Avantages et inconvénients de 3 structures organisationnelles de projet

La façon dont votre organisation est structurée influence la façon dont vous gérez et gérez des projets. Il peut également influencer la quantité d'autorité et la portée que vous avez pour faire votre travail en tant que chef de projet.

Il existe trois structures organisationnelles communes et les chefs de projet travaillent dans chacun d'eux: fonctionnel, projet et matrice. Jetons un coup d'œil aux avantages et aux inconvénients de chacun afin que vous sachiez ce à quoi vous êtes confronté lorsque vous rejoignez une nouvelle structure.

Structure organisationnelle fonctionnelle 

Dans une structure d'organisation fonctionnelle, le chef de projet et toutes les ressources fonctionnent dans la même division d'entreprise, comme le département des ventes et du marketing. Généralement, le gestionnaire fonctionnel a plus d'autorité que le chef de projet.

Avantages

La structure fonctionnelle vous donne le moins de puissance en tant que chef de projet, mais offre de nombreux autres avantages:

• Il fonctionne bien pour les petites équipes et les petits projets car la fonction a un contrôle total sur les membres de l'équipe et les autres ressources requises.
• Vous pouvez facilement accéder aux experts dont vous avez besoin car ils sont dans le même domaine fonctionnel.
• Il est rapide pour réunir tout le monde pour résoudre les problèmes liés au projet.
• Vous pouvez limiter les outils de communication du projet que vous devez utiliser car l'équipe est relativement petite et simple.
• Vous obtenez souvent des membres enthousiastes de l'équipe qui souhaitent travailler sur le projet car il leur offre des opportunités de carrière. Le travail du projet peut être un excellent moyen de motiver votre équipe.
• Si vous remettez le projet à une équipe fonctionnelle, ce sera l'équipe fonctionnelle dans laquelle vous travaillez, ce qui peut faciliter la fermeture d'un projet.

Désavantages

Bien que cette structure ait de nombreux avantages, considérez également certains inconvénients: 

• Les travaux se déroulent dans un silo, ce qui pourrait signifier que vous n'avez pas accès à des personnes en dehors de votre division fonctionnelle.
• Les gens de l'équipe de projet pourraient être plus fidèles à leur département ou à leur chef d'équipe que à leur travail sur le projet, ce qui peut créer des conflits.
• Un grand projet peut se retrouver avec un chef de projet fonctionnel pour chaque fonction. Cela peut entraîner la baisse du travail si tous les chefs de projet ne fonctionnent pas harmonieusement ensemble.
• Le travail fonctionnel peut être isolé en ce que vous n'avez pas la possibilité de réseauter largement avec l'entreprise. Le maintien d'un objectif stratégique peut être plus difficile.

Structure organisationnelle du projet

Les équipes dédiées sont constituées pour travailler sur des projets dans une structure organisationnelle de projet. Le chef de projet a probablement la responsabilité de la gestion des lignes pour les membres de l'équipe de projet. Des exemples de cela comprendraient de grandes constructions de construction, mais aussi des initiatives d'entreprise qui nécessitent une équipe dédiée. Le chef de projet a une autorité ultime, faisant rapport au sponsor du projet et au conseil d'administration du projet. Les individus de l'équipe travaillent directement pour le chef de projet.

Avantages

L'avantage évident d'une structure de projet est que vous avez plus de contrôle sur l'équipe, mais d'autres avantages sont également en place:

• Les équipes peuvent avoir un fort sentiment d'identité. C'est la structure la plus simple dans laquelle créer une culture d'équipe forte.
• Toute l'équipe se concentre sur les objectifs de l'équipe, donc le conflit de loyauté existe avec le travail de jour pour les personnes travaillant sur le projet. Leur travail de jour est le projet.
• Les ressources sont dédiées au projet, il est donc beaucoup plus facile de planifier le travail. Vous saurez quand les membres de l'équipe seront disponibles et qu'il n'y a aucun risque, ils seront retirés à court préavis pour travailler comme un autre gestionnaire pour un autre manager.
• Les projets gérés dans cette structure sont d'excellents environnements pour améliorer vos compétences en gestion de projet ainsi que des compétences en leadership plus techniques.

