Portée, risque et hypothèse dans la gestion de projet

Le domaine de la gestion de projet, tout comme tout autre domaine d'expertise, a un vocabulaire unique rempli d'acronymes et de termes spécialisés. Trois termes et concepts essentiels que vous devez inclure: 

• Portée
• Risque
• Hypothèses

Il s'agit d'un aperçu de ces trois termes essentiels de gestion de projet et comprend des liens et des suggestions de lecture supplémentaire. 

Portée

Dans la gestion de projet, la portée est l'ensemble des limites qui définissent l'étendue d'un projet. La portée décrit ce qui doit être livré au client à la suite de l'initiative du projet.

Comprendre la portée permet au chef de projet et à l'équipe de projet de comprendre ce qui tombe à l'intérieur ou à l'extérieur des limites du projet. Si quelque chose n'est "pas dans la portée", il n'est pas pris en compte dans le travail de planification du projet. Les activités qui relèvent des limites de l'énoncé de portée sont considérées comme «dans la portée» et sont prises en compte dans le calendrier et le budget. Si une activité tombe en dehors des limites, elle est considérée comme «hors de portée» et n'est pas prévue pour.

Que vous soyez un chef de projet ou une partie de l'équipe de projet, vous voudrez considérer si quelque chose est dans la portée ou hors de portée lorsque vous avancez. Par exemple, imaginez qu'un client vous a demandé de créer un site Web. Lorsque vous décrivez la portée (ou définissez les limites) du projet, vous indiquez les éléments suivants comme dans le scope:

• Conception du site et schémas de filon
• Établissement d'un banc d'essai 
• Codage au wireframe approuvé
• Développement graphique pour le thème du site Web
• Tester et déboguer avant de rendre le site public

Au cours du projet, le client vous demande d'inclure un aperçu vidéo de l'entreprise. La vidéo n'est pas spécifiée dans la portée du projet et est donc hors de portée. Bien que vous puissiez être heureux de faire le travail vidéo pour une charge supplémentaire, cela nécessitera une révision de la portée et de l'estimation du coût et du temps pour le projet. 

En l'absence d'un document de portée clair et convenu, la question de la vidéo pourrait être controversée entre votre équipe et les représentants du client. Une déclaration claire vous a permis de désamorcer la situation et de gérer un changement de manière ordonnée. 

Alors, comment déterminez-vous ce qui est dans ou hors de portée? Vous voudrez d'abord décrire tous les détails du projet que vous connaissez actuellement en fonction des discussions avec le client ou le propriétaire du projet. Alors vous voudrez faire des hypothèses clés qui conduiront ce qui est considéré dans ou hors de portée.

Hypothèses

À un moment donné de votre vie, on vous a probablement dit: «Ne faites jamais d'hypothèses.«Cependant, faire des hypothèses dans la gestion de projet est une activité quotidienne. Les hypothèses vous aident à définir la portée et les risques et affinez vos estimations pour le temps et le coût. Bien sûr, il est essentiel de documenter et de valider vos hypothèses. 

Considérez quelque chose de simple, comme la création d'un livre. Disons que votre ami a une idée pour un livre de table basse et vous a demandé de gérer le projet. Sa première demande est pour un budget afin qu'il puisse obtenir un financement. Lorsque vous définissez la portée, il est clair que votre ami est incertain sur de nombreux détails, notamment le nombre de pages, l'inclusion d'image, le style de couverture et le poids du papier à utiliser pour les pages.

Étant donné que tous ces facteurs auront un impact sur la complexité des coûts et de la production, vous devrez faire des hypothèses sur les spécifications et valider ces hypothèses comme acceptables ou inacceptables pour votre ami. Après une discussion plus approfondie, votre ami vous dit qu'il prévoit d'inclure 50 photos dans le livre. Vous pouvez baser votre hypothèse sur les 50 images ou, prévoyant que ce nombre augmentera avec le temps, vous pouvez faire l'hypothèse qu'il y aura entre 75 et 90 pages avec des images. 

Vous pouvez voir comment les hypothèses affectent également directement le calendrier. Par exemple, imaginez que vous dirigez un projet dans un parc qui implique de construire un ensemble de swing. Lors de la mise en place de votre projet, vous avez le budget et les membres de l'équipe attribués, dont l'un est en charge des documents. Lorsque vous créez votre horaire, vous demandez à la personne responsable des documents lorsque le ciment arrivera. Cette personne répond qu'il ne sait pas quand le ciment arrivera mais qu'il pense que ce sera entre le 1er et le 10 juin. Lorsque vous construisez votre portée et votre horaire, vous supposez que le ciment arrivera au plus tard le 10 juin. Cet exemple montre deux avantages pour faire des hypothèses.

Le premier avantage est que l'hypothèse de recevoir le ciment au plus tard le 10 juin vous permet de planifier des activités qui reposent sur le ciment arrivant. Le deuxième avantage est qu'il fournit à la personne responsable des matériaux avec une échéance pour livrer le ciment, qu'il peut ensuite relayer à son fournisseur. Il a établi par inadvertance une échéance clé pour que le projet avance.

Faire des hypothèses crée des repères qui sont souvent révisés pendant le projet pour aider l'équipe du projet à rester dans la portée, dans le temps et dans le budget. Mais que se passe-t-il lorsque les hypothèses sont erronées? C'est là que le risque entre en jeu.

Risque

Une fois que vous avez construit votre portée et identifié les hypothèses qui sont à l'origine de la portée et des estimations, vous voudrez commencer à évaluer les zones de risque. Le risque est le même dans la gestion de projet que dans le monde réel; c'est un danger ou une chance qui peut créer des dégâts.

Tous les projets contiennent des risques, et si vous êtes le chef de projet ou le propriétaire du projet, il est non seulement de votre responsabilité d'anticiper les risques, mais c'est aussi votre travail de communiquer l'impact potentiel de ces risques pour l'équipe du projet et de vous préparer à atténuer les risques.

Le risque se présente à différents degrés. Parfois, le risque peut signifier que le projet fonctionnera légèrement différemment ou prendra un petit tour inattendu. Dans certains cas, cependant, le risque peut conduire à des résultats catastrophiques qui tournent votre projet.

Utilisons le scénario de terrain de jeu à partir de l'exemple de ciment ci-dessus. L'un des risques est que le ciment n'arrive pas à la date supposée du 10 juin. Quels sont les effets potentiels de ce risque? Toutes les activités successeurs qui suivent après la diffusion du ciment sont retardées à la suite de ce problème. 

Les risques peuvent également être positifs. Considérez l'impact sur le projet si le ciment apparaît plus tôt que prévu. Bien que cela semble être un résultat positif, cela crée toujours un problème pour le moment et le séquençage de toutes les autres étapes du projet. 

Les chefs de projet travaillent avec leurs équipes de projet pour réfléchir et identifier les risques potentiels. Ils poussent le processus un peu plus loin et examinent la gravité potentielle du risque et sa probabilité d'occurrence. En outre, ils identifient les personnes les mieux adaptées pour s'identifier en ce qui concerne le risque, et ils développent des plans d'atténuation des risques contenus.

De nombreuses entreprises ont des modèles de risque détaillés qu'ils ont développés au fil du temps et à partir de l'expérience avec d'autres projets. Certaines industries ont compilé les profils de risque qui sont utilisés comme point de départ pour l'analyse des risques. De nombreuses industries pratiquent également une analyse statistique très détaillée pour la planification des risques.