Écrire pour les affaires

Le but de la rédaction d'entreprise est de transmettre des informations à quelqu'un d'autre ou de lui demander des informations. Pour être efficace pour les affaires, vous devez être complet, concis et précis. Votre texte doit être écrit de telle manière que le lecteur sera en mesure de comprendre facilement ce que vous leur dites ou leur demande.

Beaucoup d'écriture pour les affaires est bâclée, mal écrite, désorganisée, jonchée de jargon et incomplète. Souvent, il est trop long ou trop court. Tous ces attributs contribuent à l'écriture des entreprises inefficaces.

Que vous écriviez une proposition de vente, un e-mail à votre patron ou un manuel d'instructions pour un progiciel, il y a certaines étapes que vous devez suivre pour être efficace. Suivez ces cinq étapes:

1. Organisez votre matériel
2. Considérez votre public
3. Écrivez vos pensées
4. Relisez votre matériel
5. Modifiez votre matériel

L'organisation est la clé

Si vous n'organisez pas votre matériel, il ne coulera pas bien et cela n'aura pas de sens. L'écriture peut être simple ou compliquée. Lors de la rédaction d'un e-mail annonçant une réunion du personnel, c'est aussi simple que de collecter vos pensées. D'un autre côté, vous devrez probablement développer un plan complexe avant le matériel fini si vous écrivez les résultats d'un essai pharmaceutique révolutionnaire. Quelle que soit la tâche, sans un niveau d'organisation approprié (même en organisant vos pensées), vous ne pouvez pas inclure tout ce dont vous avez besoin ou ne pas donner d'importance aux sujets les plus importants. Les omissions ou un objectif incorrect rendra votre entreprise à écrire moins clair.

Connaissez votre public

Avant de commencer à écrire, pensez à votre public prévu. Par exemple, une présentation sur le nouveau programme 401 (k) de votre entreprise peut avoir le même aperçu lorsqu'il est donné à votre directeur financier ainsi qu'aux employés, mais le niveau de détails que vous incluez variera. Vous devez également considérer le ton. Un petit e-mail à votre équipe, leur rappelant la société annuelle PickNick, n'aura pas le même ton que votre missive concernant le rapport annuel de votre entreprise.

N'oubliez pas non plus que vous communiquerez plus efficacement à votre public si vous vous concentrez sur ce que vous voulez qu'ils entendent plutôt que sur ce que vous allez dire.

Un mot sur la bonne écriture

Les bons écrivains ont différents styles d'écriture. Certains préfèrent tout écrire et ensuite revenir en arrière et modifier. D'autres préfèrent éditer au fur et à mesure. Parfois, leur style préféré varie en fonction de ce qu'ils écrivent.

Au fur et à mesure que vous écrivez (ou lorsque vous modifiez) soyez conscient de la longueur. Vous devez utiliser suffisamment de mots pour rendre votre signification claire, mais n'utilisez pas de mots inutiles juste pour le rendre fleuri. L'écriture des entreprises doit être claire et concise, pas verbeuse et fleurie. N'oubliez pas que personne en affaires n'a le temps de lire plus que nécessaire.

D'un autre côté, ne rendez pas votre pièce trop courte. Vous devez écrire suffisamment pour que votre sens soit clair et ne sera pas mal compris. Imaginez si un équipement dans un entrepôt était étiqueté "Utilisé mais bon."Il ne serait pas clair si cela signifiait que la pièce d'équipement avait été beaucoup utilisée, ou que la pièce d'équipement n'était plus nouvelle mais toujours fonctionnelle. Quelques mots supplémentaires auraient rendu le sens clair. Évitez également d'utiliser le jargon ou les abréviations car ils peuvent signifier différentes choses pour différents lecteurs.

Relisez et modifiez

Quel que soit votre style d'écriture, tous les écrivains doivent relire et modifier tous les documents écrits, même les e-mails. Une fois que vous avez terminé d'écrire, relisez votre travail. Vous devrez peut-être alors le modifier. La relecture est en train de relier ce que vous avez écrit pour vous assurer que tous les mots de votre tête ont correctement fait sur le papier. Parce que notre cerveau fonctionne plus rapidement que nos doigts, vous pouvez omettre des mots, laisser une fin ou utiliser le mauvais homonyme (E.g., "là" au lieu de "leur"). La relecture attrape ces erreurs. De toute évidence, la relecture d'un e-mail en une ligne est facile et je regarde simplement pendant que vous tapez peut être suffisant. Cependant, si vous écrivez un manuel d'instructions, votre relecture sera plus compliquée et prendra plus de temps.

Après avoir relire votre matériel, il est temps de modifier. Parfois, la relecture et l'édition peuvent être effectués simultanément, mais c'est plus efficace lorsqu'ils sont effectués séquentiellement.

La raison pour laquelle vous modifiez est de réparer ou de modifier ce que vous avez écrit afin de mieux sonner (et lire). Lorsque vous écrivez pour les affaires, cela signifie réparer les erreurs et rendre le texte aussi clair et concis que possible.

Vous n'écrivez pas un roman

Lorsque vous écrivez pour les affaires, vous n'écrivez pas le prochain "grand roman américain."Votre écriture devrait être aussi descriptive que nécessaire, mais vous n'avez pas besoin de peindre des images de mots vifs en utilisant beaucoup de grands mots et des chiffres de la parole. Si vous voulez dire "maisons en verre," n'écrivez pas "les domiciles vitreux," écrivez "des maisons en verre."