Désavantages

La structure du projet est la plus facile à travailler, mais a toujours quelques inconvénients:

• Avoir une équipe dédiée à un projet est un engagement coûteux. Il a tendance à être une option uniquement sur les grands projets.
• Si vous retirez les gens de leur travail fonctionnel, ils pourraient avoir du mal à revenir en arrière, surtout si le projet est long. Le travail du projet vous étire, donc revenir à votre rôle précédent après avoir travaillé dans un environnement multidisciplinaire sur un nouveau projet difficile, n'est pas une perspective attrayante pour de nombreuses personnes. Ainsi, gérer la transition de l'équipe lorsque vous fermez un projet devient encore plus important.
• Parfois, la fermeture d'un projet peut signifier perdre votre emploi si l'entreprise a évolué et qu'un autre rôle n'est pas disponible pour vous.
• De par leur nature, les équipes dédiées aspirent des ressources pour travailler sur une seule chose. Ils peuvent limiter le nombre de projets que l'entreprise peut faire à tout moment, surtout lorsque différents projets nécessitent les mêmes compétences.
• Les chefs de projet de ce type de structure font également la gestion des lignes pour leurs équipes, ce qui signifie passer du temps et des efforts sur des tâches de ressources humaines que vous n'auriez pas à faire dans d'autres structures. Si vous aimez cet élément de travail avec les gens, ce facteur pourrait être un avantage. 

Structure organisationnelle matricielle 

La troisième option est une structure matricielle. Les ressources sont partagées à la fois dans le travail et le travail de projet en tant qu'entreprise et au projet. Cela pourrait signifier avoir deux managers ou une responsabilité "en pointillés" envers un chef de projet ainsi qu'au directeur d'équipe. La structure de ligne de gestion fonctionnelle est normalement en place en premier, et le chef de projet prend la ligne pointillée.

Cette structure divise la puissance et l'autorité entre le directeur de l'équipe fonctionnelle ou de division et le chef de projet. Vous devrez utiliser vos compétences de négociation à leur pleine puissance.

Avantages

Les structures matricielles sont très courantes car ils permettent aux gestionnaires de faire des choix flexibles avec la façon dont les gens passent leur temps. Vous travaillerez probablement dans un environnement matriciel à un moment donné de votre carrière. Les avantages de cette structure sont:

• Les ressources sont utilisées efficacement et peuvent se déplacer entre les projets au besoin.
• Vous pouvez travailler sur beaucoup de choses différentes, parfois en parallèle - bien que ce point puisse également être affirmé comme un inconvénient. 
• Les équipes et les individus peuvent être très réactifs. Si un nouveau projet arrive qui doit prendre la priorité, il est assez facile de pivoter et de se concentrer soudainement sur autre chose. Vous ne pouvez pas faire cela facilement dans une structure de projet, qui prend plus de temps pour se dissoudre et vous regrouper.
• La structure exige que tout le monde utilise le même cycle de vie et la même méthodologie de la gestion de projet, donc se déplacer entre les projets est facile. Les gens peuvent rejoindre une équipe de projet avec relativement peu d'intégration requise lorsque la terminologie et les processus sont courants. 

Désavantages

Comme pour toutes les configurations, celle-ci a aussi ses pièges. Bien qu'il s'agisse d'une structure commune, peu de lieux de travail modernes ont fallu les problèmes de surcharge. Donner trop à faire les individus peut être facile si vous n'avez pas de systèmes en place pour gérer et surveiller l'intégralité de leur charge de travail. Les autres inconvénients sont:

• Le conflit entre les projets est courant parce que vous pourriez vous battre pour les mêmes ressources qu'un autre projet.
• L'autre projet pourrait avoir les meilleures ressources clôturées de l'anne.
• Il peut y avoir un certain conflit entre les tâches entre les entreprises et les travaux de projet pour les particuliers, en particulier lorsque les deux gestionnaires leur donnent des priorités différentes.
• Les ressources pourraient avoir un conflit sur la voie de développement qu'ils empruntent pour leur future carrière. Bien que vous sachiez peut-être que vous souhaitez rester dans la gestion de projet, vous pouvez avoir la possibilité de progresser dans un rôle fonctionnel plus senior ou un rôle plus axé sur le projet. Mais avoir beaucoup d'options de carrière est une bonne chose, même si cela prend des décisions difficiles.

Une structure organisationnelle qui fonctionne parfaitement pour tous les travaux commerciaux comme d'habitude ne fonctionne pas toujours pour les projets, et vous devez gérer dans l'environnement dans lequel vous travaillez. Obtenir une certaine expérience dans chacune de ces structures est une bonne idée afin que vous puissiez les expérimenter de première main. Cela vous aidera à décider quel environnement vous convient le mieux et correspond à vos compétences et préférences. Ensuite, vous pouvez faire un choix éclairé si vous avez la possibilité de décider de votre futur environnement d'emploi.

Comprendre les avantages et les inconvénients de chaque structure organisationnelle du projet vous donne une chance de déterminer où passer votre temps et votre influence pour tirer le meilleur parti de votre équipe et aider votre projet à conclure avec succès.