnelle lorsque vous ne connaissez pas bien votre lettre ou votre destinataire par e-mail.

Salutations personnelles

Quand utiliser le prénom d'une personne: Si vous écrivez à quelqu'un à titre professionnel que vous connaissez personnellement depuis de nombreuses années, il convient d'utiliser uniquement son prénom.

Salutations professionnelles

Quand utiliser une salutation professionnelle: Si tu ne connais pas bien la personne,Il est préférable d'utiliser M., SP., ou Dr. En tant que la lettre d'entreprise appropriée, saluez. Lorsque vous ne connaissez pas le sexe du destinataire, vous pouvez utiliser leur nom de premier et de famille. Si vous avez des doutes sur les salutations que vous devez utiliser, errez-vous du côté de la prudence et utilisez le style d'adresse le plus formel.

Utiliser une salutation formelle

Gardez-le formel: Essayez d'éviter la tentation de commencer votre lettre professionnelle avec des salutations informelles comme "Bonjour", "salutations", "Salut" ou "Bonjour" si vous ne connaissez pas le nom de votre personne de contact.

Bien que ces salutations informelles soient bien pour les e-mails occasionnels à des amis ou même pour des e-mails plus formels, vous pourriez envoyer à des groupes de personnes, dans une lettre professionnelle, vous devrez utiliser une salutation personnelle avec un premier et / ou un nom de famille ("Cher M. Doe ") ou un titre d'emploi (" cher manager du recru ").

Assurez-vous toujours de vérifier l'orthographe du nom du destinataire. Sinon, vous ferez une mauvaise impression dès le début de votre lettre.

Ponctuation

N'oubliez pas non plus d'inclure la période après "M."Et" MS."Et suivez votre salutation avec un côlon ou une virgule (E.g., "Chère Madame. Doe: "ou" Cher Jamie Chen ",).

Exemples de salutations de lettres professionnelles

Ces salutations conviennent toutes aux communications professionnelles.

Quand vous connaissez bien la personne:

• Cher Cindy
• salut Peter
• Bonjour bob

Quand vous connaissez le nom de la personne:

• Cher Monsieur./SP. Nom de famille; e.g., Cher Monsieur. Dolan ou cher MS. Majordome
• Cher Monsieur./SP. Prénom nom de famille; e.g., Cher Monsieur. Martin Haynes ou Dear MS. Melissa Tandor
• Cher Firstname LastName; e.g., Cher Michael Cairns

Lorsque vous ne connaissez pas le sexe de la personne:
Lorsque vous avez un nom mais que vous n'êtes pas sûr du sexe de la personne à laquelle vous écrivez, il est acceptable de laisser de côté les honorifiques et d'utiliser les noms de premier et de famille seuls. Par exemple:

• Cher Robin Miller
• Cher Jamieson Cavanaugh

Essayez de trouver une personne de contact

Si possible, utilisez un nom de contact lorsque vous écrivez. Cela rend votre lettre plus personnelle, et cela crée une relation immédiate avec le lecteur. Si vous n'avez pas de nom de contact, faites des recherches pour découvrir la bonne personne pour aborder votre lettre à.

Il ne faut pas beaucoup de temps supplémentaire pour tenter de trouver un nom, et le sentiment qu'il transmet en vaut la peine. Ça vaut la peine d'essayer, même si vous ne réussissez pas.

Parfois, le nom sera sur le site Web de l'entreprise, ou vous pourrez peut-être trouver la bonne personne sur LinkedIn. Peut-être que l'un de vos collègues ou contacts sait qui pourrait être la personne appropriée. Vous pouvez également appeler le bureau de la personne inconnue à laquelle vous écrivez et demander à la réceptionniste le nom en expliquant votre raison d'appeler.

Par exemple: "Je postule pour un emploi dans votre entreprise. Pouvez-vous s'il vous plaît me dire le nom de votre responsable du recrutement afin que je sache à qui je devrais aborder ma lettre de motivation?"

Salutations à utiliser lorsque vous n'avez pas de personne de contact

Parfois, malgré vos meilleurs efforts, vous ne trouvez tout simplement pas de nom pour aborder votre lettre à. Dans ce cas, vous avez une variété de choix, tous professionnels et appropriés.

Plus vous avez d'informations sur où vous envoyez la lettre, mieux c'est. (Par exemple, le département des ressources humaines de l'entreprise ou le directeur du département lié à votre demande.) De cette façon, vous pouvez faire un choix plus ciblé lors de la sélection de votre salutation.

Si vous n'avez pas de personne de contact, il existe une variété d'options à choisir:

• Cher responsable de recrutement
• Cher directeur des ressources humaines
• Chère équipe de recrutement
• Cher [nom de l'entreprise] recruteur; e.g., Cher recruteur de l'entreprise ABC
• Cher [nom du département] recruteur; e.g., Cher recruteur de soutien informatique
• Cher [nom du département] Équipe; e.g., Cher recruteur de produits
• Salutations
• Cher Monsieur ou Madame (c'est obsolète, alors évitez si possible)
• À qui cela peut concerner (utiliser si vous n'avez pas d'autres options réalisables)

Salutations pour éviter d'utiliser

Les salutations suivantes ne sont pas appropriées pour les lettres formelles ou les e-mails:

• Bonne journée
• Bonjour ou après-midi (vous ne savez pas quand ils recevront la lettre ou le courrier électronique)
• Salut
• Bonjour à tous
• Hé
• Salut

Conseils pour écrire et envoyer une lettre

Salutation

Commencez votre lettre avec une salutation appropriée, comme indiqué ci-dessus.

Premier paragraphe

Après votre salutation, commencez votre premier paragraphe, qui est généralement une introduction qui permet au lecteur de savoir qui vous êtes et de quoi vous écrivez. Si vous avez une connaissance mutuelle qui vous a référé au lecteur, vous devez les mentionner pour le moment.

Corps de lettre

Le corps de votre lettre se compose normalement d'un paragraphe ou deux de texte. Ici, vous pouvez développer le thème de votre lettre et fournir des détails à l'appui du sujet.

Vous voudrez le garder concis et pertinent pour la personne et le sujet.

Soyez minutieux mais ne vous répétez pas ou continuez encore et encore sur les détails sans importance.

Conclusion

Ensuite, vous devrez résumer votre lettre. Votre résumé devrait inclure un merci à la personne pour son temps et sa considération. Si vous prévoyez de suivre plus tard, vous pouvez également fournir les détails de quand et comment vous le contacterez.

Options de clôture

Terminez votre lettre professionnelle avec une fermeture, comme "sincèrement" ou "Cordialement."Si vous prévoyez d'envoyer la lettre par service postal, votre signature doit être suivie de votre nom dactylographié.

Si vous envoyez un e-mail, votre nom dactylo. Voici comment configurer une signature par e-mail automatique.

Points clés à retenir

• Choisissez une salutation officielle. Lorsque vous ne connaissez pas la personne que vous écrivez bien, n'utilisez pas de salutation occasionnelle.
• Essayez de trouver une personne de contact. Si vous ne trouvez pas de personne de contact, c'est bien d'utiliser une salutation générique.
• Relisez votre lettre ou votre e-mail. Lorsque vous envoyez une correspondance professionnelle, il est important de relire soigneusement votre document avant de l'envoyer.